Pracodawca, organizując pracę zatrudnianych osób, ma prawo podejmować różnego rodzaju decyzje zarządcze. Należą do nich decyzje dotyczące udzielania urlopów wypoczynkowych. Niekiedy mogą być one niezgodne z oczekiwaniami pracowników jak np. odmowa udzielenia urlopu w określonym terminie.
Udzielenie urlopu wypoczynkowego – decyzja pracodawcy
Pracownikowi przysługuje prawo do:
- corocznego,
- nieprzerwanego,
- płatnego
– urlopu wypoczynkowego, którego pracownik nie może się zrzec (art. 152 Kodeksu pracy).
Na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej 1 część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162 kp)
Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Przy udzielaniu urlopu 1 dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy, chyba że pracownika obowiązuje dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, niższa niż 8 godzin. Udzielenie pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne jedynie w przypadku gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop (art. 1542 kp).
Udzielenie urlopu jest zawsze czynnością/decyzją pracodawcy – nie wystarczy samo złożenie przez pracownika wniosku o udzielenie urlopu.
„[…] podmiotem kreującym zaistnienie urlopu wypoczynkowego pozostaje […] pracodawca. Znaczy to tyle, że pracownik nie może korzystać z tego prawa bez jego udzielenia. […] Prawodawca nie przesądza formy, w jakiej akt pracodawcy ma nastąpić. Oczywiste jednak jest, że udzielenie urlopu może nastąpić pisemnie, ustnie, a także w sposób dorozumiany”.
„[…] każdy urlop, także tzw. urlop na żądanie, może być rozpoczęty wówczas, gdy istnieje w tym zakresie pozytywna decyzja pracodawcy, zakomunikowana pracownikowi. Czym innym jest bowiem samo prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego (w każdej postaci) i obowiązek pracodawcy umożliwienia wykonywania tego uprawnienia w określonym roku kalendarzowym, a czym innym – kwestia indywidualizacji okresu skorzystania z tego prawa. Odpowiednia, pozytywna decyzja pracodawcy umożliwia i warunkuje jednocześnie korzystanie przez pracownika z określonej przez niego formy urlopu, urlopu ogólnego i tzw. urlopu na żądanie. […] udzielenie urlopu jest jednostronną czynnością pracodawcy zwalniającą pracownika z obowiązku świadczenia pracy i usprawiedliwiającą jego nieobecność w pracy”.
Plan urlopów
Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów ustalonym przez pracodawcę, który bierze pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 1672 kp, czyli tzw. urlopu na żądanie, który jest urlopem udzielanym w szczególnym trybie, określonym we wspomnianym przepisie. Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 163 § 1 i 3 kp).
Zakomunikowanie pracownikom planu urlopów, w którym pracodawca wskazał dni, w jakich przewiduje się korzystanie przez poszczególnych pracowników z urlopu, można uznać za decyzję pracodawcy o udzieleniu urlopów we wspomnianych terminach. Zatem – jak uznał Skład Siedmiu Sędziów Sądu Najwyższego – Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych, w Uchwale z dnia 6 marca 1980 roku (V PZP 7/79kk) – nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego, jeżeli plan urlopu został podany do wiadomości pracownika w sposób przyjęty w zakładzie pracy. Plan urlopów jest wiążący dla obu stron stosunku pracy. Odrębne dokumentowanie faktu udzielenia pracownikowi urlopu, którego termin określono wcześniej w planie urlopów, może mieć jedynie charakter porządkowy.
Odmowa udzielenia zaplanowanego urlopu
Odmowa udzielenia urlopu w terminie określonym w planie urlopów może nastąpić jedynie w uzasadnionych przypadkach. Zgodnie z art. 164 § 2 kp przesunięcie terminu urlopu jest dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.
Przykład 1.
Pracodawca na początku roku ustalił w planie urlopów, że pracownik zatrudniony na stanowisku przedstawiciela handlowego będzie korzystał z urlopu m.in. od 1 do 30 czerwca. W maju pracodawca powziął wiadomość, że jego ważny klient, za którego obsługę odpowiada wspomniany pracownik, chce w czerwcu podjąć negocjacje w celu zawarcia kontraktu, przy czym nie jest zainteresowany ich opóźnieniem. W związku z tym pracodawca poinformował pracownika, że jego zaplanowany urlop ulega przesunięciu. Swoją decyzję pracodawca oparł na tym, że nieobecność pracownika w trakcie negocjacji spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy, gdyż pracownik na bieżąco odpowiadał za kontakty ze wspomnianym klientem i jako jedyny miał informacje o kluczowym znaczeniu dla powodzenia negocjacji. Strony stosunku pracy uzgodniły w związku z tym, że urlop zostanie wykorzystany we wrześniu.
Pracodawca może również odwołać pracownika z urlopu, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu (art. 167 kp).
Odmowa udzielenia urlopu nieplanowanego
W myśl art. 163 § 11 kp pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, może podjąć decyzję o nieustaleniu planu urlopów samodzielnie. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.
W takich przypadkach w praktyce pracownik składa wniosek o udzielenie urlopu w określonych dniach, a pracodawca podejmuje decyzję w tej sprawie, biorąc pod uwagę konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Wniosek pracownika może zostać przez pracodawcę rozpatrzony pozytywnie, poprzez wydanie zgody na urlop, albo negatywnie, poprzez odmowę jego udzielenia. Jeżeli pracodawca nie informuje pracownika o swojej decyzji, jego milczenia w tym przypadku nie można uznać za zgodę na wzięcie urlopu.
Urlop na żądanie
Oprócz udzielania urlopu na podstawie planu urlopów oraz na wniosek (gdy plan urlopów nie jest przez pracodawcę ustalony), kp przewiduje udzielanie urlopu w szczególnym trybie jako tzw. urlopu na żądanie. Jak stanowi art. 1672 kp, pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Z treści tego przepisu wynika, że pracodawca w zasadzie nie ma tu swobody decyzji, gdyż jest zobowiązany do udzielenia urlopu. Niemniej jednak i w takim przypadku decyzja o udzieleniu urlopu na żądanie powinna zostać zakomunikowana pracownikowi przez pracodawcę. Ewentualne milczenie pracodawcy należy tu rozumieć jako zgodę na ten urlop, a więc inaczej niż w przypadku rozpatrywania wniosku o udzielenie urlopu w trybie zwykłym (nie na podstawie art. 1672 kp).
„Urlop na żądanie można zgłosić pracodawcy w dowolnej formie. Milczenie pracodawcy oznacza zgodę”.
Istnieją jednak wyjątkowe przypadki, w których pracodawca ma prawo odmówić udzielenia urlopu na żądanie. Jak wskazano w wyroku Sądu Najwyższego – Izba Karna z 7 listopada 2013 roku (SNO 29/13), obowiązek udzielenia pracownikowi „urlopu na żądanie” na podstawie art. 1672 kp nie oznacza bezwzględnego charakteru tego obowiązku. Pracodawca może bowiem odmówić udzielenia takiego urlopu ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że zasługujący na ochronę wyjątkowy interes pracodawcy wymagałby obecności danego pracownika w pracy w okresie określonym w żądaniu udzielenia urlopu.
Podsumowując, pracodawca decyduje o tym, kiedy pracownik będzie korzystał z urlopu wypoczynkowego, ustalając plan urlopów i rozpatrując indywidualne wnioski urlopowe (w tym żądanie udzielenia urlopu w trybie art. 1672 kp). Pracodawca ma prawo odmówić udzielenia urlopu w danym terminie. Największą swobodę decydowania ma on przy rozpatrywaniu indywidualnych wniosków urlopowych składanych w zwykłym trybie. Możliwości odmowy udzielenia urlopu ujętego w planie urlopów lub urlopu na żądanie uzależnione są od występowania dostatecznych przyczyn, które taką odmowę mogłyby uzasadnić.
