Poradnik Przedsiębiorcy

Protokół o nieściągalności wierzytelności - wzór z omówieniem

Wielu przedsiębiorców boryka się z problemem nierzetelnych kontrahentów, tzn. takich, którzy mimo zawartej umowy czy złożonego zamówienia nie uiszczają wynagrodzenia za otrzymane towary lub wykonaną usługę. Przyczyn braku płatności może być wiele. Wynika to czasami z faktu zaprzestania prowadzenia działalności gospodarczej przez kontrahenta, jego całkowitej niewypłacalności (z uwagi na dużą liczbę innych wierzycieli), niekiedy „całkowitego zniknięcia” kontrahenta i trudnością w namierzeniu (np. wyjazd za granicę). Dochodzenie takich wierzytelności może być często nieopłacalne lub w dużym stopniu utrudnione. Ustawodawca przewidział jednak możliwość zaliczenia nieściągniętej wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów. Sprawdź, jak zastosować protokół o nieściągalności wierzytelności w celu rozliczenia zaległych należności.

Do pobrania:

pdf
Protokół o nieściągalności wierzytelności - wzór.pdf druk do ręcznego wypełnienia
docx
Protokół o nieściągalności wierzytelności - wzór.docx edytowanie, wydrukowanie, zapisywanie

Nieściągalna wierzytelność w kosztach podatkowych - sposoby zaliczenia

Nieściągalną wierzytelność można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów na dwa sposoby. Albo w trybie art. 23 ust. 1 pkt 20 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT) – wierzytelności odpisane jako nieściągalne (udokumentowane), albo w trybie art. 23 ust. 1 pkt 21 ustawy o PIT – odpisy aktualizacyjne. Najlepszym (i najprostszym) sposobem jest zastosowanie pierwszego z ww. trybów, w którym stosowany jest protokół o nieściągalności wierzytelności.

Protokół o nieściągalności wierzytelności - dokumenty warunkujące możliwość zaliczenia nieściągniętej należności do kosztów

Zgodnie z treścią art. 23 ust. 1 pkt 20 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wierzytelności odpisanych jako nieściągalne, z wyjątkiem wierzytelności lub ich części, które uprzednio na podstawie art. 14 zostały zarachowane jako przychody należne i których nieściągalność została udokumentowana w sposób określony w art. 23 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj.:

1) postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela jako odpowiadające stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego, albo
2) postanowieniem sądu o:

  1. oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania lub wystarcza jedynie na zaspokojenie tych kosztów, lub

  2. umorzeniu postępowania upadłościowego, jeżeli zachodzi okoliczność, o której mowa w lit. a, lub

  3. zakończeniu postępowania upadłościowego, albo

3) protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.

Najbardziej optymalnym, i de facto najtańszym, sposobem zaliczenia nieściągalnej wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów jest sporządzany przez przedsiębiorcę-podatnika protokół o nieściągalności wierzytelności.Katalog sformułowany w art. 23 ust. 2 ustawy o PIT ma charakter zamknięty. Co to znaczy? Że nie ma możliwości uznania udowodnienia nieściągalności wierzytelności w rozumieniu art. 23 ust. 1 pkt 20 tej ustawy za pomocą innych środków dowodowych niż wyżej wymienione.

W świetle powyższych przepisów zaliczenie nieściągalnej wierzytelności w ciężar kosztów uzyskania przychodów możliwe jest tylko wtedy, gdy zostaną spełnione łącznie następujące warunki:

  • wierzytelność była uprzednio zaliczona do przychodów należnych w prowadzonej działalności gospodarczej,

  • wierzytelność nie jest przedawniona, w świetle postanowień Kodeksu cywilnego,

  • nieściągalność wierzytelności została udokumentowana w sposób przewidziany w art. 23 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W cytowanych przepisach art. 23 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca dokonał ścisłego i wyczerpującego wyliczenia, jakimi środkami można dokumentować nieściągalność wierzytelności. Jest to wyliczenie kompletne, co oznacza, że jakikolwiek inny dokument niż wymieniony w tym przepisie nie może skutecznie udokumentować faktu nieściągalności wierzytelności.

Aby wierzytelność mogła być uznana za nieściągalną, z ww. dokumentów udowadniających ich nieściągalność powinien wynikać fakt braku jakiegokolwiek majątku, z którego przedsiębiorca mógłby się ewentualnie zaspokoić, tzn. odzyskać przysługujące mu pieniądze w całości bądź też w części.

Jednakże zaliczając nieściągalną wierzytelność do kosztów uzyskania przychodów, przedsiębiorca powinien pamiętać o art. 14 ust. 1 ustawy o PIT, który stanowi, że za przychód z działalności, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3, uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług.W świetle ww. przepisów należy przyjąć, że jeżeli w kwocie nieściągalnej wierzytelności zawarty jest podatek od towarów i usług, to do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wyłącznie wierzytelność w kwocie netto (tj. kwocie pomniejszonej o ten podatek) w wysokości, w jakiej zaliczono ją do przychodów – Pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 listopada 2017 roku, 0114-KDIP3-1.4011.292.2017.2.ES.

Oczywiście załączony protokół o nieściągalności wierzytelności stanowi jedynie wzór, który może być dowolnie modyfikowany, jednakże musi z niego wynikać, że przewidywane koszty dochodzenia roszczenia przekraczają (bądź też są zbliżone) wysokość wierzytelności, jaka przysługuje przedsiębiorcy od kontrahenta – dłużnika.

Do ww. protokołu warto też dołączyć opinię radcy prawnego/adwokata w przedmiocie zaliczenia nieściągalnej wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów, w której przedstawione zostaną ewentualne możliwości i tryby zaliczenia tej wierzytelności do kosztów oraz wskazane zostaną podstawy prawne jej zaliczenia.