Poradnik Przedsiębiorcy

Normatywny czas pracy - co to oznacza?

Czas pracy, czyli to, jak długo pracownik może świadczyć pracę, podlega ścisłym normom. Na ogół słyszymy kilka terminów związanych z czasem pracy: nominał, norma oraz wymiar. Czym jest normatywny czas pracy? W artykule wyjaśniamy te zagadnienia.

Co oznacza „czas pracy”?

Aby móc odpowiedzieć na pytanie, czym jest czas pracy, warto w tym celu sięgnąć po Kodeks pracy. Jak rozległy jest to temat, może świadczyć fakt, że w Kodeksie pracy poświęcono temu zagadnieniu jeden osobny dział. Najbardziej podstawową definicję czasu pracy zawiera art. 128 § 1 Kodeksu pracy, w którym można przeczytać: „Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy”. Podczas definiowania czasu pracy oraz określania jego norm spotkać się można z dwoma pojęciami, które są bardzo istotne podczas ustalania harmonogramów czasu pracy. Mianowicie:

  • doba pracownicza” – należy przez nią rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;
  • „tydzień” – należy rozumieć 7 kolejnych dni kalendarzowych, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego.

Te dwie wartości są kluczowe w ustalaniu, czy przekroczono normę czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym. Najogólniej rzecz ujmując, czas pracy to liczba godzin, jaką przepracowuje dany pracownik. Czas ten jest obwarowany normami czasu pracy, gdzie najważniejsza jest jego norma dobowa i tygodniowa. Ich przekroczenie może powodować naliczenie nadgodzin.

Czasem pracy nie jest czas niewykonywania pracy w związku z uczestnictwem w strajku, czas nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy, czas obecności w zakładzie pracy poza normalnym czasem pracy, ale w celu innym niż wykonywanie pracy.

Okres rozliczeniowy jako ramy czasu pracy

Jak już wcześniej wspomniano, czas pracy podlega pewnym normom. Nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. W tym miejscu warto wskazać, czym jest sam okres rozliczeniowy, bowiem może mieć on różne długości. Co do zasady okres rozliczeniowy w firmie nie może przekraczać 4 miesięcy. W szczególnych przypadkach i tylko przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników może jednak zostać wydłużony do 12 miesięcy.

Systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Przedłużenie okresu rozliczeniowego pracy zgodnie z art. 129 § 2 k.p. może nastąpić:
  • w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi – jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi;
  • w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

Pracodawca przekazuje kopię porozumienia w sprawie przedłużenia okresu rozliczeniowego czasu pracy właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia. Warto w tym miejscu przypomnieć, że jedna z tarcz antykryzysowych znacznie uprościła procedurę wydłużania okresów rozliczeniowych, chcąc tym samym ułatwić pracodawcom ten trudny czas w dobie kryzysu. Poza usprawnieniem procedury tarcza antykryzysowa dała pracodawcom, którzy spełnili odpowiednie warunki, możliwość zmniejszenia dobowego odpoczynku z 11 godzin do 8, a tygodniowego z 35 do 32 godzin.

Długie okresy rozliczeniowe

Pracodawcy na ogół stosują następujące okresy rozliczeniowe:

  • 1-miesięczne;
  • 2-miesięczne;
  • 3-miesięczne;
  • 4-miesięczne;
  • 12-miesięczne.

Najbardziej popularny jest 1-miesięczny i 3-miesięczny okres rozliczeniowy. Choć dłuższe w założeniu miały być dla pracodawców korzystniejsze, w praktyce mają bardzo wiele wad. Wśród głównych minusów pracodawcy wymieniają mnogość rozliczeń i dokumentacji oraz dodatkowe koszty.

Normatywny czas pracy a wymiar czasu pracy

Zarówno pojęcia „normatywnego czasu pracy”, jak i „wymiaru czasu pracy” są stosowane zamiennie. Choć określenia te są do siebie podobne i używane jako synonimy, nieco się od siebie różnią. Przypomnijmy więc, że wymiar czasu pracy to długość czasu, w jakim pracownik zobowiązany jest pozostawać do dyspozycji pracodawcy w obrębie każdej doby pracowniczej i tygodnia pracy. Istnieje schemat wyliczeń wymiaru czasu pracy – zgodnie z art. 130 § 1 Kodeksu pracy w celu wyznaczenia wymiaru czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym należy:

  • pomnożyć przez 40 liczbę tygodni przypadających do przepracowania w tym okresie (dla miesięcznego okresu rozliczeniowego jest to 4) – tygodnie liczone są od pierwszego dnia miesiąca (a w zasadzie od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego);
  • dodać do otrzymanej liczby liczbę dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku, przemnożoną przez 8;
  • odjąć po 8 godzin za każde święto wolne od pracy przypadające w dniu innym niż niedziela.

Należy zauważyć, że nie bez znaczenia pozostaje tu okres rozliczeniowy – jeśli jest dłuższy niż miesiąc, to wymiar czasu pracy określa się sumarycznie.

Przykład 1.

W zakładzie pracy obowiązuje 3-miesięczny okres rozliczeniowy. W 2021 roku będzie do przepracowania:

styczeń – 152 godziny;

luty – 160 godzin;

marzec – 184 godziny

– co sumarycznie daje 496 godzin i tę liczbę godzin pracodawca powinien rozplanować pracownikowi; może to zrobić, np. planując na:

styczeń – 160 godzin;

luty – 176 godzin;

marzec – 160 godzin. 

Norma czasu pracy i normatywny czas pracy są pojęciami bardziej ogólnymi niż „wymiar czasu pracy”. Norma to maksymalna liczba godzin do przepracowania przez pracownika zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Wymiar natomiast to liczba godzin pracy do przepracowania przez pracownika w ciągu doby i okresu rozliczeniowego.

Jeżeli w danym okresie rozliczeniowym nie występuje dzień ustawowo wolny od pracy, wymiar czasu pracy jest równy liczbie godzin wynikającej z normy czasu pracy.

Oznacza to w praktyce, że wymiar czasu pracy nie musi być taki sam jak norma czasu pracy – może być niższy, jeśli np. w danym okresie rozliczeniowym wystąpiło święto w dniu innym niż niedziela. Normatywny czas pracy i nominał czasu pracy to co do zasady pojęcia tożsame.

Normatywny czas pracy 2021

W 2021 roku wymiar czasu pracy w sumie wynosi 2016 godzin, czyli 252 dni pracujące. Dwa święta będą wypadać w sobotę, czyli 1 maja Święto Pracy oraz 25 grudnia Boże Narodzenie.

MIESIĄC

LICZBA GODZIN PRACY

LICZBA DNI PRACY

LICZBA DNI WOLNYCH

STYCZEŃ

152

19

12

LUTY

160

20

8

MARZEC

184

23

8

KWIECIEŃ

168

21

9

MAJ

152

19

12 (w tym 1 dzień wolny za święto w sobotę)

CZERWIEC

168

21

9

LIPIEC

176

22

9

SIERPIEŃ

176

22

9

WRZESIEŃ

176

22

8

PAŹDZIERNIK

168

21

10

LISTOPAD

160

20

10

GRUDZIEŃ

176

22

9 (w tym 1 dzień wolny za święto w sobotę)

W roku 2021 wypada 113 dni wolnych od pracy, z czego 13 z nich stanowią święta, czyli dni wolne ustawowo. Pracownicy pełnoetatowi pracujący w podstawowym systemie czasu pracy w 2021 roku najwięcej mają do przepracowania w marcu (184 godziny), a najmniej w styczniu i maju (po 152 godziny).

Normatywny czas pracy – podsumowanie

Normatywny czas pracy a wymiar czasu pracy – to nie są pojęcia tożsame. Normatywny czas pracy wydaje się określeniem bardziej ogólnym od wymiaru czasu pracy. Znajomość zarówno norm czasu pracy, jak i wymiaru pozwala na optymalne zaplanowanie pracy przez pracodawcę. Rozliczanie czasu pracy odbywa się w przyjętym okresie rozliczeniowym, który stanowi swego rodzaju ramę czasową i pozwala na odpowiednie kształtowanie harmonogramów pracy.