Zdarza się, że przedsiębiorcy decydują się na rozszerzenie prowadzonej działalności gospodarczej w kierunku państw UE, ale nie tylko. Postawienie pierwszych kroków za granicą wiąże się niekiedy z koniecznością skorzystania z biura tam położonego. Jego najem to oczywiście koszt, który polski przedsiębiorca ma obowiązek rozliczyć w podatku dochodowym od osób fizycznych PIT oraz względem podatku VAT. Na co należy zwrócić uwagę w przypadku najmu biura położonego za granicą? Czy najem biura położonego za granicą będzie stanowił u polskiego przedsiębiorcy import usług? Jak ująć ten koszt w PKPiR?
Najem biura położonego za granicą a koszt uzyskania przychodu
Kupując usługę najmu biura położonego za granicą, polski nabywca tego typu usługi musi sobie odpowiedzieć na pytanie przede wszystkim o związek poniesionego kosztu z przychodami.
Kosztem firmowy jest bowiem wydatek spełniający poniższe cechy:
- służy osiąganiu, zachowaniu lub zabezpieczeniu teraźniejszych lub przyszłych przychodów,
- został poniesiony na cele prowadzonej działalności gospodarczej,
- nie został zwrócony podatnikowi w żadnej formie,
- nie występuje w katalogu kosztów ustawowo wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów,
- jest prawidłowo udokumentowany.
Jeżeli wydatek na najem biura położonego za granicą będzie kwalifikował się jako koszt uzyskania przychodu, to nabywca tej usługi ma jeszcze obowiązek przeliczyć otrzymaną fakturę kosztów wyrażoną w walucie obcej na polskie złote. W kontekście przeliczenia faktury kosztowej w walucie obcej nabywca musi pamiętać o art. 11a ust. 2 oraz 3 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (zwanej dalej ustawą o PIT). Zatem koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.
Ponadto kwoty uprawniające do odliczenia od dochodu, podstawy obliczenia podatku lub obniżenia podatku, wydatki oraz podatek, wyrażone w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia wydatku lub zapłaty podatku.
Natomiast w myśl art. 24c ust. 7 ustawy o PIT kosztem uzyskania przychodów w kontekście wystąpienia różnic kursowych będzie koszt wynikający z otrzymanej faktury (rachunku) albo innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku).
Z kolei dniem zapłaty w kontekście wystąpienia różnic kursowych będzie dzień uregulowania zobowiązań w jakiejkolwiek formie, w tym w wyniku potrącenia wierzytelności.
Przykład 1.
Polski przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT i prowadzący PKPiR podpisał z kontrahentem z siedzibą w Czechach umowę na najem biura, które znajduje się w Czechach. Co miesiąc otrzymuje fakturę za usługę najmu na kwotę 500 euro brutto z doliczonym czeskim podatkiem VAT. Data wystawienia faktury to 10. dzień każdego miesiąca. W październiku wynajmujący wystawił fakturę 10 października 2023 roku.
Polski przedsiębiorca przeliczy wartość kosztu z otrzymanej faktury według kursu euro z 9 października 2023 roku, który wynosi 4,5793 zł według tabeli nr 195/A/NBP/2023. Zatem wartość kosztu do zaksięgowania w PKPiR wyniesie 2289,65 zł. Natomiast uregulowania faktury nabywca dokonał 16 października 2023 roku, a więc właściwy kurs euro do przeliczenia tej zapłaty wynosi 4,5417 zł (z 13 października 2023 roku według tabeli nr 199/A/NBP/2023). Wartość zapłaty wyniesie zatem 2270,85 zł.
Różnica kursowa wyniosła w tym wypadku 18,80 zł i będzie stanowiła pozostały przychód u polskiego przedsiębiorcy, z uwagi na to, że zapłacił on mniej, niż wyniósł koszt wynikający z faktury za najem. Wartość faktury za najem w kwocie 2289,65 zł polski przedsiębiorca ujmie w dacie 10 października 2023 roku w kolumnie nr 13 PKPiR – pozostałe wydatki. Wartość powstałej różnicy kursowej w kwocie 18,80 zł polski przedsiębiorca ujmie w dacie 16 października 2023 roku w kolumnie nr 8 PKPiR – pozostałe przychody.
Najem biura położonego za granicą a import usługi najmu
Zakup usługi od kontrahenta to import usług. Aby można było o nim mówić, muszą wystąpić poniższe przesłanki:
- usługa musi zostać zrealizowana,
- usługodawca jest podatnikiem VAT,
- usługodawca nie posiada siedziby działalności, stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
- usługobiorca jest podatnikiem VAT, czyli przynajmniej prowadzi działalność gospodarczą.
Należy pamiętać, że import usług to zakup usługi od kontrahenta zagranicznego, który jest rozliczany wyłącznie dla celów VAT. Usługa świadczona przez zagranicznego kontrahenta na rzecz polskiego podatnika nie musi być realizowana w Polsce. Natomiast o tym, gdzie będzie opodatkowany VAT import usług, decyduje tzw. określenie miejsca świadczenia usługi – kraju świadczenia usługi według zasad opisanych w art. od 28a do 28n ustawy o VAT.
Dla celów PIT transakcja ta nie jest importem usług i rozlicza się ją na odrębnych zasadach właściwych dla podatku dochodowego PIT.
Najem biura położonego za granicą a problem z rozliczeniem podatku VAT – miejsce świadczenia
Zanim polski podatnik rozpocznie przeliczenie otrzymanej faktury na polskie złote dla celów VAT, musi zidentyfikować tzw. miejsce świadczenia usługi nabytej od kontrahenta zagranicznego (nieposiadającego siedziby działalności w Polsce).
Zgodnie z ogólną zasadą wymienioną w art. 28b ust. 1, 2, 3 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (zwanej dalej ustawą o VAT) miejscem świadczenia usług w przypadku świadczenia usług na rzecz podatnika jest miejsce (kraj):
- siedziby usługobiorcy albo
- stałe miejsce prowadzenia działalności usługobiorcy, albo
- zamieszkania lub pobytu.
W przypadku najmu biura położonego za granicą, według powyższego przykładu w Czechach (oraz od kontrahenta z Czech), miejsce świadczenia usługi nie będzie znajdować się w Polsce, występuje tu bowiem pewien wyjątek.
- świadczonych przez rzeczoznawców, pośredników w obrocie nieruchomościami,
- zakwaterowania w hotelach lub obiektach o podobnej funkcji, takich jak ośrodki wczasowe lub miejsca przeznaczone do użytku jako kempingi,
- użytkowania i używania nieruchomości,
- usług przygotowywania i koordynowania prac budowlanych, takich jak usługi architektów i nadzoru budowlanego
– będzie miejsce położenia nieruchomości.
Miejsce położenia nieruchomości to Czechy. Usługa najmu biura położonego za granicą – w Czechach – to usługa związana z nieruchomością. Zatem opodatkowania podatkiem VAT najmu biura położonego w Czechach czeski kontrahent dokona według czeskich zasad rozliczenia VAT. Jaki to będzie miało skutek dla polskiego przedsiębiorcy, który korzysta z tego biura? Skoro miejscem świadczenia usługi najmu biura położonego za granicą świadczonej przez czeskiego kontrahenta będzie terytorium Czech, to u polskiego podatnika nie wystąpi import usług. Polski przedsiębiorca nie będzie zatem miał obowiązku rozliczenia nabycia tej usługi względem podatku VAT.
