Poradnik Przedsiębiorcy

Postępowanie podatkowe - o czym należy pamiętać?

Postępowanie podatkowe powinno być prowadzone w sposób budzący zaufanie do organów podatkowych. Oznacza to, że obowiązane są one udzielać niezbędnych informacji i wyjaśnień dotyczących przepisów prawa podatkowego, pozostających w związku z przedmiotem danego postępowania. Poza tym organy powinny działać szybko i wnikliwie, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do załatwienia sprawy, oraz podejmować wszelkie niezbędne działania w celu wyjaśnienia stanu faktycznego.

Postępowanie podatkowe - przebieg procedury

Postępowanie podatkowe ma na celu ustalenie wysokości zobowiązania podatkowego. Procedura jest najczęściej rozpoczynana w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w zakresie wymiaru podatku lub uzyskania wiedzy na temat nieprawidłowości w rozliczeniu danego podatnika przez organy podatkowe. 

Ważne!

Należy pamiętać, że postępowanie podatkowe jest dwuinstancyjne. Prowadzone jest przez organ podatkowy, którym co do zasady jest:

  • naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celnego, wójt, burmistrz (prezydent miasta), starosta albo marszałek województwa – jako organy I instancji,

  • dyrektor izby skarbowej, dyrektor izby celnej, samorządowe kolegium odwoławcze – jako organy II instancji. 

Podstawowym obowiązkiem organów podatkowych w tym zakresie jest ustalenie stanu faktycznego danej sprawy. Wymaga to najczęściej przeprowadzenia postępowania dowodowego. Co ważne, strona ma prawo brać czynny udział w tej fazie postępowania, w tym może wnioskować o przeprowadzenie dowodów (np. z przesłuchania świadków, oględzin, z dokumentów, opinii biegłego) oraz brać udział w ich przeprowadzaniu. Może także przeprowadzić badanie ksiąg oraz ma prawo wglądu do akt sprawy na każdym etapie postępowania oraz sporządzać odpisy tych akt. Co więcej, przed wydaniem decyzji organ jest zobowiązany wyznaczyć podatnikowi 7-dniowy termin na wypowiedzenie się w sprawie zebranego materiału dowodowego. 

Zgodnie z art. 171a § 1 i 2 ordynacji podatkowej w aktach zakłada się metrykę sprawy w formie pisemnej lub elektronicznej, w której ewidencjonowane są czynności dokonywane przez przedstawicieli organu podatkowego. Natomiast czynności mające istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia dokumentuje się w formie protokołów (np. przesłuchania lub oględziny). Z mniej istotnych czynności sporządza się adnotacje.

Ważne!

Jeżeli strona nie zdążyła dokonać czynności w terminie, organ podatkowy jest zobowiązany go przywrócić pod warunkiem, że:

  • zostanie złożony wniosek terminie 7 dni od ustania przyczyny uchybienia,

  • zostanie uprawdopodobnione, że uchybienie nastąpiło bez winy podatnika (np. ciężka choroba, ważne sprawy rodzinne),

  • zostaną dopełnione czynności, dla której był określony termin.

W trakcie prowadzonego postępowania organy podatkowe podejmują wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy w postępowaniu podatkowym. Jak stanowi art. 216 ordynacji podatkowej, w toku postępowania organ podatkowy wydaje postanowienia. Jednak należy podkreślić, że dotyczą one poszczególnych kwestii wynikających w toku postępowania podatkowego, lecz co do zasady nie rozstrzygają o istocie sprawy (nie kończą postępowania). O istocie sprawy rozstrzyga organ w formie decyzji.

Pamiętaj, że możesz wystąpić z żądaniem o wyłączenie urzędnika od udziału w postępowaniu!

Uczestnik postępowania podatkowego ma możliwość zwrócenia się do właściwego organu z wnioskiem o wyłączenie urzędnika od udziału w postępowaniu, jeżeli uprawdopodobni istnienie okoliczności, które mogą wywołać wątpliwości co do bezstronności pracownika. Dotyczy to sytuacji, w której pracownik organu podatkowego:

  • jest stroną;

  • pozostaje ze stroną w takim stosunku prawnym, że rozstrzygnięcie sprawy może mieć wpływ na jego prawa lub obowiązki;

  • stroną jest jego małżonek, rodzeństwo, wstępny, zstępny lub powinowaty do drugiego stopnia;

  • stronami są osoby związane z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli;

  • był świadkiem lub biegłym, był lub jest przedstawicielami podatnika albo przedstawicielem podatnika jest jedna z osób wymienionych w pkt 3 i 4;

  • brał udział w wydaniu zaskarżonej decyzji;

  • zaistniały okoliczności, w związku z którymi wszczęto przeciw niemu postępowanie służbowe, dyscyplinarne lub karne;

  • stroną jest osoba pozostająca wobec niego w stosunku nadrzędności służbowej.

Etapy postępowania podatkowego

Postępowanie podatkowe można podzielić na 4 główne fazy:

  • postępowanie wyjaśniające,

  • ustalenie obowiązku podatkowego,

  • wydanie decyzji dotyczącej zobowiązania podatkowego,

  • ewentualne postępowanie odwoławcze.

Wszczęcie procedury postępowania podatkowego

Zgodnie z art. 165 § 1, postępowanie podatkowe wszczyna się na żądanie strony lub z urzędu. Wszczęcie postępowania z urzędu następuje w formie postanowienia. Datą wszczęcia postępowania na żądanie strony jest dzień doręczenia żądania organowi podatkowemu.

Postępowanie podatkowe - strony biorące udział

Uczestnikami postępowania podatkowego są przede wszystkim:

  • podatnik,

  • płatnik,

  • inkasent,

  • osobowy trzecie, które z uwagi na swój interes prawny żądają czynności organu podatkowego.

Strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania. Pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych.

Co więcej, stroną może być również inna osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, jeżeli zgodnie z przepisami prawa podatkowego przed powstaniem obowiązku podatkowego ciążą na niej szczególne obowiązki lub zamierza skorzystać z uprawnień wynikających z tego prawa.

Zakończenie postępowania podatkowego

Postępowanie podatkowe zostaje zakończone poprzez wydanie przez właściwy organ decyzji administracyjnej. Ponieważ postępowanie podatkowe jest dwuinstancyjne, decyzja wydana w pierwszej instancji może być zaskarżona. Jeżeli takie odwołanie zostanie wniesione w terminie 14 dni od doręczenia decyzji, postępowanie podatkowe toczy się aż do wydania decyzji ostatecznej. Jeśli podatnik nie odwoła się od decyzji, decyzja staje się ostateczna i kończy postępowanie podatkowe.

Ważne!

Odwołanie od decyzji wydanej w pierwszej instancji powinno zawierać takie elementy jak:

  • imię, nazwisko, adres i NIP (oznaczenie pełnomocnika, jeżeli występuje),

  • oznaczenie organu odwoławczego,

  • datę,

  • wskazanie decyzji, od której podatnik się odwołuje,

  • podpis.

Dodatkowo należałoby w odwołaniu:

  • wskazać zarzuty przeciw decyzji,

  • określić istotę i zakres żądania będącego przedmiotem odwołania,

  • wskazać dowody uzasadniające to żądanie.

W odniesieniu do decyzji ostatecznej można wnieść skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Takie postępowanie sądowe również jest dwuinstancyjne - od wyroku wydanego przez wojewódzki sąd administracyjny można wnieść kasację do Naczelnego Sądu Administracyjnego.