Prowadzę firmę budowlaną. Podpisałem umowę na wykonanie prac wykończeniowych w budynku, który znajduje się poza miejscowością gdzie firma ma siedzibę. Dlatego też na kilka tygodni wraz pracownikami oraz zleceniobiorcami będziemy nocować w miejscowości, gdzie będą wykonywane prace. Czy wydatki na nocleg zleceniobiorcy mogą stanowić koszt?
Robert, Warszawa
Wydatki na nocleg zleceniobiorcy mogą zostać rozliczone w kosztach firmy.
W opisanej sytuacji mamy do czynienia z podróżą służbową. Pojęcie podróży służbowej zostało zdefiniowane w art. 775 § 1 Kodeksu pracy. Podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy, w celu wykonania zadania służbowego.
Pojęcie podróży służbowej stosuje się wyłącznie do pracowników, natomiast do innych grup podatników ustawodawca używa terminu "podróż". Oznacza to, że osób niebędących pracownikami nie dotyczy definicja podróży służbowej. Takie stanowisko potwierdziło Ministerstwo Finansów w piśmie z 28 września 2004 r. (sygn. PB5/KD-066-408-1-1439/04; Biuletyn Skarbowy 2004/5/25). Resort finansów potwierdził w nim, że zwolnienie od opodatkowania diet i innych należności związanych z podróżą służbową odnosi się zarówno do pracowników, jak i osób niebędących pracownikami, jednocześnie odrębnie określając warunki korzystania ze zwolnienia od podatku dla tych dwóch grup podatników.
Mając na uwadze powyższą opinię, można powiedzieć, że podróżą zleceniobiorcy będzie każdy wyjazd zamiejscowy uzasadniony koniecznością dokonania czynności będącej przedmiotem zlecenia.
Kosztami uzyskania przychodów są koszty ponoszone przez podatników w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wyjątkiem są koszty wymienione jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.
W przedstawionym stanie faktycznym wydatki na nocleg zleceniobiorcy mają bezpośredni związek z wykonywaniem działalności gospodarczej poza siedzibą firmy.
W takiej sytuacji zachodzi widoczny i istniejący obiektywnie związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy kosztami poniesionymi w związku z tymi wyjazdami a dążeniem przez przedsiębiorcę do osiągnięcia przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej.
Dlatego też należy stwierdzić, że spełnione są warunki do zaliczenia do kosztów wydatki na nocleg zleceniobiorcy.
Jednocześnie należy zauważyć, że w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty nie zawarto zakazu ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesione przez przedsiębiorcę wydatki na nocleg zleceniobiorcy.
Możliwość zaliczenia wydatków na nocleg zleceniobiorców potwierdzają również organy podatkowe, czego przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 24 października 2011 r., sygn. ILPB4/423-254/11-2/MC, gdzie możemy przeczytać, że:
(...) Spółka ponosi koszty noclegów, wyżywienia i przejazdów z tytułu podróży osób, z którymi zawarto umowy zlecenia. Z umów zlecenia wynika, że przedmiotowe koszty sfinansowane będą przez Spółkę (...) i nie będą obciążały zleceniobiorców. W katalogu przepisu art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawarto zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia, co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na diety bądź inne należności w związku z wyjazdami służbowymi zleceniobiorców. Z przedstawionych informacji wynika, iż Spółka zawarła umowy z podwykonawcami, których pracownicy będą świadczyć na jej rzecz usługi, jak również umowy zostały zawarte ze zleceniobiorcami. W świetle powyższych wyjaśnień stwierdzić należy, iż wszystkie poniesione przez Spółkę wydatki na rzecz zleceniobiorców niewątpliwie przyczyniają się do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatki te spełniają zatem podstawową przesłankę wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 cyt. Ustawy (…).
Jednocześnie dla celów dowodowych warto by w umowie ze zleceniobiorcami znalazły się zapisy nakładające na Pana obowiązek ponoszenia odpowiednich kosztów, np: wydatki na nocleg zleceniobiorcy.
