Wielu przedsiębiorców boryka się z problemem nierzetelnych kontrahentów, tzn. takich, którzy mimo zawartej umowy czy złożonego zamówienia nie uiszczają wynagrodzenia za otrzymane towary lub wykonaną usługę. Przyczyn braku płatności może być wiele. Wynika to czasami z faktu zaprzestania prowadzenia działalności gospodarczej przez kontrahenta, jego całkowitej niewypłacalności (z uwagi na dużą liczbę innych wierzycieli), niekiedy „całkowitego zniknięcia” kontrahenta i trudnością w namierzeniu (np. wyjazd za granicę). Dochodzenie takich wierzytelności może być często nieopłacalne lub w dużym stopniu utrudnione. Ustawodawca przewidział jednak możliwość zaliczenia nieściągniętej wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów. Sprawdź, jak zastosować protokół o nieściągalności wierzytelności w celu rozliczenia zaległych należności.
Nieściągalna wierzytelność w kosztach podatkowych - sposoby zaliczenia
Nieściągalną wierzytelność można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów na dwa sposoby. Albo w trybie art. 23 ust. 1 pkt 20 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT) – wierzytelności odpisane jako nieściągalne (udokumentowane), albo w trybie art. 23 ust. 1 pkt 21 ustawy o PIT – odpisy aktualizacyjne. Najlepszym (i najprostszym) sposobem jest zastosowanie pierwszego z ww. trybów, w którym stosowany jest protokół o nieściągalności wierzytelności.
Protokół o nieściągalności wierzytelności - dokumenty warunkujące możliwość zaliczenia nieściągniętej należności do kosztów
Zgodnie z treścią art. 23 ust. 1 pkt 20 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wierzytelności odpisanych jako nieściągalne, z wyjątkiem wierzytelności lub ich części, które uprzednio na podstawie art. 14 zostały zarachowane jako przychody należne i których nieściągalność została udokumentowana w sposób określony w art. 23 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj.:
1) postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela jako odpowiadające stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego, albo
2) postanowieniem sądu o:
-
oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania lub wystarcza jedynie na zaspokojenie tych kosztów, lub
-
umorzeniu postępowania upadłościowego, jeżeli zachodzi okoliczność, o której mowa w lit. a, lub
-
zakończeniu postępowania upadłościowego, albo
3) protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.
Najbardziej optymalnym, i de facto najtańszym, sposobem zaliczenia nieściągalnej wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów jest sporządzany przez przedsiębiorcę-podatnika protokół o nieściągalności wierzytelności.
W świetle powyższych przepisów zaliczenie nieściągalnej wierzytelności w ciężar kosztów uzyskania przychodów możliwe jest tylko wtedy, gdy zostaną spełnione łącznie następujące warunki:
-
wierzytelność była uprzednio zaliczona do przychodów należnych w prowadzonej działalności gospodarczej,
-
wierzytelność nie jest przedawniona, w świetle postanowień Kodeksu cywilnego,
-
nieściągalność wierzytelności została udokumentowana w sposób przewidziany w art. 23 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W cytowanych przepisach art. 23 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca dokonał ścisłego i wyczerpującego wyliczenia, jakimi środkami można dokumentować nieściągalność wierzytelności. Jest to wyliczenie kompletne, co oznacza, że jakikolwiek inny dokument niż wymieniony w tym przepisie nie może skutecznie udokumentować faktu nieściągalności wierzytelności.
Aby wierzytelność mogła być uznana za nieściągalną, z ww. dokumentów udowadniających ich nieściągalność powinien wynikać fakt braku jakiegokolwiek majątku, z którego przedsiębiorca mógłby się ewentualnie zaspokoić, tzn. odzyskać przysługujące mu pieniądze w całości bądź też w części.
Jednakże zaliczając nieściągalną wierzytelność do kosztów uzyskania przychodów, przedsiębiorca powinien pamiętać o art. 14 ust. 1 ustawy o PIT, który stanowi, że za przychód z działalności, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3, uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług.
Oczywiście załączony protokół o nieściągalności wierzytelności stanowi jedynie wzór, który może być dowolnie modyfikowany, jednakże musi z niego wynikać, że przewidywane koszty dochodzenia roszczenia przekraczają (bądź też są zbliżone) wysokość wierzytelności, jaka przysługuje przedsiębiorcy od kontrahenta – dłużnika.
Do ww. protokołu warto też dołączyć opinię radcy prawnego/adwokata w przedmiocie zaliczenia nieściągalnej wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów, w której przedstawione zostaną ewentualne możliwości i tryby zaliczenia tej wierzytelności do kosztów oraz wskazane zostaną podstawy prawne jej zaliczenia.
