Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży towarów powinien mieć na uwadze, że w wyniku różnego rodzaju okoliczności towary mogą ulec uszkodzeniu. W szczególności może mieć to miejsce w trakcie transportu. Wyjaśniamy, w jaki sposób zaksięgować odszkodowanie z tytułu uszkodzenia towarów w transporcie.
Rozliczenie na podstawie PKPiR
Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobowe działalności gospodarcze stosujący jako formę opodatkowania skalę podatkową lub podatek liniowy zazwyczaj rozliczają się na podstawie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (PKPiR). Dopiero po przekroczeniu limitu przychodów netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy, który wynosi równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro, u podatnika pojawia się obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych. Na mocy art. 3 ust. 3 ustawy o rachunkowości oraz art. 24a ust. 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych limit przelicza się na walutę polską według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok podatkowy. Osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą wpisana do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej może także zdecydować się na dobrowolne prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Księga Przychodów i Rozchodów składa się z 17 kolumn i powinna być prowadzona rzetelnie i w sposób niewadliwy. Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, według ustalonego wzoru księgi i zgodnie z objaśnieniami do wzoru księgi.
Przychody i koszty w księdze
Dane do księgi należy wpisywać do odpowiednich kolumn, zgodnie z załącznikiem numer 1 do rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, stanowiącym objaśnienia do PKPiR.
Przychody ewidencjonowane są w kolumnach 7,8 i 9 księgi. Zgodnie z objaśnieniami do rozporządzenia:
- kolumna 7 jest przeznaczona do wpisywania przychodów ze sprzedaży wyrobów (towarów handlowych) i sprzedaży usług;
- kolumna 8 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych przychodów, np. przychodów z odpłatnego zbycia składników majątku, otrzymanych kar umownych, wynagrodzenia płatnika;
- kolumna 9 jest przeznaczona do wpisywania łącznej kwoty przychodów zewidencjonowanych w kolumnach 7 i 8.
Koszty ujmowane są w kolumnach 10, 11, 12 i 13 księgi. Zgodnie z objaśnieniami do rozporządzenia:
- kolumna 10 jest przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu;
- kolumna 11 jest przeznaczona do wpisywania kosztów ubocznych związanych z zakupem, np. kosztów dotyczących transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze;
- kolumna 12 jest przeznaczona do wpisywania wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom, w kolumnie tej ewidencjonuje się również wynagrodzenia wypłacane osobom z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło;
- kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10-12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia, tj. rzeczowych składników majątku, związanych z wykonywaną działalnością, niezaliczonych, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, do środków trwałych.
Odszkodowanie z tytułu utraty towarów w transporcie
Umowa polegająca na zleceniu przez przedsiębiorcę transportu towarów firmie transportowej zawarta pomiędzy zlecającym a przewoźnikiem jest umową przewozu. Zgodnie z art. 774 Kodeksu cywilnego przez umowę przewozu przewoźnik zobowiązuje się w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa do przewiezienia za wynagrodzeniem osób lub rzeczy.
W przypadku uszkodzenia towarów w trakcie transportu przedsiębiorca, do którego należą towary, jako zlecający usługę przewozową może ubiegać się o odszkodowanie od przewoźnika z tytułu utraty towarów. Zarówno niedotrzymanie terminu dostawy, jak i uszkodzenie towarów w transporcie stanowią podstawy do złożenia reklamacji przez przedsiębiorcę korzystającego z usług firmy transportowej. Ubiegając się o wypłatę odszkodowania, trzeba jednak pamiętać o zachowaniu odpowiedniego terminu zgłoszenia, gdyż jego przekroczenie może skończyć się utratą prawa do roszczenia. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia reklamacji przewoźnik wypłaca odszkodowanie dla zlecającego transport towarów z tytułu ich utraty. Podkreślmy, że na mocy art. 788 kc odszkodowanie za utratę, ubytek lub uszkodzenie przesyłki w czasie od jej przyjęcia do przewozu aż do wydania odbiorcy nie może przewyższać zwykłej wartości przesyłki, chyba że szkoda wynikła z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa przewoźnika.
Odszkodowanie z tytułu uszkodzenia towarów w transporcie a KPiR
Odszkodowanie otrzymane przez przedsiębiorcę od firmy transportowej z tytułu uszkodzenia towarów w trakcie transportu stanowi przychód z działalności gospodarczej. Stosownie bowiem do art. 14 ust. 2 pkt 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychodem z działalności gospodarczej są również otrzymane odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą lub z prowadzeniem działów specjalnych produkcji rolnej. Przychód w związku z otrzymaniem odszkodowania przez przedsiębiorcę zlecającego przewóz z tytułu uszkodzenia towarów w trakcie transportu powstaje w momencie otrzymania odszkodowania. Otrzymane przez przedsiębiorcę zlecającego przewoźnikowi transport towarów odszkodowanie podlega zewidencjonowaniu w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów w kolumnie 8 „Pozostałe przychody” w dacie jego otrzymania.
Przykład 1.
Pan Józef prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie handlu sprzętem elektronicznym i rozlicza się na podstawie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. 27 października 2023 roku przedsiębiorca zlecił przewoźnikowi transport towarów z magazynu do jednego ze sklepów. W trakcie transportu w wyniku nieodpowiedniego zabezpieczenia przewożonego sprzętu elektronicznego towary zostały zalane i uległy uszkodzeniu. Pan Józef jako zlecający usługę przewozową złożył reklamację u przewoźnika w związku z utratą towarów. Firma transportowa odpowiadająca za uszkodzenie towarów pozytywnie rozpatrzyła reklamację i 16 listopada 2023 roku mężczyzna otrzymał odszkodowanie z tytułu uszkodzenia towarów w trakcie transportu. Otrzymane odszkodowanie stanowiło sumę wartości netto uszkodzonego sprzętu elektronicznego oraz opłaty za transport. W jaki sposób należy zaksięgować otrzymane odszkodowanie w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów?
Otrzymane przez pana Józefa odszkodowanie z tytułu uszkodzenia towarów w transporcie na mocy art. 14 ust. 2 pkt 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi przychód z działalności gospodarczej. Kwotę wypłaconego przez przewoźnika odszkodowania należy ująć w PKPiR w kolumnie 8 „Pozostałe przychody” w dacie jego otrzymania, czyli 16 listopada 2023 roku.
