Poradnik Przedsiębiorcy

Wsześniejsze wystawianie faktur - wady i zalety

Już przed nadejściem stycznia 2014 roku zrobiło się głośno na temat zmian wprowadzonych do Ustawy o podatku od towarów i usług. Przepisy uległy znacznej przemianie w kwestii nie tylko momentu powstawania obowiązku podatkowego - budzącego wiele kontrowersji, ale także w odniesieniu do wystawiania faktur. Nowelizacja ustawy wprowadziła bowiem znaczne wydłużenie czasu na wystawienie faktury - nawet przed dniem faktycznego dokonania dostawy lub wykonania usługi.

Zasady ogólne wystawiania faktur

Od nowego roku zasady fakturowania zostały zawarte w przepisach ustawy o VAT, a nie tak jak w poprzednich latach w rozporządzeniu Ministra Finansów. Obecnie przy ustalaniu terminów wystawiania faktur należy odnosić się do art. 106i ww. ustawy. Zgodnie z przytoczonym artykułem podatnik ma prawo do wystawienia faktury nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, z pewnymi zastrzeżeniami.

Do końca roku 2013 podatnik miał prawo do wystawienia faktury nie później niż w ciągu 7 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Jednocześnie należy wspomnieć, iż obecnie powstanie obowiązku podatkowego w VAT nie jest już uzależnione od momentu wystawienia faktury. Według nowego art. 19a ust. 1 obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy lub wykonania usługi - z wyjątkiem m.in. dostaw energii elektrycznej, świadczenia usług telekomunikacyjnych lub leasingu.

Co istotne, podatnik otrzymując przed dokonaniem sprzedaży całość lub część zapłaty ma prawo do wystawienia faktury nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano płatność. Zatem przedsiębiorca otrzymując przedpłatę lub zaliczkę na poczet przyszłej dostawy, zobowiązany jest do wystawienia faktury w powyższym terminie, za sprawą powstania obowiązku podatkowego wraz z otrzymaniem płatności (art. 19a ust. 8).

Wystawianie faktur przed dokonaniem sprzedaży

Jak zostało wspomniane, oprócz zasad ogólnych opisanych powyżej, podatnicy mają możliwość wcześniejszego wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż. Jak wynika z art. 106i ust. 7 faktury mogą być wystawione nie wcześniej niż 30 dni przed:

  • dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi,
  • otrzymaniem całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi.

Wyjątki stanowią sytuacje, kiedy faktura zawiera informacje jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy i związana jest z  dokonywaniem lub świadczeniem:

  • dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
  • usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,
  • wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy,
  • usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
  • usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
  • usług stałej obsługi prawnej i biurowej,
  • usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,

- a także pozostałych wymienionych w art. 19a ust. 3 oraz ust. 4. z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b - stanowiących import usług.

Plusy wcześniejszego wystawiania faktur

Szczególną zaletą możliwości wcześniejszego wystawiania faktur jest z pewnością znacznie mniej formalności. Różnicę można najlepiej zauważyć w przypadku przedsiębiorstw handlowych lub produkcyjnych, gdzie na wstępie sporządzane są zamówienia dla klientów - pro formy. Następnie, zaraz po otrzymaniu zapłaty podatnik musi wystawić fakturę zaliczkową, a po dokonaniu dostawy fakturę końcową rozliczającą transakcję. Problem ten został prawie całkowicie zniwelowany, ponieważ z możliwością wystawienia faktury w okresie 30 dni przed nastąpieniem sprzedaży przedsiębiorcy zamiast trzech osobnych dokumentów, może wystawić jedną fakturę.

Powyższe wiąże się również z oszczędnością czasu, ponieważ podatnik ma możliwość wystawiania faktur z wyprzedzeniem - dzięki czemu może efektywnie zaplanować swój czas. Jest to szczególnie korzystne w przypadku planów wakacyjnych lub zwolnienia chorobowego, gdzie przedsiębiorca może wystawić faktury dotyczące dostaw, które zostaną wykonane pod jego nieobecność.

Omawiane rozwiązanie wpłynie pozytywnie również na nabywców towarów lub usług. W obrocie gospodarczym bardzo często można się spotkać z sytuacjami, kiedy faktura od sprzedawcy otrzymywana jest ze znacznym opóźnieniem, przez co nabywca nie może odliczyć podatku VAT od poniesionych wydatków. Uzyskując fakturę znacznie wcześniej problem ten nie wystąpi oraz podatnik będzie mógł ze spokojem wyczekiwać nadchodzącej dostawy, aby móc odliczyć podatek VAT.

Minusy wcześniejszego wystawiania faktur

Negatywne strony wcześniejszego wystawiania faktur występują z powodu powiązania z przepisami ustawy o PIT. Według regulacji dotyczących obowiązku podatkowego na gruncie podatku dochodowego, powstanie przychodu występuje w dniu wydania rzeczy lub wykonania (nawet częściowego) usługi, jednak nie później niż:

  • dzień wystawienia faktury lub,
  • uregulowania należności.

Zatem zgodnie z powyższym, mimo niewystąpienia w danej chwili transakcji sprzedaży oraz nieotrzymania należności, podatnik będący sprzedawcą będzie zobowiązany wykazać przychód do opodatkowania w momencie wystawienia faktury.

Wcześniejsze wystawianie faktur będzie niosło za sobą niekorzystne skutki w przypadku, gdy do transakcji wykazanej na dokumencie sprzedaży w ogóle nie dojdzie. Jeżeli więc w przeciągu 30 dni od daty wystawienia faktury podatnik nie dokona dostawy towarów lub nie wykona usługi, świadczy to o udokumentowaniu transakcji, która faktycznie nie nastąpiła w obrocie gospodarczym. Poważną konsekwencją w odniesieniu do takiej sytuacji, jaka wynika z Kodeksu karnego skarbowego (art. 62 ust. 1) jest kara grzywny do 180 stawek dziennych.

Zatem, jak wynika z powyższych przemyśleń, wcześniejsze wystawianie faktur posiada zalety, jednak niesie za sobą również nieprzyjemne konsekwencje. Ważne jest, iż przepisy prawa nie nakazują wystawiania faktur z wyprzedzeniem, więc to od wyboru podatnika zależy, czy będzie korzystał z danego przywileju.