Kontrole płatników zobowiązanych do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne przeprowadzane są przez inspektorów kontroli ZUS. Kontrolę wykonywania zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek są przeprowadzane z taką częstotliwością, która umożliwia dochodzenie należności z tytułu składek i wypłaconych świadczeń. Natomiast jeśli chodzi o płatników składek zobowiązanych do opłacania składek wyłącznie na własne ubezpieczenie kontrole mogą być przeprowadzone jedynie w uzasadnionych przypadkach.
Jeśli płatnik składek jest mikro-przedsiębiorcą, to czas trwania kontroli w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać 12 dni roboczych. W przypadku małego przedsiębiorcy jest to 18 dni roboczych, a gdy mamy do czynienia ze średnim przedsiębiorcą – 24 dni robocze. U pozostałych przedsiębiorców kontrola nie może trwać dłużej niż 48 dni roboczych. Powyższych ograniczeń czasu kontroli u płatników składek nie stosuje się m.in. w sytuacji, gdy przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia przez płatnika składek. Wszczęcie kontroli przez odpowiedniego inspektora ZUS rozpoczyna się po okazaniu legitymacji i doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia tejże kontroli. W przypadku nieobecności przedsiębiorcy kontrola może być wszczęta po okazaniu wymienionych dokumentów osobie upoważnionej do reprezentowania lub prowadzenia spraw płatnika składek. Ze wszystkich czynności sporządzany jest protokół, który doręcza się niezwłocznie płatnikowi składek. Przedsiębiorca obecny w czasie kontroli (jak również osoba przez niego wskazana) ma prawo uczestniczyć w czynnościach kontrolnych. O miejscu oraz terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków czy oględzin przedsiębiorca powinien być zawiadomiony w sposób umożliwiający mu udział w przeprowadzaniu tego dowodu. Jeśli natychmiastowe podjęcie kontroli jest uzasadnione, a przedsiębiorca jest nieobecny, wówczas zawiadomienie płatnika o przeprowadzonym dowodzie nie jest niezbędne. Nieobecność taka jest odnotowywana w protokole przeprowadzonej kontroli.
Zakres kontroli przedsiębiorcy przez ZUS obejmuje w szczególności: zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych, prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek, ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu, prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe, wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych oraz dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek. Inspektorzy są uprawnieni również do sprawdzania innych wpłat, do poboru których zobowiązany jest ZUS.
Podczas przeprowadzania kontroli inspektorzy ZUS mogą badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli. Dokonują oni również oględzin i spisu składników majątku przedsiębiorców, którzy zalegają z opłatą należności z tytułu składek. Zabezpieczają zebrane dowody oraz mogą żądać udzielania informacji, legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości oraz przesłuchiwania świadków i płatnika składek.
Czynności kontrolne prowadza się w siedzibie przedsiębiorcy oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności. Dopuszcza się ich wykonywanie także poza wymienionymi miejscami jeżeli płatnik składek nie zapewnił odpowiednich warunków do przeprowadzenia kontroli lub gdy charakter czynności tego wymaga.
Inspektor kontroli ZUS jest uprawniony do wstępu i poruszania się po terenie siedziby płatnika, nie podlega rewizji osobistej, jeśli jest przewidziana w regulaminie firmy, ale musi przestrzegać przepisów BHP.
