Poradnik Przedsiębiorcy

Zaliczka u nabywcy - jak ją zaksięgować?

Zakup towarów lub usług często poprzedzony jest zaliczką. Przedsiębiorcy przy dokonaniu wpłaty na zaliczkę otrzymują zazwyczaj fakturę. Powoduje to u nich wątpliwości, czy mogą taką fakturę zaliczyć do kosztów i odliczyć z niej podatek VAT.

Instytucja zaliczki nie została zdefiniowana w prawie podatkowym ani cywilnym. W przypadku gdy została uiszczona przez jedną ze stron czynności prawnej, zostaje zaliczona na poczet przyszłych świadczeń.

Warunkiem uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu jest istnienie między nim a osiągnięciem przychodu związku przyczynowo-skutkowego, czyli wykazanie, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu podatkowego. Jak wynika z tego przepisu, kosztem uzyskania przychodów są wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, służące uzyskiwaniu przychodów.

Z przepisów ustawy o PIT nie wynika wprost zakaz zaliczania do kosztów podatkowych wpłaconych zaliczek.

Zaliczka u nabywcy na towar czy usługę nie znajduje się w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty, jednak organy podatkowe wypracowały jednolite stanowisko, zgodnie z którymi spółka, która wpłaci zaliczkę na poczet przyszłych dostaw towarów (świadczenia usług), nie powinna tego wydatku ujmować po stronie kosztów firmy.

Stanowisko takie możemy odnaleźć m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 9 marca 2011 r., sygn. IBPBI/1/415-1246/10/RM, gdzie możemy przeczytać:

(…) ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera definicji zaliczki; przyjmuje się więc, za popularnym słownikiem języka polskiego (pod red. prof. Bogusława Dunaja, Wydawnictwo Wilga), że zaliczka to część pieniędzy wpłaconych lub wypłaconych na poczet czegoś. Należy jednak zwrócić uwagę, że nie każde wcześniejsze wpłacenie określonej należności oznacza wpłatę (zaliczkę), która może stanowić koszt uzyskania przychodu prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej. O kwalifikacji wpłaconej tytułem zaliczki należności, jako kosztu uzyskania przychodu decyduje bowiem jej charakter. W tym też kontekście zauważyć należy, iż co do zasady zaliczki, jako wpłaty nie mające charakteru definitywnego (ze względu na każdorazową możliwość ich zwrotu przed terminem wykonania usług, na poczet których zostały wpłacone) nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów (…).

Zaliczka w PKPiR

Jak wskazano, zaliczka u nabywcy wpłacona na poczet dostawy materiałów czy wykonania usług nie stanowi kosztu uzyskania przychodu. Podatnik może ją jednak ująć w PKPiR w kolumnie 15 i 16. Jak bowiem wynika z pkt 15 objaśnień do podatkowej księgi, zamieszczonych w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie PKPiR, kolumna 15 jest wolna. Można w niej wpisywać inne zaszłości gospodarcze poza wymienionymi w kolumnach 1-13. Z kolei kolumna 16 Uwagi jest przeznaczona do wpisywania uwag co do treści zapisów w kolumnach 2-15. Może być wykorzystywana m.in. do wpisywania pobranych zaliczek.

Tym samym, mimo że nie ma takiego obowiązku, podatnik wpłacający zaliczkę na poczet przyszłej dostawy może ten fakt odnotować w księdze podatkowej (wpisując w kolumnie 15 kwotę wpłaconej zaliczki, a w kolumnie 16 - informację o tej zaliczce).

Zaliczka u nabywcy a VAT

Według ogólnej zasady, zapisanej w art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, aby jednak odliczenie VAT mogło być zrealizowane, konieczne jest otrzymanie faktury. Istotne jest przy tym to, że ustawodawca zastrzegł, iż odliczenie nie może być dokonane wcześniej niż w deklaracji za okres rozliczeniowy (miesiąc/kwartał), w którym podatnik otrzymał fakturę.

Zatem o terminie odliczenia podatku naliczonego z faktury otrzymanej od kontrahenta krajowego, który opodatkował swoją sprzedaż, decydują trzy parametry:

  • powstał obowiązek podatkowy w stosunku do nabywanych towarów i usług,

  • doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług lub wykonania usług,

  • podatnik jest w posiadaniu faktury dokumentującej transakcję.

Natomiast zgodnie z zasadą ogólną zawartą w art. 19a ust. 1 ustawy o VAT, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi.

Ponadto w przypadku gdy przed wykonaniem usługi / dokonaniem dostawy towaru otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek czy ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania, w stosunku do kwoty jaka wpłynęła.

Dlatego też podatnik ma prawo odliczyć VAT z zapłaconej faktury zaliczkowej, jeżeli powoduje ona powstanie obowiązku podatkowego u dostawcy.

Stanowisko takie potwierdzają również organy podatkowe, czego przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP1/4512-660/16-2/MK, z 28 października 2016 r., gdzie możemy przeczytać:

(…) Mając zatem na uwadze wyżej powołane przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy stwierdzić należy, że w związku z tym, że obowiązek podatkowy u Sprzedawcy z tytułu wpłaty zaliczki na poczet Umowy Dzierżawy i Umowy Przedwstępnej Sprzedaży powstał w miesiącu maju 2016 r., i Wnioskodawca otrzymał fakturę dokumentującą ww. zaliczkę w miesiącu maju 2016 r., Wnioskodawca ma prawo dokonać odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturze dokumentującej wpłatę zaliczki na poczet Umowy Dzierżawy oraz Umowy Przedwstępnej Sprzedaży w miesiącu maju 2016 r. - zgodnie z art. 86 ust. 10, ust. 10b pkt 1 oraz ust. 10c ustawy. Przy czym jeżeli Zainteresowany nie dokona obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z ww. faktury w tym okresie (tj. za miesiąc maj 2016 r.) to może obniżyć kwotę podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającą z przedmiotowej faktury w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, tj. czerwiec 2016 r. lub lipiec 2016 r. zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy (…).