Poradnik Przedsiębiorcy

Szczególne zasady reprezentacji - kiedy taka forma jest konieczna?

Co do zasady spółki kapitałowe są reprezentowane przez członków zarządu, którzy dokonują czynności prawnych w imieniu i na rzecz spółki. Możliwe jest również zawarcie umowy pomiędzy spółką a osobą, która pełni w danej spółce funkcję członka zarządu. W takiej sytuacji, stosownie do art. 210 Kodeksu spółek handlowych (ksh), wyłączona zostaje możliwość reprezentacji spółki przez zarząd. W przeciwnym razie członek zarządu dokonywałby niejako czynności z samym sobą. Wspomniana regulacja pozwala wyeliminować konflikt interesów oraz chroni spółkę i jej wspólników przed niekorzystnymi decyzjami nielojalnego zarządu. Jest to równocześnie wyraz prymatu ochrony interesu spółki nad prywatnym interesem członka jej zarządu. Kiedy wymagane są szczególne zasady reprezentacji?

Kogo dotyczą szczególne zasady reprezentacji?

Zgodnie z art. 210§1 ksh w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Te szczególne zasady reprezentacji spółki odnoszą się zarówno do całego zarządu, jak i do jego poszczególnych członków, aktualnie pełniących te funkcje. Wygaśnięcie mandatu członka zarządu skutkuje tym, że przestają one obowiązywać. Wówczas w umowach oraz sporach pomiędzy spółką a byłym członkiem zarządu spółka reprezentowana jest przez zarząd zgodnie z ogólnymi zasadami reprezentacji.

Potwierdził ten pogląd Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 18 grudnia 2002 roku (sygn. akt I PK 296/02), stwierdzając, iż skoro odwołanie z funkcji członka zarządu następuje z chwilą podjęcia stosownej uchwały, to z tą chwilą do podejmowania wszelkich czynności w imieniu spółki wobec osób, które utraciły członkostwo, uprawniony jest zarząd. Konieczność reprezentowania spółki przez radę nadzorczą, a nie przez zarząd, dotyczy tylko umów pomiędzy spółką a członkami zarządu, nie zaś byłymi członkami zarządu. Tym samym wypowiedzenia umowy o pracę odwołanemu członkowi zarządu dokonać może tylko zarząd.

W ocenie Sądu Najwyższego dopiero po odwołaniu członka zarządu w drodze stosownej uchwały do podejmowania wszelkich czynności w imieniu spółki wobec osób, które utraciły członkostwo, właściwy jest zarząd (wyrok z 19 października 2010 roku., sygn. akt II PK 97/10).

Jakich umów dotyczą szczególne zasady reprezentacji?

Przepis art. 210 § 1 ksh, mówiący o tym, jakich umów dotyczą szczególne zasady reprezentacji, ma zastosowanie do wszystkich umów zawieranych przez spółkę z członkami zarządu, nie tylko tych związanych z powierzonymi im z tytułu pełnionej funkcji obowiązkami, a więc nie tylko kontrakt menedżerski, ale również umowa sprzedaży czy najmu.

Tezę tę potwierdził  Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 11 marca 2010 roku (sygn.akt IV CSK 413/09): Przepis ten nie różnicuje czynności prawnych, wobec czego dotyczy wszystkich umów między spółką a członkiem zarządu, bez względu na to, czy mają związek z funkcją pełnioną przez niego w zarządzie spółki. Ochrona polega w tym wypadku na wyeliminowaniu możliwości działania członka zarządu w podwójnej roli: reprezentanta interesów spółki i reprezentanta interesów własnych, dzięki czemu zapobiega przed nadużyciami do jakich mogłoby dojść w związku z kierowaniem się przez członka zarządu interesem własnym, pozostającym w sprzeczności z interesem spółki. Nie jest przy tym konieczne, aby sprzeczność interesów rzeczywiście występowała; wystarczy potencjalna kolizja interesów.

Jak zmienić lub rozwiązać umowę zawartą pomiędzy członkiem zarządu a spółką? 

Warto także zastanowić się jak rozwiązać umowę, kiedy przy jej zawieraniu obowiązywały szczególne zasady reprezentacji. Należy przyjąć, że zgodnie z art. 210 § 1 ksh rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą wspólników ma kompetencję do składania oświadczeń woli zmierzających nie tylko do nawiązania, lecz także do zmiany lub wygaśnięcia stosunku prawnego  łączącego członka zarządu ze spółką.

Jeżeli w imieniu spółki umowę z członkiem zarządu zawrze inny organ, będzie to skutkowało nieważnością umowy. Stanowisko takie zaprezentował Sąd Najwyższy w wyroku z 15 czerwca 2005 roku. (II PK 276/04), w którym wskazał, że umowa o pracę zawarta z członkiem zarządu spółki z o.o. przez zgromadzenie wspólników, a nie pełnomocnika powołanego uchwałą wspólników, jest bezwzględnie nieważna.

Czy można zrezygnować z pełnienia funkcji członka zarządu?

Skoro zgodnie z art. 210 § 1 ksh w stosunkach prawnych z członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników, powstaje wątpliwość komu członek zarządu ma złożyć oświadczenie o rezygnacji z pełnienia tej funkcji. W orzecznictwie dominuje pogląd, według którego wspomniany przepis nie ma zastosowania do złożenia rezygnacji przez członka zarządu. Sąd Najwyższy w wyroku z 21 stycznia 2010 roku ( II UK 157/09) wskazał, iż oświadczenie woli członka zarządu o rezygnacji może być skutecznie złożone innemu członkowi zarządu.

Kto może zostać powołany na pełnomocnika spółki?

Przepisy ksh nie przewidują żadnych ograniczeń dotyczących osoby, która może zostać ustanowiona pełnomocnikiem do reprezentacji spółki w umowach z członkami zarządu. Nie ma zatem przeszkód, aby pełnomocnikiem w tej sprawie był jeden ze wspólników. Należy się jednak zastanowić czy dopuszczalne jest udzielenie pełnomocnictwa jednemu z członków zarządu. W doktrynie prawa dominuje pogląd, zgodnie z którym pełnomocnikiem spółki nie może zostać członek zarządu, ponieważ byłoby to obejściem przepisu art. 210 § 1 ksh. Z tego względu odradzamy wybór członka zarządu na pełnomocnika ds. zawarcia umowy pomiędzy spółką a innym członkiem zarządu. Jeżeli jednak taka umowa została już zawarta warto wiedzieć, że w orzecznictwie niekiedy dopuszcza się taką możliwość. Sąd Najwyższy w wyroku z 12 sierpnia 1998 roku (II UKN 82/98) oraz w postanowieniu z 7 kwietnia 2010 roku (II UZP 5/10) stwierdził, że członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może być umocowany przez zgromadzenie wspólników do zawarcia umowy o pracę z innym członkiem zarządu. Należy jednak uznać pogląd ten za kontrowersyjny i z ostrożności unikać w tych sprawach powoływania członków zarządu na pełnomocnika spółki.

W jaki sposób powołać pełnomocnika kiedy potrzebne są szczególne zasady reprezentacji?

Stosownie do art. 210 § 1 ksh pełnomocnik do reprezentowania spółki w umowach z członkami zarządu powinien być powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Zgodnie z art. 245 ksh, jeżeli w umowie spółki nie postanowiono inaczej, uchwały zgromadzenia wspólników zapadają bezwzględną większością głosów. W praktyce często powstaje wątpliwość, czy taką uchwałę można podjąć bez zwoływania zgromadzenia wspólników, w drodze pisemnego zbierania głosów. Sąd Najwyższy w wyroku z 15 czerwca 2012 roku (II CSK 217/11) wyłączył taką możliwość, stwierdzając, że pełnomocnik do reprezentowania spółki w celu zawarcia umowy między spółką a członkiem zarządu może być powołany – jak stanowi art. 210 § 1 ksh – uchwałą zgromadzenia wspólników. Oznacza to, że uchwała taka nie może być podjęta bez odbycia zgromadzenia w trybie pisemnego głosowania, a ponadto – zważywszy na treść art. 247 § 2 ksh (sprawa osobowa) – zapada w głosowaniu tajnym, co również wyklucza powzięcie jej poza zgromadzeniem wspólników, gdyż pisemne sposoby głosowania, o których mowa w art. 227 § 2 ksh, nie zapewniają tajności.

Jeśli pełnomocnik ustanawiany jest w celu zawarcia umowy, dla której wymagane są szczególne zasady reprezentacji, także samo pełnomocnictwo musi być udzielone w takiej formie.

Przykład 1.

Pan Jan jest członkiem zarządu X Sp z o. o. W spółce nie ustanowiono rady nadzorczej. Pan Jan zamierza nabyć od spółki nieruchomość. Aby umowa sprzedaży nieruchomości pomiędzy panem Janem a spółką X Sp. z o. o. była skuteczna powinna zostać zawarta przez pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników i zachowane powinny być szczególne zasady reprezentacji. Umowa sprzedaży nieruchomości powinna być zawarta w formie aktu notarialnego, w związku z tym pełnomocnictwo do jej zawarcia również powinno być udzielone w tej samej formie. W tym celu na zgromadzenie wspólników trzeba zaprosić notariusza.

Jednoosobowy zarząd i jednoosobowa spółka

Stosownie do art. 210 § 2 ksh w przypadku gdy wspólnik jednoosobowej spółki z o. o. jest zarazem jedynym członkiem zarządu, nie stosuje się powyżej opisanego sposobu reprezentacji. Czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego.

Jakie mogą być konsekwencje, gdy brak jest zachowania szczególnych zasad reprezentacji przy zawieraniu umów?

W doktrynie i judykaturze dominuje pogląd, zgodnie z którym konsekwencją naruszenia art. 210 § 1 ksh przy zawarciu umowy pomiędzy członkiem zarządu a spółką jest bezwzględna nieważność umowy.

Dla przykładu można wskazać, iż Sąd Najwyższy w wyroku z 15 czerwca 2005 roku (sygn. akt II PK 276/04), wprost stwierdził, iż umowa o pracę zawarta z członkiem zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez zgromadzenie wspólników, a nie przez pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników, jest bezwzględnie nieważna (art. 58 § 1 kc w zw. z art. 300 KP i art. 210 ksh).

Natomiast w wyroku Sądu Najwyższego z 23 lipca 2009 roku (sygn. akt II PK 36/09) wskazano, że jedynie te dwa podmioty są upoważnione do zawierania z członkami zarządu w imieniu spółki wszelkich umów (w tym także umów o pracę). Niezachowanie tego wymagania powoduje bezwzględną nieważność umowy na podstawie art. 58 § 1 kc.

Warto więc pamiętać, że jeśli żaden przepis nie powoduje innego skutku, umowa, w przypadku której wymagane są szczególne zasady reprezentacji, zawarta przy niewłaściwej reprezentacji spółki, będzie nieważna.