Poradnik Przedsiębiorcy

Płatność gotówką - jak ją poprawnie dokumentować?

Korekta kosztów została wprowadzona w 2013 r. Zgodnie z regulacjami zawartymi w art. 24d ust. 1 oraz ust. 2 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podatnik zobligowany został do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodu o kwoty wynikające z faktur, rachunków, umów oraz innych dokumentów, gdy zobowiązanie to nie zostało uregulowane w ciągu 30 dni od terminu płatności wskazanego na dokumencie. Jeżeli zaś termin płatności był dłuższy niż 60 dni, pomniejszenia kosztów należało dokonać z upływem 90 dni od daty zaliczenia tej kwoty do kosztów uzyskania przychodu, o ile nie została ona uregulowana w tym terminie. Sprawdź, jak należy udokumentować płatność gotówką!

Korekta kosztów od 2016 r.

Z 1 stycznia 2016 r. powyższe przepisy, na mocy ustawy z 5 sierpnia 2015 r., tracą ważność. Oznacza to, że od nowego roku przedsiębiorcy nie będą musieli dokonywać korekty kosztów od wydatków nieopłaconych w terminie.

Należy jednak mieć na względzie, że wprowadzone zostały również przepisy przejściowe, które regulują kwestie wydatków opłaconych w 2016 r., a wyksięgowanych z kosztów uzyskania przychodu w 2015 r. Otóż w sytuacji, gdy na mocy przepisów obowiązujących do końca 2015 r. podatnik zobowiązany był do dokonywania korekty kosztów o nieopłacone w ustawowym terminie wydatki, będzie je mógł ponownie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu po opłaceniu w 2016 r.

A co w sytuacji, gdy wydatek został poniesiony w 2015 r., a jego korekta przypada na rok 2016?

Otóż taki wydatek nie podlega korekcie kosztów. Oznacza to, że mimo tego, że koszt ten dotyczy roku 2015, czyli kiedy jeszcze korekta kosztów obowiązywała, to nie należy dokonywać jego korekty kosztów.

Dokumentowanie płatności

W sytuacji, gdy wierzytelność zostanie uregulowana za pomocą przelewu lub karty płatniczej, oczywiste jest, że wystarczającym dowodem dokonania płatności będzie wyciąg bankowy.

Dbając o porządek w swojej dokumentacji, przedsiębiorca może każdą z faktur lub innych dokumentów opłaconych w ten sposób opisać, np. “Zapłacono przelewem dnia…” wraz z podpisem. Co więcej, dopuszczalne jest również prowadzenie oddzielnej ewidencji płatności zobowiązań, w której zamieszczane będą informacje o ich uiszczeniu.

A co w sytuacji, gdy należność z faktury została uregulowana gotówką?

Regulowanie należności gotówką

Jak wynika z art. 462 par. 1 Kodeksu cywilnego, dłużnik, spełniając świadczenie, może żądać od wierzyciela pokwitowania. W sytuacji, gdy wierzyciel nie chce go wydać, wówczas dłużnik może powstrzymać się ze spełnieniem świadczenia albo złożyć przedmiot świadczenia do depozytu sądowego.

Czy w związku z powyższym potwierdzenie płatności gotówką na fakturze jest wystarczające? Odpowiedź na to pytanie jest twierdząca, ale jedynie w sytuacji, gdy na dokumencie zakupu pojawi się fraza “Zapłacono” wraz z określeniem wartości lub “Do zapłaty: 0 zł”.

Uwaga!

Samo wskazanie gotówki jako sposobu zapłaty nie jest jednoznaczne z uregulowaniem należności z faktury. W praktyce gospodarczej niektóre firmy stosują pieczątki “Zapłacono gotówką”, które są przybijane na fakturze w momencie opłacenia wierzytelności. Rozwiązanie to jest oczywiście prawidłowe.

Wśród akceptowanych sposobów potwierdzenia płatności gotówką jest również odręczna adnotacja na fakturze w postaci np. “Zapłatę otrzymano”.

Płatność gotówką - jakie elementy musi zawierać pokwitowanie?

Odpowiedzi na zadane wyżej pytanie nie znajdziemy w przepisach Kodeksu cywilnego. Jednak wśród obowiązkowych elementów pokwitowania za płatność gotówką z pewnością powinny się znaleźć:

  • nazwa dłużnika lub jego imię i nazwisko,

  • kwota uregulowanego zobowiązania,

  • tytuł zobowiązania,

  • podpisy,

  • data wystawienia dokumentu.

Na co dzień wielu przedsiębiorców zamiast sporządzać pokwitowania za płatność gotówką, decyduje się na korzystanie z gotowych druków dokumentów kasowych, jak np. KP - kasa przyjmie, który może zostać wystawiony również w związku z dokonaniem płatności.

Posiadanie dowodu zapłaty od 2016 r. nie będzie istotne ze względu na korektę kosztów. Bowiem nawet jeśli wydatek nie zostanie opłacony w ustawowym terminie, podatnik będzie mógł zaliczyć go do kosztów podatkowych bez pomniejszenia kosztów uzyskania przychodów o tę kwotę.

Natomiast posiadanie dowodu zapłaty będzie miało znaczenie w sytuacji dochodzenia swoich roszczeń na drodze sądowej. Zgodnie z art. 6 Kodeksu cywilnego ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która wywodzi z niego skutki prawne. Przykładem takiej sytuacji może być uregulowanie przez firmę należności za towar, którego w rzeczywistości dostawca nigdy nie dostarczył.