Poradnik Przedsiębiorcy

Nieobecność pracownika a zawiadomienie o zastosowaniu kary porządkowej

Celem odpowiedzialności porządkowej pracownika jest utrzymanie zasad organizacji pracy ustalonych w danym zakładzie. Kluczowym elementem postępowania w przedmiocie wymierzenia sankcji jest zawiadomienie o zastosowaniu kary porządkowej.

Kara porządkowa

Odpowiedzialność porządkowa może być zastosowana przez każdego pracodawcę, bez względu na liczbę zatrudnianych przez niego pracowników.

Wśród przesłanek odpowiedzialności porządkowej wyróżniamy:

  • winę (gdy wykazanie winy nie jest możliwe – brak jest podstaw do zastosowania kary);
  • bezprawność działania lub zaniechania (pracownik nie wykonał ciążących na nim obowiązków lub wykonał je w sposób nienależyty).

W obrębie kar porządkowych ustawodawca dokonał podziału na kary niemajątkowe (upomnienie, nagana) oraz kary majątkowe (kary pieniężne).

Art. 108 Kodeksu pracy:
§ 1. Za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować:

1) karę upomnienia;

2) karę nagany.

§ 2. Za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy – pracodawca może również stosować karę pieniężną.

Najmniej dolegliwa jest kara upomnienia, a najbardziej – kara pieniężna. Należy podkreślić, że podstawą do zastosowania kary pieniężnej nie jest wyrządzenie szkody w mieniu pracodawcy (wówczas stosuje się bowiem odpowiedzialność materialną, zgodnie z przepisem art. 114 k.p.). Zgodnie z regulacją kodeksową kara pieniężna nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń, o których mowa w art. 87 § 1 pkt 1–3 Kodeksu pracy. Kary pieniężne mogą być potrącane z wynagrodzenia za pracę (art. 87 § 1 pkt 4 k.p.), a wpływy pracodawca przeznacza na poprawę warunków BHP.

Wymierzenie kary porządkowej

Wymierzenie kary porządkowej zostało ograniczone do terminu dwóch tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu i trzech miesięcy od momentu, w którym naruszenie to faktycznie miało miejsce (art. 109 § 1 k.p.). Należy podkreślić, że przed wystosowaniem decyzji o ukaraniu pracodawca musi stworzyć pracownikowi możliwość wysłuchania jego wyjaśnień (art. 109 § 2 k.p.). Pracownik nie jest jednak zobligowany do skorzystania z tego uprawnienia.

Jeżeli wysłuchanie pracownika nie jest możliwe ze względu na jego nieobecność w pracy – bieg dwutygodniowego terminu nie rozpoczyna się lub ulega zawieszeniu (art. 109 § 3 k.p.). 

Termin trzymiesięczny nie ulega zmianie, co oznacza, że „zawieszenie” nie może trwać dłużej niż trzy miesiące.

Zawiadomienie o zastosowaniu kary porządkowej

Zgodnie z przepisem art. 110 Kodeksu pracy zawiadomienie o zastosowaniu kary porządkowej przyjmuje formę pisemną. Pracownik powinien zostać poinformowany o rodzaju naruszenia obowiązków pracowniczych, dacie dopuszczenia się tego naruszenia oraz o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia.

W tym miejscu należy dokonać rozróżnienia pomiędzy zawiadomieniem o udzieleniu kary porządkowej a nałożeniem kary. Choć obowiązek dochowania formy pisemnej nie odnosi się wprost do nałożenia kary, to jednak trzeba pamiętać, że o skuteczności wymierzenia kary porządkowej przesądza dochowanie formy pisemnej zawiadomienia o zastosowaniu kary porządkowej. Odpis zawiadomienia (jako niezbędny element omawianego postępowania) powinien być przechowywany w części D akt osobowych pracownika.

Wpływ nieobecności pracownika na zawiadomienie o zastosowaniu kary porządkowej

Poszczególne etapy postępowania w przedmiocie nałożenia kary porządkowej prezentują się następująco:

  1. wysłuchanie pracownika;
  2. podjęcie decyzji o zastosowaniu kary;
  3. zawiadomienie o zastosowaniu kary porządkowej.

Terminy przedawnienia karania, określone w art. 109 § 1, odnoszą się do nałożenia kary porządkowej na pracownika. Należy zatem przyjąć, że samo zawiadomienie o zastosowaniu kary porządkowej może dotrzeć do pracownika po upływie dwóch tygodni.

Jeżeli nieobecność pracownika nastąpiła już po jego wysłuchaniu, pracodawca podejmuje decyzję w przedmiotowej sprawie – w tym przypadku obowiązuje go dwutygodniowy termin wskazany w art. 109 § 1 Kodeksu pracy (rozpoczynający się w momencie powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego).

Dla celów dowodowych warto wystosować decyzję w formie pisemnej – nie jest to wymóg, ale w razie zaistnienia sporu taki dokument będzie stanowił potwierdzenie dochowania ustawowego terminu.

Jeżeli – ze względu na nieobecność pracownika – pracodawca nie jest w stanie przekazać zawiadomienia o zastosowaniu kary porządkowej w miejscu pracy, to może wysłać je pracownikowi listem poleconym.

Zawiadomienie wymaga zwykłej formy pisemnej – pismo przesłane drogą elektroniczną nie spełnia ustawowych kryteriów.

Zawiadomienie o zastosowaniu kary porządkowej kończy postępowanie w przedmiocie wymierzenia danej sankcji.

Zawiadomienie o zastosowaniu kary porządkowej – kluczowy element wymierzania kary

O skuteczności wymierzenia kary porządkowej przesądza dochowanie formy pisemnej zawiadomienia. Pracodawca powinien pamiętać o tym ustawowym obowiązku, bowiem bez właściwego zawiadomienia pracownika o ukaraniu nie można w ogóle mówić o istnieniu kary.