Wspólnicy spółek cywilnych z tytułu wystąpienia różnych okoliczności używają swoich prywatnych samochodów w celu załatwienia spraw spółki. Powinni natomiast pamiętać, że tego typu czynności będą implikować określone skutki podatkowe. W poniższym artykule omówimy zatem jak wygląda użytkowanie prywatnego samochodu wspólnika.
Użytkowanie prywatnego samochodu wspólnika na podstawie kilometrówki
Jeżeli wspólnik spółki cywilnej będzie używał prywatnego samochodu (będąc jego właścicielem) do celów prowadzonej działalności gospodarczej, a samochód nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych, ani też nie jest użyczony spółce, wówczas nie będzie miało miejsca wystąpienie nieodpłatnego świadczenia i w konsekwencji przychodu drugiego wspólnika. Taki przypadek wystąpiłby w momencie zwrotu kosztów użytkowania prywatnego samochodu wspólnika.
Podkreślić należy, że spółka cywilna z istoty nie posiada osobowości prawnej, jest to bowiem umowa zawarta między wspólnikami w celu osiągnięcia wspólnego, zamierzonego celu gospodarczego. Podczas gdy wspólnik używa prywatnego samochodu do wykonywania czynności związanych z działalnością spółki cywilnej, działa na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Z racji tego użytkowanie prywatnego samochodu wspólnika nie będzie skutkowało powstaniem przysporzenia, a więc przychodu u pozostałych wspólników.
Wspólnicy spółki cywilnej mają prawo zaliczyć do kosztów firmy poniesione i udokumentowane wydatki z tytułu użytkowania prywatnych samochodów i ich eksploatacji, np. zakup paliwa, wymiana części zamiennych, opon, bieżące remonty, naprawy, ubezpieczenia, ale do wysokości nie wyższej niż odpowiadająca kwocie wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów działalności gospodarczej oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra i pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Zgodnie z art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej:
-
imię i nazwisko oraz adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
-
numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
-
kolejny numer wpisu,
-
datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd),
-
liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
-
stawkę za 1 km przebiegu,
-
kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
-
podpis podatnika i jego dane.
Biorąc pod uwagę powyższe, warunkiem niezbędnym dla możliwości zaliczenia przez wspólnika spółki cywilnej wydatków użytkowania prywatnego samochodu w celach służbowych do kosztów uzyskania przychodów jest prowadzenie przez tegoż wspólnika kilometrówki. Na koniec każdego miesiąca wspólnik powinien dokonać sumowania wysokości ujętych w niej wydatków, a następnie wpisać je do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w wysokości nieprzekraczającej kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu (kwoty limitu kosztów wynikających z prowadzonej kilometrówki) w myśl art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Podkreślić należy, że wspólnik jest odpowiedzialny za prawidłowe udokumentowanie poniesionych wydatków, w konsekwencji czego oprócz ewidencji przebiegu pojazdu powinien posiadać także przedmiotowe dokumenty w postaci faktur, rachunków, które potwierdzają wysokość poniesionych wydatków związanych z eksploatacją pojazdu wykorzystywanego przez danego wspólnika na potrzeby prowadzenia spraw spółki cywilnej. Na powyższych dokumentach powinien widnieć numer rejestracyjny prywatnego samochodu wspólnika.
Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 17 listopada 2014 r. o sygn. IBPBI/1/415-930/14/SK.
Użytkowanie prywatnego samochodu wspólnika na podstawie umowy użyczenia
Gdy samochód prywatny będący własnością jednego ze wspólników spółki cywilnej, niewprowadzony do ewidencji środków trwałych jako majątek spółki, zostaje oddany do użytkowania na potrzeby działalności gospodarczej na podstawie umowy użyczenia, mogą powstać dwie różne sytuacje:
-
gdy użyczenie następuje na wspólnika, będącego jednocześnie właścicielem danego pojazdu, wówczas po jego stronie nie powstanie żaden przychód,
-
gdy użyczenie następuje na drugiego wspólnika, niebędącego właścicielem danego pojazdu, wówczas będzie on zobligowany do uwzględniania ustalonej wartości przychodu przypadającego wobec niego nieodpłatnego świadczenia z tytułu przedmiotowej umowy użyczenia w przychodach z działalności gospodarczej. Wartość danego przychodu wspólnik otrzymujący samochód w formie użyczenia będzie zobligowany ustalić w oparciu o ceny rynkowe z uwzględnieniem tego samego typu samochodu, stopnia jego zużycia oraz jego aktualnego stanu.
Podobnie jak w poprzednim przypadku, wspólnik użytkujący użyczony samochód jest zobligowany do stosowania ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki) oraz dokumentowania wydatków dotyczących eksploatacji danego samochodu w postaci faktur oraz rachunków.
Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 17 listopada 2014 r. o sygn. IBPBI/1/415-930/14/SK.
Użytkowanie prywatnego samochodu wspólnika na podstawie umowy użyczenia a PCC
Zmiana umowy spółki podlega opodatkowaniu podatkiem od czynności cywilnoprawnych w sytuacji, gdy skutkuje podwyższeniem podstawy opodatkowania. Stawka podatku wynosi 0,5%. Zmiana umowy spółki osobowej to m.in. nieodpłatne oddanie przez wspólnika spółce do używania rzeczy lub praw majątkowych, wobec czego spółka cywilna powinna rozliczyć podatek PCC według stawki 0,5% z tytułu oddania przez wspólnika spółce samochodu do nieodpłatnego używania z tytułu zawartej umowy użyczenia. Podstawę opodatkowania podatkiem PCC będzie stanowić w tym wypadku wartość świadczeń należnych w miarę wykonywania umowy w postaci rocznej wartości nieodpłatnego używania (4%). Wspólnicy w ciągu 14 dni od dokonania czynności cywilnoprawnych są zobligowani do złożenia deklaracji PCC-3 i wpłaty obliczonej kwoty podatku.
