W ostatnich latach widać lekką zmianę w zachowaniu urzędników skarbówki. Ich praca nie polega już tylko na nakładaniu kar za dostrzeżone błędy w rozliczeniach podatników. Teraz w pierwszej kolejności próbują pomóc z trudnościami, wskazując popełnione pomyłki oraz wyjaśniając prawidłowy sposób wypełnienia dokumentacji podatkowej. Aby jednak podatnik mógł się zapoznać z uwagami organu, ten musi najpierw wezwać go do dokonania określonych czynności. Podstawową formą jest oczywiście ta pisemna. W niektórych sytuacjach nie ma jednak konieczności podejmowania tak formalnego działania, wówczas może mieć miejsce telefoniczne wezwanie podatnika.
Wezwanie podatnika – w jakim celu?
W celu wyjaśnienia określonej sprawy organ podatkowy ma obowiązek dokonać wszelkich czynności niezbędnych do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do całościowego załatwienia sprawy, mając na względzie zarówno interes społeczny, jak i indywidualny interes obywateli.
Wiele dowodów koniecznych dla wyjaśnienia sprawy organ pozyskuje ze złożonych przez podatnika dokumentów lub z systemów administracyjnych. Niektórych rzeczy nie jest jednak w stanie zweryfikować bez pomocy samego podatnika. W takiej sytuacji niezbędne jest wezwanie kontrolowanego podmiotu do ustosunkowania się do powstałych wątpliwości.
Przepis art. 155 Ordynacji podatkowej daje organom skarbowym pokaźny wachlarz czynności, do jakich można wezwać podatnika. Jeżeli jest to niezbędne dla wyjaśnienia stanu faktycznego lub rozstrzygnięcia sprawy, organ podatkowy może wezwać stronę lub inne osoby do:
- złożenia wyjaśnień,
- złożenia zeznań,
- przedłożenia dokumentów,
- dokonania określonej czynności.
Żądanie objęte wezwaniem może być wykonane osobiście przez podatnika lub osobę go reprezentującą. Może ono polegać na bezpośrednim stawieniu się w siedzibie organu bądź też na udzieleniu pisemnych wyjaśnień. Zakres zachowania się osoby wezwanej powinien zostać jednoznacznie określony w wezwaniu. Nie każdą jednak czynność można wykonać poprzez pełnomocnika. Z oczywistych względów trudno byłoby złożyć wyjaśnienia przez reprezentanta, nie ma jednak przeciwwskazań, aby pełnomocnik uczestniczył (nie zastępował) w takiej czynności.
Obecna praktyka wskazuje, że urzędnicy rzadko korzystają z możliwości osobistego wezwania do złożenia wyjaśnień. O wiele częściej, chcąc uzyskać wyjaśnienia lub inne określone informacje, organ korzysta z formy pisemnej. Jest to forma o wiele bardziej komfortowa zarówno dla kontrolującego, jak i kontrolowanego.
Warto w tym miejscu jeszcze wskazać, że wyjaśnienia i zeznania nie są środkami konkurencyjnymi. Wyjaśnienia nie mogą zastępować zeznań, a wezwanie podatnika do ich złożenia kierowane w trybie 155 § 1 Ordynacji podatkowej nie może być głównym instrumentem służącym odtworzeniu stanu faktycznego. Wyjaśnienia mogą co najwyżej wspomagać ustalenia stanu faktycznego, nie mogą natomiast zastępować postępowania dowodowego (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z 8 sierpnia 2018 roku, I SA/Wr 549/18).
Wezwanie podatnika – jak powinno wyglądać?
Wezwanie podatnika jest czynnością formalną, dlatego też musi zachować wszystkie elementy, jakie narzucił na organ prawodawca.
Prawidłowo sporządzone wezwanie podatnika powinno wskazywać:
- nazwę i adres organu podatkowego;
- imię i nazwisko osoby wzywanej;
- w jakiej sprawie i w jakim charakterze oraz w jakim celu osoba ta zostaje wezwana;
- czy osoba wezwana powinna stawić się osobiście lub przez pełnomocnika, czy też może złożyć wyjaśnienie lub zeznanie na piśmie;
- termin, do którego żądanie powinno być spełnione, albo dzień, godzinę i miejsce zgłoszenia się osoby wzywanej lub jej pełnomocnika;
- skutki prawne niezastosowania się do wezwania.
Najistotniejsze w piśmie od organu skarbowego jest poinformowanie wezwanego, w jakiej sprawie i w jakim charakterze został wezwany. Ustawa obliguje organ do wskazania w sposób jednoznaczny rzeczywistej przyczyny skierowania wezwania. Niedopuszczalna jest bowiem sytuacja, w której podatnik dopiero po stawieniu się w urzędzie otrzymywał informacje, w jakiej sprawie i w jakim charakterze został wezwany. Podatnik musi mieć możliwość przygotowania się do prawidłowego dokonania czynności, do jakiej wzywa organ skarbowy, niezależnie od tego, czy chodzi o przesłuchanie, czy złożenie stosownych dokumentów lub wyjaśnień.
Wezwanie podatnika powinno również wskazywać na konkretny termin, do którego powinno zostać spełnione żądanie organu. Przy wezwaniu do stawienia się w urzędzie powinna to być data dzienna oraz godzina. Jeżeli jego przedmiotem jest złożenie pisemnych wyjaśnień lub dostarczenie dokumentacji, wystarczy określić samą datę.
Organ ma również obowiązek pouczenia podatnika o skutkach niezastosowania się do wezwania. Brak takiego pouczenia wyłącza odpowiedzialność wezwanego za niedopełnienie nałożonego na niego obowiązku. Niemożliwe wówczas staje się na przykład nałożenie przewidzianej przepisami kary porządkowej.
Wzywając na przesłuchanie, organ ma jeszcze jeden obowiązek. W wezwaniu powinien on umieścić informację o prawie strony do odmowy wyrażenia zgody na przesłuchanie. Podatnik w takiej sytuacji musi osobiście stawić się w urzędzie i wówczas do protokołu złożyć oświadczenie o odmowie przeprowadzenia dowodu w postaci przesłuchania.
Telefoniczne wezwanie podatnika – również możliwe
Ustawa podatkowa daje organowi także inną możliwość wezwania podatnika, w tzw. uproszczony sposób. Jak wskazuje art. 160 Ordynacji podatkowej, w sprawach uzasadnionych ważnym interesem adresata lub gdy stan sprawy tego wymaga, wezwania można dokonać telegraficznie lub telefonicznie albo przy użyciu innych środków łączności. Najczęściej wybieranym sposobem jest jednak ten telefoniczny – najszybszy i najefektywniejszy.
Jak należy rozumieć przesłanki uprawniające do skorzystania przez urzędników z komunikacji telefonicznej? Przyjąć należy, że może to być sprawa, której szybkie załatwienie jest konieczne ze względu na poważne skutki gospodarcze lub społeczne, lub kiedy wymaga tego wyjątkowo ważny interes strony. W takich wypadkach organ podatkowy może wykorzystać wszelkie dostępne kanały komunikacji i porozumiewania się z adresatem wezwania (por. wyrok WSA w Krakowie z 18 marca 2009 roku, I SA/Kr 329/08).
Jednocześnie orzecznictwo wskazuje, że telefoniczne wzywanie do stawienia się, w sytuacji gdy nie wystąpiły przesłanki uzasadniające taki sposób, może być zakwalifikowane jako uchybienie proceduralne, które podlega ocenie przez pryzmat skutków dla przebiegu prowadzonego postępowania podatkowego (wyrok WSA w Krakowie z 18 marca 2009 roku, I SA/Kr 223/08). Z całą pewnością wezwanie podatnika w formie rozmowy telefonicznej nie spełni przesłanek omawianego przepisu w sytuacji, gdy uzasadnieniem dla jego zastosowania jest zbliżający się upływ terminu powodujący zwłokę lub bezczynność organu podatkowego.
Uznaje się przy tym, że konieczny do wywołania skutków prawnych wezwania telefonicznego jest brak wątpliwości, że dotarło ono do adresata we właściwej treści i w odpowiednim terminie. Rozmowa telefoniczna ma jednak to do siebie, że trudno jest udokumentować jej przebieg czy sam fakt jej odbycia. Przypomnę przy tym, że nagrywanie rozmowy bez zgody rozmówcy jest nielegalne. W konsekwencji, jeśli podatnik zakwestionuje okoliczność odebrania wezwania, to uważa się je za niedokonane.
Tym samym wydaje się, że telefoniczne wezwanie podatnika może być stosowane jedynie w przypadkach, gdy organ działa na korzyść podatnika. Tylko w takich sytuacjach w interesie wezwanego jest dostosować się do żądań i wskazówek urzędnika. Wezwania telefoniczne powinny być zatem stosowane wówczas, gdy:
- chodzi o wyjaśnienie danej sprawy podatkowej prowadzonej przez organ, np. ustalenie kwestii porządkowych w czasie prowadzonej kontroli;
- podatnik nie złożył deklaracji lub jej korekty;
- podatnik popełnił w deklaracji błędy, jak np. omyłka we wskazanych danych personalnych podatnika, nieprawidłowe rozliczenie ulg podatkowych, niezłożenie podpisu czy niewskazanie okresu, jakiego dotyczy deklaracja.
W sytuacji, gdy podatnik nie dostosuje się do telefonicznego wezwania urzędnika, najczęściej organ skarbowy wezwie go ponownie, tym razem już na piśmie.
