Poradnik Przedsiębiorcy

Nieprawidłowa reprezentacja spółki i jej skutki

Wśród działań podejmowanych przez spółkę można wyróżnić sferę wewnętrzną i czynności podejmowane na zewnątrz spółki. Nieprawidłowa reprezentacja spółki może mieć wpływ na obie sfery funkcjonowania danego podmiotu. Warto wiedzieć kiedy skutkiem błędów w reprezentacji będzie jedynie odpowiedzialność odszkodowawcza wobec spółki a kiedy bezskuteczność lub nieważność dokonywanych przez spółkę czynności prawnych. 

Zasady reprezentacji w spółkach handlowych

Kodeks spółek handlowych (ksh) nie definiuje pojęcia reprezentacji spółki. W literaturze prawniczej wskazuje się, że termin ten oznacza (…) działania polegające na składaniu i przyjmowaniu oświadczeń woli i dokonywaniu czynności prawnych z osobami trzecimi (w tym ze wspólnikami występującymi w charakterze osób trzecich) oraz podejmowaniu innych działań w imieniu i na rzecz spółki. Reprezentacja spółki należy do stosunków zewnętrznych spółki (…).

Spółkę osobową co do zasady ma prawo reprezentować każdy wspólnik samodzielnie.  Prawo wspólnika do reprezentowania spółki dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki. Warto podkreślić, że prawidłowo reprezentować spółkę mogą także wspólnicy mający ograniczoną zdolność do czynności prawnych jak i pozbawieni tej zdolności – przy zachowaniu zasad z Kodeksu cywilnego (kc) w zakresie przedstawicielstwa ustawowego.

Zasadą jest również, że prawa reprezentacji nie można ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich. Umowa spółki może jednak przewidywać, że wspólnik jest pozbawiony prawa reprezentowania spółki albo że jest uprawniony do jej reprezentowania tylko łącznie z innym wspólnikiem lub prokurentem. Poza wyraźnym sformułowaniem umownym pozbawienie wspólnika prawa reprezentowania spółki może nastąpić wyłącznie z ważnych powodów na mocy prawomocnego orzeczenia sądu.

Ważne
Ograniczenie prawa wspólnika do reprezentacji spółki jest skuteczne wyłącznie w sferze wewnętrznej spółki. Wyjątkiem jest pozbawienie tego prawa lub określenie sposobu reprezentacji w umowie spółki.

Odrębne zasady reprezentacji przewidują regulacje dotyczące spółki komandytowej i komandytowo-akcyjnej. Odrębności te wynikają ze specyfiki i konstrukcji tych spółek, w których to niektórzy wspólnicy odpowiadają całym majątkiem w sposób nieograniczony za zobowiązania spółki (komplementariusze), a niektórzy są w tej odpowiedzialności ograniczeni (komandytariusze lub akcjonariusze). Z tym z kolei wiąże się podział praw i obowiązków, który w zasadzie uniemożliwia działanie w imieniu spółki komandytariuszom lub akcjonariuszom. Wyjątkiem jest jedynie działanie za spółkę na podstawie pełnomocnictwa.

Za spółkę kapitałową – spółkę akcyjną i spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością – działają organy. Zgodnie z przepisami ksh, prawo reprezentacji spółki kapitałowej co do zasady przysługuje zarządowi. Przy czym warto mieć na uwadze stanowisko Sądu Najwyższego, zgodnie z którym ograniczenie prawa reprezentacji spółki przez członków zarządu dopuszczalne jest tylko w drodze wyjątku. Źródłem ograniczeń w tej materii mogą być przepisy ustawy, postanowienia umowy spółki lub uchwały wspólników. (…) Do ustawowych ograniczeń prawa reprezentacji członków zarządów spółek z ograniczoną odpowiedzialnością należy zarówno art. 210 § 1 jak i art. 253 KSH. Takie stanowisko można odnaleźć w wyroku Sądu Najwyższego - Izba Cywilna z dnia 3 lutego 2017 roku (sygn II CSK 304/16).

Jeżeli zarząd jest wieloosobowy sposób reprezentowania spółki przez zarząd określa umowa spółki lub jej statut. Zgodnie z ksh, jeżeli umowa spółki lub jej statut nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. Oczywiście w przypadku zarządu jednoosobowego to jedyny członek zarządu skupia w sobie prawo reprezentacji spółki. Przy czym w tym przypadku za niedozwolone uznaje się uzależnianie działania jedynego członka zarządu od współdziałania np. z prokurentem.

Ważne!
W spółce kapitałowej prawo reprezentacji ma co do zasady zarząd. Jeżeli jest wieloosobowy to sposób reprezentacji określa umowa spółki lub jej statut. Gdy takich postanowień brak – spółkę reprezentuje łącznie dwóch członków zarządu lub jeden łącznie z prokurentem.

Oczywiście reprezentować spółkę, zarówno osobową jak i kapitałową, mogą również pełnomocnicy oraz prokurenci, którym upoważnienia udzieliły podmioty uprawnione do reprezentacji spółki.

Konsekwencje naruszenia zasad reprezentacji
Naruszenie zasad reprezentacji, w zależności od rodzaju czynności i osób jej dokonujących, może spowodować:

  • bezwzględną nieważność czynności – nie można ich bowiem konwalidować;
  • bezskuteczność zawieszoną czynności – czynność będzie musiała zostać potwierdzona przez spółkę (takie konsekwencje wiążą się między innymi z działaniem w imieniu spółki nieprawidłowo umocowanego pełnomocnika);
  • odpowiedzialność odszkodowawczą wobec spółki.

Jakie konsekwencje niesie nieprawidłowa reprezentacja spółki?

Nieprawidłowa reprezentacja spółki może przede wszystkim polegać na naruszeniu reguł reprezentacji łącznej. Z umowy spółki, jej statutu lub ustawy może wynikać obowiązek działania np. dwóch wspólników spółki osobowej łącznie lub dwóch członków zarządu spółki kapitałowej łącznie. Przy prokurze łącznej może natomiast powstać obowiązek działania prokurenta ze wspólnikiem lub członkiem zarządu albo dwóch prokurentów łącznie. Jakie skutki należy przypisać czynności, którą w takich okolicznościach poweźmie tylko jeden wspólnik lub członek zarządu czy prokurent?

Na tym tle w doktrynie i orzecznictwie powstał spór. Wynikał on z faktu, iż nie jest do końca jasne jak należy traktować działanie wspólników i członków zarządu, gdy reprezentują oni spółkę będącą odrębnym bytem prawnym, a w konsekwencji czy należy działaniom tych osób przypisywać skutki działania pełnomocnika według kc.

Kc przewiduje bowiem, że jeżeli zawierający umowę jako pełnomocnik nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę, w której imieniu umowa została zawarta. Możliwość potwierdzenia czynności zdziałanej przez jednego z upoważnionych do reprezentacji łącznej przyjmuje na zasadzie analogii część doktryny i orzecznictwa

Zauważyć jednak trzeba, że wspólnik lub członek zarządu ma nieco inny status niż pełnomocnik, gdyż jego uprawnienie do działania pochodzi wprost z ustawy i wynika z konstrukcji danej spółki, którą to kształtują przepisy ksh. Dlatego też część doktryny i orzecznictwa przyjmuje odmienne od powyżej wskazanego stanowisko uznając, że nie ma możliwości późniejszego potwierdzenia czynności zdziałanej przez jednego z uprawnionych członków zarządu/wspólników. Taka czynność jest nieważna i nie można jej konwalidować. Przykładem jest wyrok Sądu Najwyższego z 12 grudnia 1996 roku, gdzie Sąd Najwyższy wskazuje wprost, że artykuł 103 KC nie może również w drodze analogii znaleźć zastosowania w razie działania "fałszywego organu" (sygn. I CKN 22/96).

Niemniej jednak w orzecznictwie wykształciła się pewnego rodzaju trzecia droga. Bardziej liberalnie podchodzi się do takich sytuacji, gdy na umowie podpisze się tylko jeden podmiot z dwóch łącznie uprawnionych a następnie odrębne oświadczenie złoży drugi z nich.

W orzecznictwie i doktrynie ścierają się trzy poglądy na sytuację wadliwej reprezentacji łącznej:

  • czynność może zostać potwierdzona przez spółkę,
  • czynność jest bezwzględnie nieważna,
  • jeżeli dodatkowe oświadczenie drugi z uprawnionych złoży później niż pierwszy można taką sytuację interpretować jako złożenie jednego oświadczenia woli przez dwie osoby w odstępach czasu – co jest dozwolone.

Podstawą jest twierdzenie, iż nie można oczekiwać, że członkowie zarządu lub wspólnicy zawsze będą w tym samym miejscu i w tym samym czasie. Tym bardziej, że nie ma ku temu podstaw prawnych ani w kc ani kch. W tym duchu wypowiedział się Sąd Najwyższy w orzeczeniu z dnia 29 listopada 2006 roku,uznając, iż: oświadczenie woli jednego z członków zarządu spółki z o.o., potwierdzające oświadczenie woli złożone przez innego członka zarządu tej spółki, może być traktowane jako samoistne oświadczenie woli (art. 65 KC), co pozwala na przyjęcie spełniania wymogów reprezentacji łącznej przewidzianej w art. 205 § 1 KSH  (sygn. II CSK 233/06,)

Zgody korporacyjne a reprezentacja

Poza opisanymi wyżej zasadami reprezentacji na prawo do działania wspólnika lub zarządu na zewnątrz spółki wpływa również sfera wewnętrzna działalności spółki. W niektórych przypadkach konieczne jest bowiem uzyskanie stosownych zgód korporacyjnych, które to dopiero będą upoważniać wspólnika lub zarząd do podjęcia danej czynności. Obowiązek uzyskania takiej zgody może natomiast wynikać zarówno z przepisów prawa jak i z umowy spółki czy jej statutu. Jako przykład można wskazać art. 230 ksh, zgodnie z którym w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego wymaga uchwały wspólników.

Jak należy traktować sytuację, w której czynności prawnej dokonał prawidłowo umocowany podmiot ale bez uzyskania zgody korporacyjnej?

W przypadku spółek kapitałowych  kwestii zgód korporacyjnych dotyka art. 17 § 1 ksh, zgodnie z którym jeżeli do dokonania czynności prawnej przez spółkę ustawa wymaga uchwały wspólników albo walnego zgromadzenia bądź rady nadzorczej, czynność prawna dokonana bez wymaganej uchwały jest nieważna. Zgoda może być wyrażona przed złożeniem oświadczenia przez spółkę albo po jego złożeniu, nie później jednak niż w terminie dwóch miesięcy od dnia złożenia oświadczenia przez spółkę. Potwierdzenie wyrażone po złożeniu oświadczenia ma moc wsteczną od chwili dokonania czynności prawnej.

Z kolei czynność prawna dokonana bez zgody właściwego organu spółki, wymaganej wyłącznie przez umowę spółki albo statut, jest ważna, jednakże nie wyklucza to odpowiedzialności członków zarządu wobec spółki z tytułu naruszenia umowy spółki albo statutu.

Ważne!
W spółkach kapitałowych ważność czynności zawartej bez zgody korporacyjnej zależy od tego czy wymóg zgody wynika z ustawy czy z umowy spółki lub jej statutu. W pierwszym przypadku czynność jest bezwzględnie nieważna, a w drugim wiąże się jedynie z odpowiedzialnością odszkodowawczą wobec spółki.

W przypadku spółek osobowych konieczność uzyskania zgody na dokonanie czynności zależy od tego czy dana czynność przekracza uprawnienia zwykłego zarządu. W sprawach przekraczających zakres zwykłych czynności spółki wymagana jest zgoda wszystkich wspólników, w tym także wspólników wyłączonych od prowadzenia spraw spółki. Inne zasady mogą zostać wprowadzone w umowie spółki. Jednocześnie za Sądem Apelacyjnym w Łodzi i jego wyrokiem z 10 grudnia 2013 roku należy powtórzyć, że zgoda wspólników spółki (…) na dokonanie czynności przekraczającej zwykły zakres czynności spółki dotyczy etapu podejmowania decyzji w ramach stosunków wewnętrznych, a nie dokonania samej czynności prawnej. Stanowi wewnętrzny akt organizacyjny. Dokonanie czynności bez zgody wspólników nie wpływa na jej ważność (sygn. I ACa 778/13). W przypadku spółek osobowych brak zgody spółki na podjęcie czynności prawnej przez wspólników uprawnionych do reprezentacji może spowodować wyłącznie odpowiedzialność odszkodowawczą lub ewentualnie mieć wpływ na stosunki pomiędzy wspólnikami oraz pomiędzy wspólnikami a spółką.