Poradnik Przedsiębiorcy

Rzetelność KPiR a niewykazanie kosztu - najważniejsze informacje

Przedsiębiorcy rozliczający się w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów mają obowiązek zapewnić, aby była ona prowadzona w sposób niewadliwy i rzetelny. Dodatkowo księgi podatkowe stanowią dowód w postępowaniu podatkowym, w związku z czym rzetelność KPiR została uregulowana w obowiązujących przepisach. Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się, czym jest rzetelność KPiR.

Rzetelność KPiR - co oznacza?

Art. 193 Ordynacji podatkowej określa, na czym polega rzetelność KPiR i niewadliwość jej prowadzenia:

(...) § 1. Księgi podatkowe prowadzone rzetelnie i w sposób niewadliwy stanowią dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów.

§ 2. Księgi podatkowe uważa się za rzetelne, jeżeli dokonywane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

§ 3. Za niewadliwe uważa się księgi podatkowe prowadzone zgodnie z zasadami wynikającymi z odrębnych przepisów (...).

W związku z powyższym, rzetelne księgi to przede wszystkim takie, których zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Natomiast niewadliwość ksiąg związana jest z prowadzeniem ich zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Rzetelność KPiR została opisana również w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia KPiR, a dokładnie w § 11 ust. 4, zgodnie z którym księgę prowadzoną w sposób rzetelny uznaje się jeżeli: 

  • kwoty przychodu pominięte lub błędnie ujęte w ewidencji nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy,

  • na skutek nieszczęśliwego wypadku lub innego zdarzenia losowego podatnik nie mógł dokonać właściwych zapisów w księdze,

  • na skutek błędnych zapisów nastąpiło podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny,

  • podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej,

  • błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom, o których mowa w § 12 ust. 3. rozporządzenia.

Nieprawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów podatkowych a rzetelność KPiR

Naruszenie prawa poprzez niewłaściwe zastosowanie przepisów w przypadku zaliczenia do kosztów wydatków, które zgodnie z obowiązującymi przepisami nie stanowią kosztu dla celów podatkowych, nie wpływa na rzetelność KPiR. Potwierdzeniem braku związku rzetelności ksiąg podatkowych z błędną kwalifikacją wydatku do kosztów uzyskania przychodu jest wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 31 maja 2011, o sygn. II FSK 135/10 w którym czytamy:

(...) Zakwestionowanie określonego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu może zostać przeprowadzone bez wykorzystania podstawy prawnej i trybu prawnego z art. 193 O.p., który odnosi się do stanu faktycznego nierzetelności ksiąg podatkowych, będącej zasadniczą przyczyną oszacowania podstaw opodatkowania, nie normuje natomiast udowodnienia związku danego wydatku z celem uzyskania przychodu w roku podatkowym.(...).

Przykład 1.

Pani Anna Kowalska prowadzi sklep spożywczy. Zakupiła w hurtowni towary handlowe oraz artykuły, które wykorzystała na własne potrzeby. Otrzymała jedną fakturę za dokonany zakup. Czy ujęcie pełnej wartości faktury jako koszt zakupu towarów handlowych i materiałów w kolumnie 10 KPiR, będzie skutkowało nierzetelnością księgi?

W przedstawionej sytuacji pani Anna dokonała zakupu towarów handlowych, których koszt stanowi koszt podatkowy i podlega wpisowi do kolumny 10 KPiR. Na fakturze jednak wykazane zostały również wydatki na własne potrzeby, które nie są związane z działalnością gospodarczą i zostały wyłączone z katalogu kosztów uzyskania przychodów. Co do zasady, fakt ujęcia całej wartości faktury w kosztach nie skutkuje uznaniem jej za nierzetelną. Jednak pani Anna powinna skorygować dokonane zapisy, ponieważ nie przysługuje jej prawo do pomniejszenia podstawy opodatkowania o wartość dokonanego zakupu na potrzeby prywatne.

Rzetelność KPiR a niewykazanie w KPiR kosztu

Jeżeli przedsiębiorca nie ujmie w kosztach podatkowych faktur dokumentujących pozostałe wydatki, innych niż związane z zakupem towarów handlowych i materiałów oraz robocizną, nie ma podstaw do uznania księgi za nierzetelną. Ewidencja pozostałych wydatków w KPiR jest przywilejem przedsiębiorcy, a nie jego obowiązkiem. Pomimo tego, że niewykazanie ich w kosztach podatkowych będzie skutkowało zawyżeniem podstawy opodatkowania, ustawodawca nie wymienił ich ujęcia w KPiR za obowiązkowe.

Przykład 2.

Pani Anna Kowalska prowadzi sklep spożywczy. Zakupiła środki czystości, które będą służyć do sprzątania lokalu, w którym prowadzi sklep. Pani Anna nie ujęła wydatku w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Czy fakt niewykazania wydatku w KPiR będzie jednoznaczny z nierzetelnością księgi?

Co do zasady przedsiębiorca ma obowiązek wykazać w ewidencji KPiR wydatki poniesione na zakup towarów handlowych, materiałów oraz kosztów robocizny. Środki czystości zakupione przez panią Annę nie spełniają definicji składników majątku podlegających obowiązkowej ewidencji. W związku z tym niewykazanie wydatku w kosztach podatkowych nie będzie skutkować uznaniem KPiR za nierzetelną, wykazanie pozostałych wydatków w kosztach uzyskania przychodów jest bowiem przywilejem podatnika, a nie obowiązkiem.

Inaczej jest w przypadku niewykazania kosztu związanego z zakupem towaru handlowego, materiału podstawowego lub dotyczącego kosztów robocizny. Niezewidencjonowanie wydatku związanego z tymi czynnościami może podważyć rzetelność KPiR. To zaś prowadzi do poważnych konsekwencji, jakimi może być brak uznania KPiR za dowód pozwalający na określenie podstawy opodatkowania. W takim przypadku podstawa opodatkowania zostanie określona zgodnie z art. 23 §1 Ordynacji podatkowej, czyli w drodze oszacowania, co może być niekorzystne dla przedsiębiorcy.

Jeżeli chodzi o niespełnienie warunku rzetelności, jest to czyn kwalifikowany zgodnie z art. 61 § 1 Kodeksu karnego skarbowego jako przestępstwo skarbowe, które podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. Warto też pamiętać, że wadliwe prowadzenie ksiąg również jest czynem zabronionym i kwalifikowane jest jako wykroczenie skarbowe, w związku z czym podlega karze grzywny (art. 47 § 1 kks) w wysokości od 1/10 do 20-krotności minimalnego wynagrodzenia (w 2017 roku - od 200 zł do 40 000 zł).

Przykład 3.

Pani Anna Kowalska prowadzi sklep spożywczy. W maju 2016 roku zakupiła towary handlowe, jednak nie ujęła zakupu w kosztach podatkowych, ponieważ zgubiła otrzymaną fakturę. W związku z tym zawyżyła podstawę opodatkowania i zapłaciła wyższą zaliczkę na podatek dochodowy. Czy niewykazanie wydatku, pomimo zapłaty wyższego podatku, będzie wiązało się z dodatkowymi karami, jakie mogą zostać nałożone na panią Annę?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, przedsiębiorca ma obowiązek wykazania w kosztach uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup towarów handlowych. W sytuacji gdy pani Anna nie spełniła tego warunku, w przypadku kontroli może zostać nałożona kara grzywny w wysokości 240 stawek dziennych. W sytuacji gdy nie rozpoczęto kontroli, pani Anna powinna zwrócić się do kontrahenta o wydanie duplikatu faktury i na tej podstawie zaksięgować fakturę kosztową.

Podsumowując, należy zauważyć, że pomimo powszechnie przyjętego stwierdzenia, że pomniejszanie przychodu o koszty nie jest obowiązkiem podatnika, lecz jego przywilejem, przedsiębiorca prowadząc ewidencję podatkową, powinien mieć na uwadze pojęcie jakim jest rzetelność KPiR i jej podstawową zasadę, że zapisy w księdze powinny odzwierciedlać stan rzeczywisty. Dodatkowo, zgodnie z obowiązującymi przepisami, przedsiębiorca aby utrzymać rzetelność KPiR, musi ujmować w księdze wszystkie wydatki związane z zakupem towarów handlowych i materiałów oraz faktury dokumentujące koszty robocizny. Jeżeli księgi podatkowe będą prowadzone w sposób nierzetelny, podatnik popełnia czyn zabroniony i podlega karze grzywny.