Poradnik Przedsiębiorcy

Likwidacja ewidencji wyposażenia - zmiany od 2020

Prowadzenie ewidencji wyposażenia jeszcze do niedawna było obligatoryjne. Wraz z nowym rokiem ograniczono formalności w działalności. Nowe rozporządzenie w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów wprowadza szereg zmian dla podatników, należy do nich m.in. likwidacja ewidencji wyposażenia.

Ewidencja wyposażenia w 2020 roku

Rozporządzenie Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów obowiązujące od 1 stycznia 2020 roku zastąpiło poprzednie rozporządzenie z 26 sierpnia 2003 roku. Na mocy nowego rozporządzenia następuje likwidacja ewidencji wyposażenia.

W 2019 roku wprowadzone zostało analogiczne zwolnienie z prowadzenia ewidencji wyposażenia dla osób stosujących jako formę opodatkowania ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Wraz z początkiem 2020 roku ograniczono formalności dla osób prowadzących działalność i rozliczających się w ramach podatkowej księgi przychodów i rozchodów - nastąpiła likwidacja ewidencji wyposażenia.

Jak było przed 2020 rokiem?

Jeszcze do niedawna, a mianowicie do końca 2019 roku, przedsiębiorcy dokonujący zakupu składników majątku używanych w działalności gospodarczej o wartości powyżej 1500 zł, które nie zostały ujęte w ewidencji środków trwałych, byli zobowiązani do wykazania tych składników w ewidencji wyposażenia.

Przykład 1.

Pan Zdzisław prowadzący biuro rachunkowe we wrześniu 2019 roku dokonał zakupu laptopa o wartości 6000 zł przeznaczonego do celów firmowych, nie zaliczonego do ewidencji środków trwałych. Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami przedsiębiorca miał obowiązek wykazać składnik majątku w ewidencji wyposażenia.

Ewidencja środków trwałych w działalności w 2020 roku

Podkreślić należy, że zgodnie z nowym rozporządzeniem w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów przedsiębiorcy stosujący w ramach rozliczenia PKPiR, pomimo że nastąpiła likwidacja ewidencji wyposażenia, w dalszym ciągu muszą posiadać ewidencję środków trwałych. W kwestii składników majątku, użytkowanych w działalności gospodarczej zaliczonych do ewidencji środków trwałych, nie zaszły żadne zmiany.

Warto przypomnieć, że środkami trwałymi są budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością, maszyny, urządzenia i środki transportu oraz inne przedmioty spełniające łącznie następujące warunki:

  • stanowią własność lub współwłasność podatnika;

  • zostały nabyte lub wytworzone we własnym zakresie;

  • są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania;

  • przewidywany okres ich używania jest dłuższy niż rok;

  • są wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddanym do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.

W przypadku gdy wartość nabytego składnika majątku przekracza:

  • 10 000 zł netto dla czynnego podatnika VAT 

lub

  • 10 000 zł brutto dla osoby zwolnionej z VAT

to przedsiębiorca ma obowiązek wykazać dany składnik majątku w ewidencji środków trwałych.

Nie ma przeciwwskazań, aby do ewidencji środków trwałych zaliczyć także przedmioty o wartości niższej niż 10 000 zł, oczywiście o ile spełniają wszystkie wymienione powyżej warunki środków trwałych.

Warto także mieć na uwadze, że likwidacja ewidencji wyposażenia w działalności nie oznacza, że przedsiębiorca nie może jej prowadzić. Taka ewidencja dla wielu przedsiębiorców może okazać się pomocna w celu kontroli składników wyposażenia wykorzystywanych w działalności gospodarczej.

Przykład 2.

Pani Aneta posiada firmę produkcyjną i w lutym 2020 roku nabyła urządzenie o wartości 8000 zł wykorzystywane w procesie produkcyjnym o przewidywanym okresie użytkowania krótszym niż 12 miesięcy. Urządzenie nie spełnia warunków zaliczenia go do ewidencji środków trwałych. Pani Aneta nie ma także obowiązku ujmowania go w ewidencji wyposażenia, której prowadzenie od 2020 roku nie jest już obowiązkowe. Ze względu na charakter działalności pani Anety prowadzenie takiej ewidencji może być dla niej przydatne. Pani Aneta może zatem ujmować maszyny i urządzenia wykorzystywane w działalności, które nie spełniają warunków środków trwałych w ewidencji wyposażenia prowadzonej na własne potrzeby.

Ewidencja wartości niematerialnych i prawnych

Likwidacja ewidencji wyposażenia nie znosi obowiązku prowadzenia ewidencji wartości niematerialnych i prawnych.

Poprzez wartości niematerialne i prawne rozumie się nabyte przez jednostkę prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności:

  1. autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,

  2. prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych,

  3. know-how.

Do wartości niematerialnych i prawnych zalicza się również nabytą wartość firmy oraz koszty zakończonych prac rozwojowych.

Likwidacja ewidencji wyposażenia - mniej formalności w działalności gospodarczej od 2020 roku

Likwidacja ewidencji wyposażenia ma na celu ułatwienie przedsiębiorcom prowadzenie działalności gospodarczej poprzez ograniczenie formalności ewidencyjnych. Ministerstwo Finansów podkreśla, że skutkiem zmian w przepisach będzie uproszczenie regulacji i procedur, co odciąży przedsiębiorstwa i ich pracowników od wykonywania niektórych zbędnych formalności administracyjnych.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zniesiono także obowiązek prowadzenia kart przychodów pracowników. Z drugiej strony wprowadzono dodatkowy warunek uznania księgi prowadzonej w systemie teleinformatycznym za prawidłową, jeżeli program komputerowy wykorzystywany do prowadzenia PKPiR umożliwia wytworzenie elektronicznej postaci księgi zgodnej ze strukturą logiczną opublikowaną na BIP MF, co z kolei implikuje konieczność dostosowania wykorzystywanych w działalności programów księgowych do nowych przepisów.