Poradnik Przedsiębiorcy

Pranie pieniędzy i finansowanie terroryzmu - sposoby przeciwdziałania

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą, zobowiązani są do przestrzegania obowiązków i formalności, do których obliguje ich ustawodawca. Pranie pieniędzy przez przedsiębiorców również nie umyka ustawodawcy, jakie obowiązki w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy nakłada na nich znowelizowana ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu?

Pranie pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu - system przeciwdziałania

Nowelizacja ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu z 13.07.2018r. zwana dalej ustawą o PPPFT rozszerza katalog instytucji uprawnionych a przede wszystkim zobowiązanych do rozpoznania, oceniania i zawiadamiania o ryzyku prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu pojawiającym się w transakcjach z klientami szczególnie tych okazjonalnych. Dokonywana analiza przez podmioty zobowiązane ma służyć pozyskaniu informacji na temat celu klientów, dla którego korzystają oni z usług i produktów oferowanych przez podmioty zobowiązane do stosowania ustawy o PPPFT.

Jakie podmioty zostały dołączone, jako zobowiązane

W ustawie o PPPFT, jako podmioty zobowiązane do kontroli podejrzanych transakcji swoich klientów ustawodawca ujął także przedsiębiorców a dokładnej m.in.:

  1. podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,
  2. przedsiębiorców prowadzących działalność kantorową oraz innych przedsiębiorców świadczących usługę wymiany walut lub usługę pośrednictwa w wymianie walut, niebędących innymi instytucjami obowiązanymi, oraz oddziałami przedsiębiorców zagranicznych prowadzących taką działalność na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
  3. przedsiębiorców w rozumieniu ustawy - Prawo przedsiębiorców niebędących innymi instytucjami obowiązanymi, świadczącymi usługi polegające na:
  1. tworzeniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
  2. pełnieniu funkcji członka zarządu lub umożliwianiu innej osobie pełnienia tej funkcji lub podobnej funkcji w osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
  3. zapewnianiu siedziby, adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego oraz innych pokrewnych usług osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
  4. działaniu lub umożliwieniu innej osobie działania jako powiernik trustu, który powstał w drodze czynności prawnej,
  5. działaniu lub umożliwieniu innej osobie działania, jako osoba wykonująca prawa z akcji lub udziałów na rzecz podmiotu innego niż spółka notowana na rynku regulowanym podlegającym wymogom dotyczącym ujawniania informacji zgodnie z prawem Unii Europejskiej lub podlegająca równoważnym standardom międzynarodowym,
  6. podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,
  7. przedsiębiorców w rozumieniu ustawy - Prawo przedsiębiorców w zakresie, w jakim przyjmują lub dokonują płatności za towary w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10.000 euro, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana, jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane.

Każdy z podmiotów zobowiązanych przez ustawodawcę:

  1. wyznacza kadrę kierowniczą wyższego szczebla odpowiedzialną za wykonywanie obowiązków ustawowych,
  2. wyznacza pracownika zajmującego kierownicze stanowisko odpowiedzialnego za zapewnienie zgodności działalności firmy oraz jej pracowników z przepisami o ustawy o PPPFT. Wyznaczony pracownik jest również odpowiedzialny za przekazywanie w imieniu firmy zawiadomień do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej,

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność jednoosobowo, wówczas zadania kadry kierowniczej wyższego szczebla oraz pracownika wykonuje osoba prowadząca tę działalność.

Jakie zadania stoją przed podmiotami zobowiązanymi

W art. 33 ustawy o PPPFT ustawodawca obliguje podmioty zobowiązane do wykonywania obowiązków ustawowych o PPPFT do stosowania wobec swoich klientów środków bezpieczeństwa finansowego oraz rozpoznawania i oceny poziomu ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego ze stosunkami gospodarczymi lub z transakcjami okazjonalnymi. Rozpoznane ryzyko muszą udokumentować uwzględniając:

  • rodzaj klienta,
  • obszar geograficzny,
  • przeznaczenie rachunku,
  • rodzaj produktów, usług i sposobów ich dystrybucji,
  • poziom wartości majątkowych deponowanych przez klienta lub wartości przeprowadzonych transakcji,
  • cel, regularność lub czas trwania stosunków gospodarczych.

Czym są środki bezpieczeństwa

Środki bezpieczeństwa, jakie zobligowani są stosować podmioty zobowiązane to:

  1. identyfikacja klienta (lub osobę upoważnioną do działania w imieniu klienta) oraz weryfikację jego tożsamości,
  2. identyfikacja beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowanie uzasadnionych czynności w celu weryfikacji jego tożsamości oraz ustalenia struktury własności i kontroli - w przypadku klienta będącego osobą prawną albo jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej,
  3. ocena stosunków gospodarczych i stosownie do sytuacji, uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru,
  4. bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta (analizę transakcji pod kątem ryzyka prania pieniędzy, zgodności, co do rodzaju transakcji, badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych klienta, zapewnienie, że posiadane dokumenty, dane lub informacje dotyczące stosunków gospodarczych są na bieżąco aktualizowane.

Poprzez identyfikację klienta ustawodawca rozumie dokonanie ustaleń w przypadku:

  1. osoby fizycznej:
  • imienia i nazwiska,
  • obywatelstwa,
  • numeru PESEL lub daty urodzenia - w przypadku, gdy nie nadano numeru PESEL, oraz państwa urodzenia,
  • serii i numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby,
  • adresu zamieszkania - w przypadku posiadania tej informacji przez instytucję obowiązaną,
  • nazwy (firmy), numeru NIP oraz adresu głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej - w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą,

      2. osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej:

  • nazwy (firmy),
  • formy organizacyjnej,
  • adresu siedziby lub adresu prowadzenia działalności,
  • numeru NIP, a w przypadku braku takiego numeru - państwa rejestracji, rejestru handlowego oraz numeru i daty rejestracji,
  • danych identyfikacyjnych osoby reprezentującej tę osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.

Co ważne weryfikacji tożsamości klienta i beneficjenta rzeczywistego przedsiębiorca dokonuje przed nawiązaniem stosunków gospodarczych lub przeprowadzeniem transakcji okazjonalnej.

Kiedy podmioty zobowiązane stosują środki bezpieczeństwa

Podmioty obowiązane do realizowania obowiązków wynikających z ustawy o PPPFT stosują środki bezpieczeństwa finansowego w przypadku:

  1. nawiązywania stosunków gospodarczych,
  2. przeprowadzania transakcji okazjonalnej:
    a.o równowartości 15.000 euro lub większej, lub
    b.która stanowi transfer środków pieniężnych na kwotę przekraczającą równowartość 1.000 euro

      3. przeprowadzania gotówkowej transakcji okazjonalnej o równowartości 10.000 euro lub większej, 
      4. obstawiania stawek oraz odbioru wygranych o równowartości 2.000 euro lub większej, 
      5. podejrzenia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,
      6. wątpliwości, co do prawdziwości lub kompletności dotychczas uzyskanych danych identyfikacyjnych klienta.

Niemożność zastosowania środków bezpieczeństwa

Jeżeli przedsiębiorcy zobligowani do stosowania przepisów ustawy o PPPFT nie mogą zastosować jednego z ww. środków bezpieczeństwa finansowego wówczas:

  1. nie nawiązują stosunków gospodarczych,
  2. nie przeprowadzają transakcji okazjonalnej,
  3. nie przeprowadzają transakcji za pośrednictwem rachunku bankowego,
  4. rozwiązują stosunki gospodarcze.

Wzmożone środki bezpieczeństwa

Przedsiębiorcy stosujący ustawę o PPPFT zobowiązani są aktywować wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego wobec klientów pochodzących z państwa trzeciego wysokiego ryzyka lub mających w nim siedzibę.

Okres przechowywania dokumentacji

Przedsiębiorcy stosujący ustawę o PPPFT zobligowani są przechowywać przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym zakończono stosunki gospodarcze z klientem lub w którym przeprowadzono transakcje okazjonalne:

  1. kopie dokumentów i informacje uzyskane w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego,
  2. dowody potwierdzające przeprowadzone transakcje i ewidencje transakcji, obejmujące oryginalne dokumenty lub kopie dokumentów konieczne do identyfikacji transakcji.

Pranie pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu - wewnętrzna procedura w zakresie przeciwdziałania 

Przedsiębiorcy stosujący ustawę o PPPFT muszą wprowadzić tzw. wewnętrzną procedurę w zakresie wypełniania obowiązków ustawowych z uwzględnieniem charakteru, rodzaju i rozmiaru prowadzonej działalności zawierającą m.in.:

  1. czynności lub działania podejmowane w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy,
  2. zasady rozpoznawania i oceny ryzyka prania pieniędzy,
  3. środków stosowanych w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem prania pieniędzy,
  4. zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego,
  5. zasady przechowywania dokumentów oraz informacji,
  6. zasady wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Generalnemu Inspektorowi informacji o transakcjach oraz zawiadomieniach,
  7. zasady upowszechniania wśród pracowników instytucji obowiązanej wiedzy z zakresu przepisów ustawy o PPPFT
  8. zasady zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów ustawy o PPPFT,
  9. zasady kontroli wewnętrznej.

Procedura anonimowego zgłaszania naruszeń obowiązków ustawowych o PPPFT

Podmioty zobowiązane do stosowania procedur ustawy o PPPFT mają za zadanie opracować i wdrożyć wewnętrzną procedurę anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.