Wystawianie faktur VAT - obecnie i w przyszłości

Rok 2014 za sprawą nowelizacji przepisów ustawy o podatku od towarów i usług będzie wiązał się z istotnymi zmianami w wystawianiu faktur. Będą one dotyczyć w głównej mierze terminów wystawiania dokumentów oraz okresów, w których z faktur trzeba będzie rozliczyć VAT. Warto więc zapoznać się ze zmianami, jakie wpłyną na wystawianie faktur VAT, aby móc się na nie odpowiednio przygotować. 

Terminy rozliczenia podatku VAT z faktur

Zgodnie z obecnymi przepisami, podatek VAT z faktury powinien być rozliczony w okresie (miesiącu bądź kwartale), na który przypada data wystawienia dokumentu. Przykładowo, jeśli fakturę wystawiono 10 października, to VAT z niej powinien być rozliczony w październiku bądź w deklaracji za IV kwartał. Podobnie rozliczany jest VAT z faktury zakupowej, z tym że zgodnie z terminem jej otrzymania. Wyjątkiem są tutaj zakupy np. mediów, które rozlicza się według terminu płatności.

W dniu 1 stycznia 2014 roku ww. zasady ulegną zmianie. Zgodnie z ogólną zasadą, VAT z faktury sprzedażowej będzie musiał być zapłacony w terminie, który przypada na datę sprzedaży, a więc wykonania usługi bądź dostarczenia towaru. Oczywiście od tej zasady pojawią się wyjątki, np. w przypadku usług budowlanych, najmu, dzierżawy czy leasingu terminem rozliczenia VAT będzie data wystawienia faktury lub upływ terminu do jej wystawienia.

W rezultacie odliczenie podatku od towarów i usług z faktury zakupowej będzie możliwe w terminie, w którym pojawi się obowiązek podatkowy u sprzedawcy, ale nie wcześniej niż w dniu otrzymania faktury. W związku z powyższym konieczne będzie śledzenie obydwu dat, aby podatek VAT został rozliczony w odpowiednim czasie.

Terminy wystawiania faktur

Wraz z wprowadzeniem znowelizowanych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, zmianie ulegnie rola faktury oraz terminy wystawiania tego typu dokumentów.

Do końca 2013 roku faktura powinna być wystawiana do 7 dni od daty dostarczenia towaru, wykonania usługi bądź otrzymania zapłaty. Zasada ta została opisana w ustawie o VAT oraz w rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur. Nie dotyczy ona jednak kilku wyjątków:

• sprzedaży ciągłej, np. dostawa mediów - faktura jest wystawiana do 7 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego,
• faktur zbiorczych, które dokumentują kilka dostaw dla jednego klienta w jednym miesiącu - faktura jest wystawiana nie później niż ostatniego dnia miesiąca, w którym nastąpiła sprzedaż,
• faktur dla klientów z UE - faktura jest wystawiana do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż.

Wraz z nowym rokiem terminy wystawiania faktur ulegną zmianie. Przestanie obowiązywać zasada 7 dni, a w jej miejsce wejdzie zasada wystawiania faktur do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż bądź otrzymanie należności.

Wcześniejsze wystawianie faktur VAT

W art. 106i ust. 7 ustawy o VAT zostały określone sytuacje, w których faktura może być wystawiona nawet 30 dni przed:

• “dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi”, wyjątkiem są tutaj dostawy oraz świadczone usługi opisane w art. 19a ust. 3, 4 i ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT (np. media), jeżeli faktura zawiera informację odnośnie okresu rozliczeniowego, jakiego dotyczy - wówczas można ją wystawić wcześniej niż na wskazane 30 dni,
• “otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości bądź części zapłaty”.

Reasumując, jeżeli podatnik zna przyszły termin realizacji transakcji sprzedaży nieprzekraczający ustawowych 30 dni, może wystawić fakturę wcześniej.

Faktury zaliczkowe

Par. 10 ust 1 obecnie obowiązującego rozporządzenia w sprawie fakturowania wskazuje, że jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi zapłatę otrzymano w całości lub części, to fakturę należy wystawić nie później niż 7 dnia od dnia jej otrzymania.

Natomiast po wprowadzeniu zmian 1 stycznia 2014 r. czas ten zostanie wydłużony. Art. 106i ust. 2 ustawy o VAT mówi o tym, że jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru bądź wykonaniem usługi zapłatę otrzymano w całości lub w części, to fakturę należy wystawić nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość bądź część należności.

Jeżeli zaliczka była umówiona przez strony, istnieje możliwość wystawienia faktury przed jej otrzymaniem. Jednakże faktura taka nie może być wystawiona wcześniej niż 30 dni przed datą otrzymania całości lub części zapłaty.

Istnieją natomiast przypadki, w których mimo, że zaliczka została otrzymana, nie występuje obowiązek wystawienia faktury. Wyjątki te zostały określone w art. 19a ust. 5 pkt 4: i dotyczą:

• “dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
• świadczenia usług:
• telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,
• wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy,
• najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
• ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
• stałej obsługi prawnej i biurowej,
• dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
• z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług.”

Szczególne przypadki fakturowania

Ustawodawca przewidział kilka wyjątków od zasady ogólnej:

• świadczenie usług budowlanych bądź budowlano-montażowych - wówczas fakturę należy wystawić nie później niż 30 dnia od dnia wykonania usługi,
• dostawa książek drukowanych, gazet, czasopism, magazynów drukowanych za wyjątkiem map i ulotek - fakturę należy wystawić nie później niż 60 dnia od wykonania, a w przypadku, gdy w umowie zostało przewidziane rozliczenie zwrotów wydawnictw - fakturę należy wystawić nie później niż 120 dnia od pierwszego dnia wydania towarów,
• czynności polegające na drukowaniu książek oraz gazet i magazynów za wyjątkiem map i ulotek - fakturę należy wystawić nie później niż 90 dnia od wykonania.

Za przypadek szczególny uznaje się również niezwrócone przez nabywcę opakowania, jakie otrzymał przy zakupie towarów w opakowaniach zwrotnych. Wówczas fakturę wystawia się nie później niż:

• 7 dnia od dnia zwrotu opakowania, który został określony w umowie,
• 60 dnia od dnia wydania opakowania, jeżeli w umowie nie został określony termin zwrotu opakowania.

Jak się okazuje rok 2014 to rok zasadniczych zmian w zakresie podatku od towarów i usług. Podatnicy z jednej strony zostaną odciążeni i zyskają czas na wystawianie faktur VAT, natomiast z drugiej czeka na nich wiele zagrożeń, które mogą wzbudzać kontrowersje do czasu oswojenia się z nowymi przepisami.