Poradnik Przedsiębiorcy

Rozliczenie należności za krajowe podróże służbowe

Jakie należności za podróże służbowe?

Każdemu pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługują określone należności na pokrycie kosztów związanych z delegacją. Od 1 marca 2013 roku do ustalenia wysokości oraz warunków należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej związanych z podróżą służbową w kraju lub poza jego granicami stosuje się rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w tej właśnie sprawie (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

Warto zaznaczyć, iż prawo pracy zezwala pracodawcom nienależącym do państwowej sfery budżetowej na w miarę swobodne ustalanie zasad, dotyczących należności związanych z podróżą służbową. Postanowienia te zawiera się w:

  • regulaminie wynagradzania,

  • układzie zbiorowym pracy,

  • gdy w zakładzie pracy nie ma obowiązku wprowadzanie takich przepisów - w umowie o pracę.

Należności w krajowych podróżach służbowych

Dieta

Jest to kwota przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży, należna pracownikowi odbywającemu z polecenia pracodawcy podróż służbową na terenie kraju w ramach wykonywanej pracy. Jej wysokość zależy od wielu czynników. Przy podróży krajowej to równowartość kwoty 30 zł.

Diety przysługują w zależności od tego, ile trwała dana podróż służbowa. W rozporządzeniu przedstawia się to następująco:

  1. W przypadku podróży krajowej krótszej niż doba, trwającej:

  • mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,

  • od 8 do 12 godzin - należy się 50% diety,

  • ponad 12 godzin - dieta należna jest w pełnej wysokości.

  1. Za podróż krajową, dłuższą niż doba, która trwa:

  • do 8 godzin - przysługuje połowa diety

  • powyżej 8 godzin - dieta przysługuje w pełnej wysokości.

Ważne!

Czas trwania podróży służbowej oblicza się od wyjazdu do momentu powrotu z delegacji.

Bywają sytuacje, w których pracownik nie ma prawa do diety. Dzieje się tak, gdy zapewniono mu całodzienne, bezpłatne wyżywienie, czyli co najmniej trzy posiłki. Osobie zatrudnionej dieta nie przysługuje także, gdy wykorzystała dzień wolny od pracy na powrót do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu.

Rozporządzenie z MPiPS podaje sposób zmniejszenia należnej diety w przypadku, gdy pracownik miał zapewnione bezpłatne wyżywienie. Zgodnie z par. 7 ust. 4 kwotę diety zmniejsza się o koszt otrzymanego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  • śniadanie – 25% diety,

  • obiad – 50% diety,

  • kolacja – o 25% diety.

Nocleg

Przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych przewidują dla pracownika zwrot kosztów noclegu w hotelu lub innym obiekcie świadczącym takie usługi. Wysokość poniesionych kosztów powinna być potwierdzona rachunkiem lub fakturą, jednak do kwoty nieprzekraczającej dwudziestokrotności stawki diety, a więc 600 zł za dobę hotelową. Osobie, której nie został zapewniony nocleg, oraz takiej, która nie przedłożyła pracodawcy odpowiedniego dokumentu, przysługuje zwrot formie ryczałtu. Jego wysokość to 150% diety dziennej, czyli 45 zł. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy trwał on co najmniej 6 godzin między godzinami 21 a 7. Co ciekawe, prawo do ryczałtu za nocleg ma również pracownik, który podróżuje samochodem wyposażonym w kabinę do spania.

Ważne!

Należy zaznaczyć, że przedsiębiorcy przy rozliczaniu swoich podróży nie mogą korzystać z ryczałtu, ponieważ do kosztów podatkowych można zaliczyć wyłącznie rzeczywiste wydatki poniesione na zapewnienie noclegu.

Dojazd

Pracodawca określa środek transportu, jakim pracownik będzie się poruszać podczas podróży służbowej. Może to być:

  • pociąg,

  • samochód,

  • statek,

  • autobus,

  • samolot.

Jeżeli pracownik bez żadnego uzasadnienia zmieni środek transportu, pracodawca nie ma obowiązku zwracać mu kosztów przejazdu.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów dojazdu w wysokości przedstawionej na rachunku lub w postaci ryczałtu – 20 proc. diety, czyli 6 zł za każdą rozpoczętą dobę podróży. Jednakże prawo do ryczałtu przysługuje tylko w razie korzystania ze środków komunikacji miejskiej.

Ważne!

Ryczałt nie przysługuje osobom prowadzącym działalność gospodarczą oraz pracownikowi, który nie poniósł żadnych kosztów dojazdu.

Ponadto, do należności za dojazd nie ma prawa pracownik, który odbywa podróż samochodem służbowym. Wyjątek od tego stanowi sytuacja, gdy w czasie podróży osoba taka z własnych środków kupuje paliwo - wówczas zostaną mu zwrócone pieniądze przeznaczone na ten wydatek.

Ważne!

Jeśli  pomimo odbywania podróży samochodem służbowym, pracownik korzystał ze środków komunikacji miejskiej, pracodawca ma obowiązek wypłacić mu ryczałt lub zwrócić faktycznie poniesione wydatki przedstawione na podstawie np. biletów.

Pracownik ma prawo do zwrotu kosztów dojazdu również w dniu wolnym od pracy, do miejsca stałego lub czasowego pobytu i z powrotem, jeśli w podróży służbowej jest minimum 10 dni, ale tylko tym środkiem transportu, który wyznaczył pracodawca.

Pracodawca może również wyrazić zgodę na przejazd środkiem transportu należącym do pracownika. Wówczas należności oblicza się według przepisów dotyczących warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. W takim przypadku ustala się stawkę kwotową za 1 kilometr przebiegu. Należność wypłacana jest w postaci iloczynu faktycznie przejechanych kilometrów oraz obowiązującej w tym czasie stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Stawki te wynoszą odpowiednio:

  • dla samochodów osobowych o pojemności do 900 cm3 – 0,5214 zł

  • dla samochodów osobowych o pojemności ponad 900 cm3 – 0,8358 zł;

  • dla motocykli – 0,2302 zł;

  • dla motorowerów – 0,1382 zł.

Należności za inne wydatki

Do innych wydatków zalicza się opłaty za m.in.:

  • bilety wstępu na targi,

  • parkingi,

  • udział w konferencjach,

  • za korzystanie z łącza internetowego,

  • przejazdy autostradą,

  • wynajem samochodu,

  • zakup materiałów szkoleniowych.

W związku z tym, że wydatki takie nie są limitowane, przysługuje od nich zwrot w wysokości faktycznie poniesionej. Musi jednak zostać spełniony określony warunek - dany wydatek jest zgodny z celem delegacji i został odpowiednio udokumentowany oraz zaakceptowany przez pracodawcę.

Zaliczki

Czasami zdarza się tak, że pracownik otrzymuje od pracodawcy zaliczkę na przewidywane koszty podróży służbowej. Aby zaliczka została wypłacona, powinien on złożyć odpowiedni wniosek. W takim przypadku po powrocie z delegacji w ciągu 14 dni zatrudniony jest zobowiązany do rozliczenia się z zaliczki – musi przedstawić szczegółowe zestawienie wydatków.

Krajowe podróże służbowe a kwestia podatków

Podróż służbowa jako koszt pracodawcy

Należności wypłacane pracownikom z tytułu podróży służbowej stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodu firmy, nawet jeśli świadczenia te z jednym wyjątkiem przekraczają limity określone w rozporządzeniach. Przy ich opodatkowaniu pracodawca korzysta z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wyżej wspomniany wyjątek to wydatek, który przekroczył limit stawek za jeden kilometr dla danej pojemności pojazdu, poniesiony w związku z podróżą prywatnym samochodem pracownika. Jeżeli nie przekroczono limitu, pracownik, aby zaliczyć ten wydatek do kosztów podatkowych pracodawcy, musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Zwrot kosztów podróży służbowej przychodem pracownika?

Natomiast dla pracowników odbywających podróż służbową zwrot kosztów z tytułu tej podróży stanowi przychód ze stosunku pracy, niepodlegający opodatkowaniu. Dzieje się tak, ponieważ należności takie nie mają charakteru przysporzenia majątkowego. Jednak sytuacja odwraca się, gdy diety i inne należności są wypłacane pracownikowi nienależnie lub ponad limit. Przykładem tego może być sytuacja, gdy osoba wysłana w delegację otrzymuje dietę za dzień, w którym korzysta z całodziennego, bezpłatnego wyżywienia. W takiej sytuacji po stronie pracownika powstaje przysporzenie majątkowe z tytułu niesłusznie otrzymanego świadczenia i od takiego przychodu należy naliczyć podatek.

Kiedy dieta jest zwolniona z naliczania składek i opodatkowania?

Zwolnieniu z opodatkowania podlegają diety oraz inne należności do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach dotyczących wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Natomiast zwracanie pracownikom wydatków na posiłki w delegacji w wysokości przekraczającej kwotę należnej diety wiąże się z koniecznością naliczenia od nadwyżki należności podatkowo-składkowych.

Ważne!

Zwolnieniu z opodatkowania podlega również przychód wynikający z wartości zapewnionego i opłaconego przez pracodawcę wyżywienia dla delegowanych osób.

Pracownik w czasie delegacji może skorzystać także z taksówki. W takim przypadku zwrot kwot wydatkowych na ten środek transportu podlega zwolnieniu z opodatkowania w pełnej wysokości, pod warunkiem uzyskania na przejazd zgody pracodawcy i oczywiście właściwego udokumentowania wydatku, np. rachunkiem.

Podróże służbowe przedsiębiorcy

Osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą zaliczyć wydatki związane z podróżą służbową do kosztów podatkowych tylko w przypadku,  gdy:

  • ich poniesienie ma wpływ na uzyskanie przychodu,

  • nie są zawarte w katalogu wydatków niebędących kosztami.

W odniesieniu do kosztów ryczałtowych przepisy podatkowe pozwalają na zaliczanie do kosztów uzyskania przychodu wyłącznie tych uwzględniających diety za czas podróży, w wysokości przewidzianej w przepisach. Pozostałe należności o charakterze ryczałtowym nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu. W związku z tym wszelkie inne wydatki, poza dietami muszą być odpowiednio udokumentowane, np. za pomocą rachunku lub faktury. Ponadto przedsiębiorca musi udowodnić, że odbyte przez niego podróże służbowe mogą mieć lub mają wpływ na efekty prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Co więcej, osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą zaliczyć do kosztów również wszelkie wydatki poniesione w trakcie podróży służbowej związane z samochodem osobowym, który jest elementem majątku trwałego pod warunkiem, że są one  odpowiednio udokumentowane.

Ważne!

Jeżeli pojazd nie jest wprowadzony do działalności jako środek trwały, przy rozliczaniu podróży służbowej należy uwzględnić stawkę kilometrową. Wtedy koszty  eksploatacji samochodu będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów tylko do wysokości wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu. W celu ustalenia faktycznego przebiegu pojazdu przedsiębiorca zobowiązany jest do założenia ewidencji przebiegu.