W związku z niestabilną sytuacją w Ukrainie obywatele tego kraju zatrudnieni w Polsce zmuszeni są do stosunkowo częstego przemieszczania się między oboma państwami, co skutkuje okresową niemożliwością świadczenia pracy. Na gruncie polskiego prawa istnieją rozwiązania pozwalające uznać takie usprawiedliwianie nieobecności w pracy za prawidłowe.
Status pracowniczy obywatela Ukrainy
Zgodnie z art. 2 Kodeksu pracy pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.
Wspomniany przepis nie zawiera zastrzeżenia, iż pracownikiem może być tylko osoba posiadająca obywatelstwo polskie. Tak więc cudzoziemiec – w szczególności obywatel Ukrainy – jest również pracownikiem, jeżeli został zatrudniony w warunkach opisanych w art. 2 Kodeksu pracy, a w konsekwencji jego stosunek pracy podlega regulacjom polskiego prawa pracy.
Pracownik będący obywatelem Ukrainy, jak każdy pracownik, zobowiązany jest do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, za wynagrodzeniem (art. 22 § 1 Kodeksu pracy). Podstawowym warunkiem wywiązywania się przez pracownika z tych obowiązków jest jego obecność w pracy i pozostawanie w dyspozycji pracodawcy.
Szczególne okoliczności zatrudnienia obywateli Ukrainy
W związku z toczącą się wojną Rosji z Ukrainą zatrudnieni w Polsce pracownicy będący obywatelami Ukrainy zmuszeni są z różnych powodów (osobistych, rodzinnych, życiowych) do odbywania podróży na teren swojego kraju. Niejednokrotnie są to wyjazdy, których okresu trwania nie można dokładnie przewidzieć, a ich potrzeba pojawia się nierzadko niespodziewanie i jest pilna. Wobec faktu, iż podróży do Ukrainy często nie można dokładnie zaplanować, pojawiają się komplikacje związane z organizacją pracy u pracodawców zatrudniających wspomniane osoby, wymagające wdrażania różnych rozwiązań pozwalających zachować płynność procesu pracy. W szczególności należy mieć na uwadze okoliczność, iż mężczyźni w wieku poborowym po przybyciu na teren Ukrainy mogą podlegać mobilizacji, co znacznie odsunie w czasie ich powrót do pracy w Polsce. Pracodawcy, którzy – mając na względzie wspomnianą sytuację nadzwyczajną (wojenną) – chcą kontynuować zatrudnienie obywateli Ukrainy również w czasie ich nieobecności, mogą skorzystać z pewnych rozwiązań przewidzianych w polskim prawie pracy.
Usprawiedliwianie nieobecności w pracy
Aby pracownik nie spotkał się z zarzutem niewywiązywania się z jego podstawowego obowiązku, jakim jest świadczenie pracy, może swoją nieobecność usprawiedliwić. Zgodnie z § 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. z 2014 r. poz. 1632 ze zm.) przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są:
zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także
inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.
Do zdarzeń i okoliczności usprawiedliwiających nieobecność w pracy zaliczają się m.in.:
- choroba pracownika;
- odosobnienie pracownika z przyczyn przewidzianych przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych;
- konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do których dziecko uczęszcza;
- choroba niani, z którą rodzice mają zawartą umowę uaktywniającą, o której mowa w Ustawie z dnia 4 lutego 2011 roku o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz.U. z 2013 r. poz. 1457), lub dziennego opiekuna, sprawujących opiekę nad dzieckiem;
- imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia – w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami;
- odbycie przez pracownika podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.
Jak wyżej wskazano, pracodawca ma również możliwość uznania różnych niewymienionych w przepisach przypadków za usprawiedliwiające nieobecność w pracy. W odniesieniu do pracowników będących obywatelami Ukrainy ma to istotne znaczenie, gdyż wskazywane przez nich przypadki niemożności wykonywania pracy nierzadko trudno będzie zakwalifikować jako sytuacje wprost przewidziane w przepisach.
Należy pamiętać, że pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli jest ona z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia. W razie zaistnienia sytuacji uniemożliwiających stawienie się do pracy pracownik jest zobligowany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Jeżeli przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego (§ 2 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy).
Niektóre możliwości wykorzystania instytucji unormowanych w Kodeksie pracy
Do przypadków nieobecności pracownika w pracy strony stosunku pracy mogą zastosować przepisy o urlopach wypoczynkowych. Jego wymiar w ujęciu rocznym wynosi dla pracownika pełnoetatowego:
- 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;
- 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.
Do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo do urlopu i jego wymiar, wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy. W przypadku jednoczesnego pozostawania w dwóch lub więcej stosunkach pracy wliczeniu podlega także okres poprzedniego niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy. Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się także niektóre okresy nauki (art. 154 § 1, art. 154.1, art. 155 Kodeksu pracy).
W nagłych przypadkach przydatnym rozwiązaniem może być skorzystanie przez pracownika z tzw. urlopu na żądanie, zgodnie z art. 167.2 Kodeksu pracy, który stanowi, iż pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia.
Inną możliwością jest udzielenie pracownikowi urlopu bezpłatnego. Jest on udzielany na pisemny wniosek pracownika, przy czym pracodawca nie jest zobligowany odnieść się do tego wniosku pozytywnie (chyba że taki obowiązek przewidziano w przepisach szczególnych). Przy udzielaniu urlopu bezpłatnego dłuższego niż 3 miesiące strony mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn (art. 174 Kodeksu pracy). Urlop bezpłatny, inaczej niż urlop wypoczynkowy, nie jest limitowany pod względem długości jego trwania. Może być zatem rozwiązaniem, z którego strony stosunku pracy będą korzystać w przypadkach przedłużającej się nieobecności pracownika.
Pracodawca może również w danym okresie jednostronnie zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy. W takim przypadku pracownik za okres nieświadczenia pracy zachowuje prawo do wynagrodzenia. Wprawdzie Kodeks pracy wspomina jedynie o zwolnieniu pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia umowy o pracę (art. 362 Kodeksu pracy), jednak analogiczne rozwiązanie można – jak się wydaje – zastosować również w trakcie trwania stosunku pracy, poza okresem wypowiedzenia.
W zaprezentowanych wyżej ramach prawnych pracodawca i zatrudnieni u niego obywatele Ukrainy mogą kształtować wzajemne relacje, jako strony stosunków pracy, szukając takich konkretnych rozwiązań, które z jednej strony nie będą w poważnym stopniu naruszać interesu pracodawcy, a z drugiej – w miarę możliwości – będą nakierowane na kontynuowanie zatrudnienia wspomnianych pracowników pomimo przerw w świadczeniu pracy spowodowanych wyjazdami.
