Poradnik Przedsiębiorcy

Rozliczenie należności za krajowe podróże służbowe

Jakie należności za podróże służbowe?

Każdemu pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługują określone należności na pokrycie kosztów związanych z delegacją. Od 1 marca 2013 roku do ustalenia wysokości oraz warunków należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej związanych z podróżą służbową w kraju lub poza jego granicami stosuje się rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w tej właśnie sprawie (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

Warto zaznaczyć, iż prawo pracy zezwala pracodawcom nienależącym do państwowej sfery budżetowej na w miarę swobodne ustalanie zasad, dotyczących należności związanych z podróżą służbową. Postanowienia te zawiera się w:

  • regulaminie wynagradzania,

  • układzie zbiorowym pracy,

  • gdy w zakładzie pracy nie ma obowiązku wprowadzanie takich przepisów - w umowie o pracę.

Należności w krajowych podróżach służbowych

Dieta

Jest to kwota przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży, należna pracownikowi odbywającemu z polecenia pracodawcy podróż służbową na terenie kraju w ramach wykonywanej pracy. Jej wysokość zależy od wielu czynników. Przy podróży krajowej to równowartość kwoty 30 zł.

Diety przysługują w zależności od tego, ile trwała dana podróż służbowa. W rozporządzeniu przedstawia się to następująco:

  1. W przypadku podróży krajowej krótszej niż doba, trwającej:

  • mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,

  • od 8 do 12 godzin - należy się 50% diety,

  • ponad 12 godzin - dieta należna jest w pełnej wysokości.

  1. Za podróż krajową, dłuższą niż doba, która trwa:

  • do 8 godzin - przysługuje połowa diety

  • powyżej 8 godzin - dieta przysługuje w pełnej wysokości.

Ważne!

Czas trwania podróży służbowej oblicza się od wyjazdu do momentu powrotu z delegacji.

Bywają sytuacje, w których pracownik nie ma prawa do diety. Dzieje się tak, gdy zapewniono mu całodzienne, bezpłatne wyżywienie, czyli co najmniej trzy posiłki. Osobie zatrudnionej dieta nie przysługuje także, gdy wykorzystała dzień wolny od pracy na powrót do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu.

Rozporządzenie z MPiPS podaje sposób zmniejszenia należnej diety w przypadku, gdy pracownik miał zapewnione bezpłatne wyżywienie. Zgodnie z par. 7 ust. 4 kwotę diety zmniejsza się o koszt otrzymanego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  • śniadanie – 25% diety,

  • obiad – 50% diety,

  • kolacja – o 25% diety.

Nocleg

Przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych przewidują dla pracownika zwrot kosztów noclegu w hotelu lub innym obiekcie świadczącym takie usługi. Wysokość poniesionych kosztów powinna być potwierdzona rachunkiem lub fakturą, jednak do kwoty nieprzekraczającej dwudziestokrotności stawki diety, a więc 600 zł za dobę hotelową. Osobie, której nie został zapewniony nocleg, oraz takiej, która nie przedłożyła pracodawcy odpowiedniego dokumentu, przysługuje zwrot formie ryczałtu. Jego wysokość to 150% diety dziennej, czyli 45 zł. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy trwał on co najmniej 6 godzin między godzinami 21 a 7. Co ciekawe, prawo do ryczałtu za nocleg ma również pracownik, który podróżuje samochodem wyposażonym w kabinę do spania.

Ważne!

Należy zaznaczyć, że przedsiębiorcy przy rozliczaniu swoich podróży nie mogą korzystać z ryczałtu, ponieważ do kosztów podatkowych można zaliczyć wyłącznie rzeczywiste wydatki poniesione na zapewnienie noclegu.

Dojazd

Pracodawca określa środek transportu, jakim pracownik będzie się poruszać podczas podróży służbowej. Może to być:

  • pociąg,

  • samochód,

  • statek,

  • autobus,

  • samolot.

Jeżeli pracownik bez żadnego uzasadnienia zmieni środek transportu, pracodawca nie ma obowiązku zwracać mu kosztów przejazdu.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów dojazdu w wysokości przedstawionej na rachunku lub w postaci ryczałtu – 20 proc. diety, czyli 6 zł za każdą rozpoczętą dobę podróży. Jednakże prawo do ryczałtu przysługuje tylko w razie korzystania ze środków komunikacji miejskiej.