Poradnik Przedsiębiorcy

Jak zapłacić fakturę stosując mechanizm podzielonej płatności?

Mechanizm podzielonej płatności, inaczej split payment jest procedurą, z wykorzystaniem której nabywca dokonuje zapłaty za fakturę zakupu z wykorzystaniem specjalnego komunikatu przelewu. Możliwy jest on do stosowania w przypadku, gdy nabywca i sprzedawca mają rachunki firmowe z otwartym rachunkiem VAT (nie można z niego skorzystać w przypadku rachunków typu ROR – prywatnych). Przy zastosowaniu komunikatu przelewu bank przesyła środki na dwa rachunki bankowe sprzedawcy:

  • kwotę netto na rachunek rozliczeniowy,

  • kwotę VAT na rachunek VAT.

Sprawdźmy, jak zapłacić fakturę stosując mechanizm podzielonej płatności.

Obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności od listopada 2019 r.

Od lipca 2018 r. do końca października 2019 r. rozwiązanie to funkcjonowało w przepisach ustawy o VAT, niemniej jednak miało ono charakter dobrowolny, gdzie to nabywca decydował czy dokona płatności z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, czy też nie. Natomiast od 1 listopada 2019 roku split payment stał się obowiązkowy pod spełnieniem określonych warunków, które jasno precyzują przepisy ustawy o VAT w rozdziale 1a „Mechanizm podzielonej płatności”.

Obowiązkowy split payment od 1 listopada 2019 roku występuje, gdy łącznie zostaną spełnione następujące warunki:

  • minimum jedna pozycja faktury znajduje się w załączniku nr 15 ustawy o VAT tzw. towary i usługi „wrażliwe”,

  • wartość brutto sprzedaży wynosi co najmniej 15 000 zł (brutto – wartość całej faktury),

  • sprzedaż dokonywana jest między podatnikami tj. firma – firma (niezależnie czy nabywcą jest podatnik VAT czynny, czy zwolniony).

Należy pamiętać, że obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności zastąpił dotychczasową procedurę odwrotnego obciążenia dla towarów i usług „wrażliwych”.

Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 18a w przypadku obowiązkowego zastosowania split payment podatnik na swojej fakturze zamieszcza adnotację „mechanizm podzielonej płatności”.

jak zapłacić fakturę stosując mechanizm podzielonej płatności

Dobrowolne stosowanie mechanizmu podzielonej płatności przez nabywców

Jak wynika z ustawy o VAT, nabywca w dalszym ciągu może podjąć decyzję, że fakturę opłacić z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.

Art. 108a ust.1 ustawy o VAT
"Podatnicy, którzy otrzymali fakturę z wykazaną kwotą podatku, przy dokonywaniu płatności kwoty należności wynikającej z tej faktury mogą zastosować mechanizm podzielonej płatności".
Należy jednak pamiętać, że nie dotyczy to sytuacji, w których split payment jest obligatoryjny. Wówczas nabywca nie ma prawa wyboru. Obowiązkowo musi zapłacić fakturę, stosując mechanizm podzielonej płatności.

Jak zapłacić fakturę stosując mechanizm podzielonej płatności?

Płatności związane z transakcjami objętymi split payment można realizować jedynie za pośrednictwem firmowych rachunków bankowych (rachunki rozliczeniowe w bankach lub imienne rachunki w SKOK-ach). Co ważne, rachunki te po zgłoszeniu widnieją na tzw. białej liście podatników VAT. Dlatego też sprzedawcy, którzy są zobligowani przepisami ustawy o VAT do stosowania obowiązkowego split payment, muszą pamiętać o ich posiadaniu, by móc przyjąć przelew w wymagany sposób – w split paymencie.

W celu weryfikacji kontrahenta należy skorzystać z ogólnodostępnego wykazu podatników VAT. Gdy numer bankowy kontrahenta w nim widnieje, wówczas można dokonać zapłaty za fakturę zakupu z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności. Mamy wtedy pewność, że jest to rachunek sprzedawcy związany z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz został przez niego zgłoszony organom skarbowym.

Jeżeli nabywca zleci wykonanie przelewu z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności na rachunek osobisty (ROR) sprzedawcy, wówczas przelew wróci na jego rachunek.
Należy pamiętać, że nabywca nie musi mieć informacji o dwóch rachunkach bankowych sprzedawcy tj. o rachunku podstawowym oraz o rachunku VAT. Płatność w ramach mechanizmu podzielonej płatności odbywa się w ramach jednego przelewu. Wynika to z faktu, że banki w zakresie tym wykorzystują specjalne komunikaty przelewów, gdzie podczas dokonywania przelewu określa chęć z korzystania z takiego rozwiązania i wprowadza odpowiednie informacje jak np. kwota brutto, kwota podatku VAT, NIP sprzedawcy czy numer faktury. Wówczas na podstawie tych informacji bank dokonuje prawidłowego rozksięgowania środków. W konsekwencji kwota netto trafia na rachunek rozliczeniowy, natomiast VAT wpływa na rachunek VAT.
Środki zgromadzone na koncie VAT nie są własnością organów skarbowych. W dalszym ciągu należą one do podatnika. Niemniej jednak możliwości rozdysponowania tych środków są ograniczone, o czym więcej: Co można płacić z konta VAT?

Przykład 1.

Pan Jan prowadzący działalność gospodarczą otrzymał 10 grudnia 2020 roku fakturę zakupu o numerze 231/11/2020 od spółki XXX (NIP: 1111111111) z adnotacją „mechanizm podzielonej płatności”. Wartości, jakie zawierała faktura:

kwota netto: 16 500 zł

kwota podatku VAT: 3 795 zł

kwota brutto: 20 295 zł

W związku z powyższym wynika, że nabywca ma obowiązek dokonania płatności stosując split payment. Podczas zlecania przelewu będzie zobligowany do podania następujących informacji:

  • NIP sprzedawcy: 1111111111,

  • numer faktury: 231/11/2019,

  • kwota brutto: 20.295 zł,

  • kwota VAT: 3.795 zł.

W konsekwencji spółka XXX otrzyma kwotę:

  • 16.500 zł na rachunek rozliczeniowy (tymi środkami firma będzie mogła dysponować w sposób dowolny),

  • 3.795 zł na rachunek VAT (dostęp do tych środków jest ograniczony – mogą zostać wykorzystane co do zasady na ściśle określone cele).

Jak zapłacić fakturę stosując mechanizm podzielonej płatności w systemie wFirma.pl?

System księgowości online – wFirma.pl umożliwia realizację płatności faktur zakupu z zastosowaniem split payment.

W zakładce WYDATKI » KSIĘGOWANIE użytkownik może wygenerować plik eksportowy do banku. Po zaznaczeniu wydatków w górnym menu należy wybrać opcję EKSPORTUJ DO BANKU » SPLIT PAYMENT. Następnie pojawi się nowe okno, w którym należy wybrać numer rachunku nadawcy oraz bank. Więcej na ten temat: Przelew split payment w systemie wfirma.pl

Jak zapłacić fakturę stosując mechanizm podzielonej płatności