Poradnik Przedsiębiorcy

Kontrola przez ZUS - prawa i obowiązki płatnika w trakcie kontroli

Wszelkiego rodzaju kontrole ze strony organów państwowych mogą wywołać u przedsiębiorcy dużo komplikacji i konieczność przygotowania szeregu dokumentów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jedną z takich instytucji państwowych jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Kontrola przez ZUS dotyczą zwłaszcza podmiotów zatrudniających pracowników, wówczas sprawdzana jest bowiem prawidłowość ich zgłoszeń do ubezpieczenia, a także prawidłowość i terminowość odprowadzania składek. Jakie są podstawy kontroli ZUS? Jakie czynności mogą podejmować inspektorzy? Jakie prawa przysługują przedsiębiorcy-płatnikowi składek? Na te pytania odpowiemy w niniejszym artykule.

Kontrola przez ZUS - podstawa prawna

Podstawę do przeprowadzenia kontroli płatników ZUS daje art. 2 ust. 1 pkt 8 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, który określa, że jedna z regulacji ustawowych obejmuje możliwość kontrolowania przez ZUS płatników składek.

Zgodnie z art. 86 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych kontrola przeprowadzana jest przez inspektorów ZUS i może obejmować:

  1. zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych;
  2. prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład;
  3. ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu;
  4. prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe;
  5. wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych;
  6. dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

Warto zacząć od tego, że sama umowa o pracę zawarta między pracownikiem o pracodawcą – płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne wywołuje skutek nie tylko bezpośredni, ustalający wzajemne stosunki między pracownikiem i pracodawcą, lecz także dalszy, gdyż umówione wynagrodzenie za pracę kształtuje również stosunek ubezpieczenia społecznego, tj. określa wysokość składki ubezpieczeniowej i w konsekwencji prowadzi do uzyskania świadczeń na odpowiednim do niej poziomie.

Ochronna funkcja prawa pracy nie zabezpiecza wystarczająco interesu ogólnego chronionego w ramach stosunku ubezpieczenia społecznego i ocena tych postanowień umowy może być dokonywana także z punktu widzenia prawa ubezpieczeń społecznych.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 25 września 2018 roku, III AUa 468/18,

Działania kontrolne płatników składek przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych mają umocowanie w art. 86 i nast. ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Kontrolą ZUS w zakresie zgłaszania do ubezpieczeń społecznych zatrudnianych osób oraz prawidłowości obliczania i opłacania składek na ubezpieczenia społeczne może być objęty każdy płatnik. Określony w art. 86 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych zakres kontroli jest otwarty. Świadczy o tym chociażby zwrot »kontrola może obejmować w szczególności«. Oznacza to, że zakres kontroli może objąć wykonywanie wszelkich obowiązków związanych z ubezpieczeniami społecznymi”.

Inspektorzy ZUS mają uprawnienie do przeprowadzania kontroli wykonywania zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników. Taka kontrola przez ZUS może obejmować m.in. prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek na ubezpieczenia społeczne oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład.

Jednym z głównych działań inspektorów ZUS jest weryfikacja charakteru pracy wykonywanej przez osobę zatrudnioną, czyli czy zawierane umowy są prawidłowo kwalifikowane, a co za tym idzie, czy płatnik miał prawo uznać, że określone zobowiązanie nie rodzi konieczności opłacania składek na ubezpieczenia społeczne.

Przede wszystkim ZUS może kwestionować wysokość wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek, jeżeli okoliczności sprawy wskazują, że zostało wypłacone na podstawie umowy sprzecznej z prawem, zasadami współżycia społecznego lub zmierzającej do obejścia prawa.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych posiada uprawnienia do badania zarówno tytułu zawarcia umowy o pracę, jak i ważności jej poszczególnych postanowień i zakwestionowania tych postanowień umowy o pracę w zakresie wynagrodzenia, które pozostają w kolizji z prawem lub zasadami współżycia społecznego albo zmierzają do obejścia prawa.

Uprawnienia inspektorów ZUS. Miejsce prowadzenia kontroli

W trakcie przeprowadzania kontroli inspektor ZUS ma prawo:

  1. badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli;
  2. dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek;
  3. zabezpieczać zebrane dowody, co odbywa się przez:
    -przechowanie u płatnika składek w oddzielnym, zamkniętym i opieczętowanym pomieszczeniu,
    -opieczętowanie i oddanie na przechowanie płatnikowi składek lub jego pracownikowi za potwierdzeniem odbioru,
    -zabranie do jednostki organizacyjnej Zakładu za potwierdzeniem odbioru;
  4. żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego;
  5. legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli;
  6. przesłuchiwać świadków;
  7. przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

Czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności, a także w miejscu prowadzenia działalności przez osoby trzecie w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów.

Inspektorzy ZUS posiadają szeroki katalog możliwości, jeżeli chodzi o płatnika kontrolowanego. Są oni uprawnieni do wstępu i poruszania się po terenie siedziby płatnika oraz miejsc prowadzenia przez niego działalności bez potrzeby uzyskiwania przepustki. Nie podlegają również rewizji osobistej, nawet jeżeli jest ona przewidziana w wewnętrznym regulaminie określonym przez płatnika składek.

Uprawnienia płatnika

Płatnik składek obowiązany jest w trakcie kontroli:

  1. udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u niego oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów;
  2. udostępnić do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalega z opłatą należności z tytułu składek;
  3. sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli Zakładu;zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik;
  4. udzielać wyjaśnień kontrolującemu;
  5. przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek.

Płatnik składek, a także osoba przez niego wskazana, mają przede wszystkim prawo uczestniczyć w czynnościach kontrolnych – jest to ich uprawnienie. Płatnik składek ma również możliwość wpływu na protokół sporządzany w trakcie kontroli. Wszelkie stwierdzone uchybienia powinny zostać przez inspektora wpisane do protokołu. Jednakże płatnik ma prawo w terminie 14 dni od daty otrzymania protokołu złożyć pisemne zastrzeżenia do jego ustaleń, wskazując równocześnie naruszenie popełnione w trakcie kontroli.

Protokół kontroli, będący opisem ustaleń kontroli, którego obligatoryjną treść określa art. 91 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, jest dokumentem urzędowym w rozumieniu art. 244 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego.

Warto przy tym wskazać, że samo sporządzenie protokołu kontroli nie wystarczy, aby stwierdzić, iż zgodnie z art. 90 ust. 5 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych stanowi on podstawę do wydania decyzji administracyjnej przez organ rentowy, gdyż dokument z kontroli nie zastępuje uzasadnienia faktycznego stanowiącego niezbędny element orzeczenia administracyjnego (art. 107 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego). Takie stanowisko zajął Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z 30 października 2007 roku.

Kolejną kwestią, o której powinien pamiętać płatnik, jest termin przeprowadzenia kontroli. Nie może ona zacząć się wcześniej niż po upływie 7 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o planowanej kontroli.

Przedsiębiorca-płatnik powinien na bieżąco weryfikować przebieg kontroli i zgłaszać wszelkie zastrzeżenia, co powinno mieć odzwierciedlenie w protokole z kontroli.