Wniosek o zmianę rodzaju umowy o pracę - kto może go złożyć?

Kodeks pracy przewiduje różne rodzaje umów o pracę. Ich treść oraz okres obowiązywania uzależnione są tak naprawdę od porozumienia pomiędzy pracodawcą i pracownikiem. Czy da się jednak zmienić rodzaj umowy o pracę, gdy została już ona podpisana przez zatrudnionego?

Umowa o pracę

Zgodnie z obowiązującymi przepisami stosunek pracy może powstać m.in. wskutek zawarcia umowy o pracę. Jej stronami jest pracodawca oraz pracownik, zaś samo zobowiązanie podlega pod szczególne regulacje prawa pracy (na czele z Kodeksem pracy). Umowa o pracę charakteryzuje się odmiennością od umów cywilnoprawnych, które regulowane są przede wszystkim przepisami Kodeksu cywilnego, innych ustaw oraz wolą kontrahentów. W przypadku każdej umowy o pracę mamy do czynienia ze stosunkiem podrzędności pracowniczej – zatrudniony zobowiązuje się do wykonywania poleceń przełożonego w określonym miejscu i czasie, za co nabywa prawa do umówionego wynagrodzenia oraz przywilejów gwarantowanych konkretnymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego.

Zmiana umowy o pracę

Umowa o pracę może zostać zawarta zarówno na czas określony, jak i nieokreślony, a także dotyczyć części lub całości etatu. Ustawodawca przewidział, że stosunek pracy może z czasem ulegać modyfikacjom zarówno ze względu na potrzeby pracownika, jak i zatrudniającego. W przypadku pracodawcy może on zaproponować pracownikowi nowe warunki pracy lub płacy w ramach tzw. wypowiedzenia zmieniającego. Jeśli pracownik nie wyrazi zgody na taką modyfikację, pracodawca może go zwolnić z zachowaniem okresu wypowiedzenia obowiązującego danego pracownika.

Czy pracownik może doprowadzić do zmiany istniejącej umowy o pracę na podobnych zasadach jak pracodawca? Tak, pozwala na to przepis art. 293 kp, który został dodany do Kodeksu pracy pod koniec kwietnia 2023 roku. Zgodnie z treścią przywołanej regulacji pracownik zatrudniony u danego pracodawcy od co najmniej 6 miesięcy może raz w roku kalendarzowym wystąpić do pracodawcy z wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy. Nie dotyczy to jednak pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę na okres próbny. Pamiętajmy, że do okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy wlicza się czas pracy u pracodawcy poprzedniego, jeżeli zmiana miejsca nastąpiła w związku przejściem zakładu pracy na innego pracodawcę, a także w innych przypadkach, gdy z mocy odrębnych przepisów nowy pracodawca jest następcą prawnym w stosunkach pracy nawiązanych przez pracodawcę poprzednio zatrudniającego tego pracownika.

Co do zasady pracodawca powinien, w miarę możliwości, uwzględnić wniosek pracownika o zmianę rodzaju wiążącej go umowy o pracę. Przepisy pozwalają jednak pracodawcy odmówić wnioskowanych zmian – w takim przypadku zatrudniający musi natomiast podać uzasadnienie swojej decyzji. Pracownik nie ma możliwości skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego.

Pracodawca musi udzielić pracownikowi odpowiedzi na wniosek o zmianę rodzaju umowy o pracę w ciągu miesiąca od dnia otrzymania stosownego pisma. Odpowiedzi udziela się w formie papierowej lub elektronicznej.

Przykład 1.

Czy pracownik zatrudniony na podstawie umowy na okres próbny wynoszący 2 miesiące może wnioskować o zmianę rodzaju swojej umowy w ostatnim dniu jej obowiązywania?

Nie, ponieważ ustawodawca nie przewidział możliwości składania wniosku o zmianę rodzaju umowy o pracę przez pracownika zatrudnionego na okres próbny.

Przykład 2.

Czy pracownik zatrudniony w danej firmie od 5 miesięcy i 10 dni może wnioskować o zmianę swojej umowy o pracę na czas określony wynoszący 2 lata?

Nie, ponieważ w tym przypadku pracownik nie spełnia warunku zatrudnienia w danej firmie przez minimum 6 miesięcy. Po upływie tego okresu będzie mógł złożyć przedmiotowy wniosek.

Przykład 3.

Pracownik był zatrudniony w firmie X na podstawie trzech umów o pracę na czas określony. Pierwsza umowa obowiązywała przez miesiąc, druga przez 3 miesiące, natomiast trzecia umowa obejmowała 6 miesięcy. Po jakim czasie zatrudniony mógł wnioskować o zmianę rodzaju umowy o pracę i której z ww. umów mógł dotyczyć taki wniosek?

W omawianej sytuacji pracownik mógł wnioskować o zmianę trzeciej umowy o pracę na czas określony, przy czym dopiero gdy od jego zatrudnienia w danej firmie upłynęło 6 miesięcy – okres ten liczymy od chwili zawarcia pierwszej umowy o pracę (tej, która obowiązywała przez miesiąc).

Wniosek o zmianę rodzaju umowy o pracę

Pracownik może samodzielnie sporządzić wniosek o zmianę rodzaju umowy o pracę. Pismo powinno być zaadresowane do pracodawcy oraz zawierać dane pracownika, który składa wniosek. W treści pisma należy wskazać, jaki rodzaj umowy obowiązuje zatrudnionego, kiedy dokładnie została ona zawarta i o jaką konkretnie zmianę wnioskuje pracownik (tj. jaki rodzaj umowy o pracę ma zastąpić umowę istniejącą obecnie). Na końcu wniosku zatrudniony umieszcza swój podpis.

Ustawodawca co prawda nie wymaga, aby omawiany wniosek zawierał uzasadnienie, jednak jest ono postulowane – pracownikowi łatwiej będzie przekonać pracodawcę do zmiany rodzaju umowy, jeżeli dokładnie wyjaśni, dlaczego jest to konieczne. Uzasadnienie omawianego wniosku może opierać się m.in. na fakcie długotrwałego zatrudnienia danej osoby w firmie, chęci zyskania stabilizacji zawodowej, prośby o podwyżkę, faktu podnoszenia kwalifikacji zawodowych czy nawet przyczynienia się do zwiększenia dochodów zakładu pracy. Powoływanie się przez pracownika na sytuację osobistą również jest dopuszczalne, aczkolwiek nie powinno być jedynym argumentem przemawiającym za koniecznością zmiany rodzaju umowy o pracę.

Wniosek w formie pisemnej może zostać doręczony pracodawcy osobiście przez pracownika (warto wówczas zadbać o to, aby zatrudniający potwierdził na piśmie odebranie wniosku) albo listem poleconym (jest to szczególnie istotne w przypadku dużych zakładów pracy, w których pracownicy nie mają możliwości bezpośredniego kontaktu z pracodawcą). Jeśli wniosek składany jest w formie elektronicznej, wystarczające jest wysłanie pisma na adres mailowy firmy – w tym przypadku pismo może być sporządzone na komputerze lub przybrać formę skanu podpisanego wniosku, który dołączamy do wiadomości.

Czy pracodawca musi zmienić rodzaj umowy o pracę na wniosek pracownika?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca nie jest w żaden sposób związany wnioskiem zatrudnionego o zmianę rodzaju jego umowy o pracę. W przypadku odmowy powinien jednak uzasadnić swoje stanowisko – brak tego elementu może być uznany za nieprawidłowe udzielenie odpowiedzi pracownikowi. Uzasadnieniem odmowy może być m.in.:

• trudna sytuacja w firmie (wliczając w to problemy natury finansowej lub kadrowej);
• brak wolnych etatów odpowiadających proponowanemu rodzajowi nowej umowy o pracę;
• niespełnianie przez pracownika warunków do uzyskania wnioskowanej przez niego umowy o pracę,
• brak przekonującego uzasadnienia umieszczonego we wniosku pracownika.

Odmowa zmiany rodzaju umowy o pracę nie przekreśla szans pracownika na ponowne wystąpienie z wnioskiem w przyszłości. Pamiętajmy jednak, że zatrudniony może skorzystać z takiej możliwości tylko raz w roku kalendarzowym. Pracodawca po jakimś czasie może zmienić swoje zdanie i wyrazić zgodę na zmianę dotychczasowej umowy o pracę.

Podsumowanie

Możliwość wystąpienia z wnioskiem o zmianę rodzaju umowy o pracę jest nowym uprawnieniem pracowniczym, które obowiązuje w Polsce od końca kwietnia 2023 roku. Dzięki tej instytucji zatrudniony może raz w roku wnioskować o zmianę charakteru swojej umowy o pracę, przy czym podstawowym warunkiem jest to, aby pracował w danym zakładzie pracy przez okres co najmniej 6 miesięcy. Wniosek można złożyć zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej, przy czym pracodawca może wydać decyzję odmowną.