Kradzież środka trwałego oraz wartości niematerialnych i prawnych naraża przedsiębiorcę na straty. Czy stratę powstałą w wyniku kradzieży środka trwałego można zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów?
Czy poniesiona strata w wyniku kradzieży środka trwałego stanowi koszt podatkowy?
Kosztami uzyskania przychodów zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych/art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wskazanych odpowiednio w art. 23 ust 1/art. 16 ust. 1 tych ustaw.
Wśród wymienionych w tzw. negatywnym katalogu kosztów ujętym w art. 23 ust 1 pkt 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych/art. 16 ust. 1 pkt 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych znalazły się straty w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych w części pokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych. Oznacza to, że strata w środkach trwałych poniesiona w wyniku kradzieży w części pokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych bezwzględnie nie może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Czy to oznacza, że do kosztów uzyskania przychodu może zostać zaliczona wartość utraconego w wyniku kradzieży składnika majątku, która nie została jeszcze zamortyzowana? Niekoniecznie, uzależnione jest to przede wszystkim od dochowania należytej staranności, które w ocenie organów podatkowych i sądów warunkuje rozliczenie strat powstałych w wyniku kradzieży. Fragment wyroku WSA w Gliwicach:
Dodatkowo odnośnie do samochodów należy mieć na uwadze, że zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o PIT i art. 16 ust. 1 pkt 50 ustawy o CIT zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów nie podlegają powstałe straty m.in. w wyniku utraty samochodów, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym.
Strata w środkach trwałych w niezamortyzowanej części a koszty podatkowe
Przedsiębiorca, który w wyniku kradzieży utracił środek trwały, który nie został jeszcze całkowicie zamortyzowany, powinien mieć na uwadze, że sam fakt, że w tzw. negatywnym katalogu kosztów ujętym w art. 23 ust 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych/art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wyszczególniono tylko straty w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych w części pokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych, nie stwarza jeszcze domniemania, że tego typu straty w niezamortyzowanej części mogą zostać automatycznie zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej. W celu zaliczenia ich do kosztów należy bowiem wykazać, że są to racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, a więc spełniają założenia definicji zawartej w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych/art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Trudno jednak dosłownie mówić o stratach jako kosztach poniesionych w celu uzyskania przychodów. Tak więc, jak uznał Naczelny Sąd Administracyjny (dalej NSA) w wyroku z 28 listopada 2013 roku (sygn. akt II FSK 106/12):
W konsekwencji zaliczenie strat w składnikach majątku do kosztów uzyskania przychodów powinno być oceniane z uwzględnieniem:
- całokształtu prowadzonej przez podatnika działalności,
- okoliczności, które spowodowały powstanie straty,
- formy udokumentowania straty,
- podjętych przez podatnika działań zabezpieczających.
Za stratę w środkach trwałych można uznać wyłącznie skutki takiego nagłego i nieprzewidywalnego zdarzenia, które spowodowało uszczerbek w majątku podatnika, tj. utratę (bądź zmniejszenie wartości) posiadanych przez niego składników majątku lub stanowiących jego własność. Tak wynika z interpretacji indywidualnej (sygn. 0114-KDIP2-2.4010.294.2018.2.AG) z 6 września 2018 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów strat powstałych w wyniku kradzieży rowerów w spółce, której działalność polega na dostarczaniu i obsłudze samoobsługowych wypożyczalni rowerów miejskich.
Wnioskodawca oferuje użytkownikom rowery znajdujące się w tzw. stacjach dokujących. Mając na uwadze specyfikę prowadzonej działalności, wnioskodawca uruchomił szereg procedur mających na celu przeciwdziałanie kradzieżom poprzez wynajęcie firmy ochroniarskiej. Zdecydowano się również na zainstalowanie w rowerach elektrycznych urządzeń GPS, umożliwiających ich lokalizację. W przypadku kradzieży rowerów wnioskodawca zawiadamia o tym fakcie organy powołane do ścigania tego typu przestępstw, zawiadomienia o popełnieniu przestępstw są wysyłane do właściwych ze względu na swoją właściwość komend policji. Dyrektor KIS w uzasadnieniu interpretacji uznał, że z przedstawionego opisu oraz z uzasadnienia do własnego stanowiska w sprawie wynika, że wnioskodawca dochował należytej staranności w trakcie prowadzenia działalności w celu uniknięcia bądź zminimalizowania strat. Zatem na podstawie postanowień wynikających z przepisu art. 16 ust. 1 pkt 5 u.p.d.o.p. wartość utraconego składnika majątku, która nie została jeszcze zamortyzowana, może zostać – co do zasady – zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.
Jak prawidłowo udokumentować kradzież środka trwałego?
W celu zaliczenia poniesionej straty w wyniku kradzieży środka trwałego do kosztów uzyskania przychodów niezbędne jest spełnienie warunku formalnego, tj. właściwego udokumentowania poniesionego kosztu. Właściwym dokumentem w związku z powstałą stratą jest posiadanie protokołu szkód, który powinien określać rodzaj szkody, jej ilość, wartość, przyczynę powstania straty, podpis osób uprawnionych oraz datę. Zaistnienie szkody powinno być ponadto uprawdopodobnione przez właściwe organy.
Jednym z warunków uprawniających do zaliczenia straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów jest zatem jej właściwe udokumentowanie. Oznacza to, że w przypadku niewykrycia sprawcy kradzieży dokumentem uzasadniającym zaliczenie straty do kosztów uzyskania przychodów jest postanowienie o umorzeniu śledztwa. Dokumentem tym nie może być jedynie samo zawiadomienie o fakcie kradzieży, ponieważ strata nie będzie miała wtedy charakteru wydatku definitywnego. Prawidłowym momentem rozpoznania kosztu w postaci powstałej straty jest wówczas data otrzymania dokumentu potwierdzającego definitywne poniesienie tego kosztu, tożsama z datą otrzymania postanowienia o umorzeniu postępowania.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w przytoczonej w powyższym paragrafie interpretacji dotyczącej rozliczenia strat poniesionych w wyniku kradzieży rowerów w rozstrzygnięciu interpretacji stwierdził, co następuje:
Przykład 1.
Pani Agnieszka prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie wynajmu maszyn wykorzystywanych do produkcji. W styczniu 2024 roku, pomimo że dochowała ona należytej staranności, m.in. zapewniła właściwą ochronę, dokonano kradzieży jednej z maszyn. Wartość początkowa maszyny wynosiła 60 000 zł, a dotychczasowe odpisy amortyzacyjne wynoszą 30 000 zł. Przedsiębiorczyni zgłosiła kradzież na policję, sprawca nie został wykryty, a pani Agnieszka w kwietniu 2024 roku otrzymała postanowienie o umorzeniu postępowania. Czy kobieta może ująć poniesioną stratę w wyniku kradzieży środka trwałego do kosztów uzyskania przychodów? Jeżeli tak, to na podstawie jakiego dokumentu i kiedy?
Jeżeli pani Agnieszka jest w stanie wykazać, że dochowała należytej staranności w celu zabezpieczenia mienia przed kradzieżą, to ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu niezamortyzowaną część środka trwałego, czyli 30 000 zł. Właściwym dokumentem w związku z powstałą stratą jest protokół szkód, który powinien określać rodzaj szkody, jej ilość, wartość, przyczynę powstania straty, podpis osób uprawnionych oraz datę. Zaistnienie szkody powinno być ponadto uprawdopodobnione przez właściwe organy. Momentem rozpoznania kosztu w postaci straty powstałej w wyniku kradzieży środka trwałego jest data otrzymania dokumentu potwierdzającego definitywne poniesienie tego kosztu, tożsama z datą otrzymania postanowienia o umorzeniu postępowania.
