Poradnik Przedsiębiorcy

Przekazanie towarów - darowizna, reklama, potrzeby firmy

Zakupione przez przedsiębiorcę towary handlowe mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Wydatek powinien zostać wpisany do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, od razu po zakupie, najpóźniej przed przekazaniem towarów do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Co się stanie, jeśli podatnik zechce zmienić cel wykorzystania towaru handlowego? Czy możliwe jest przekazanie towarów handlowych na inne cele? Dowiesz się po przeczytaniu naszego poradnika.

Czym są towary handlowe?

Towarami handlowymi są środki przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzetworzonym oraz produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej. Zakup towarów handlowych należy odnotować w KPiR (w kolumnie 10. - “zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych”) oraz wykazać w spisie z natury na koniec roku. Jako udokumentowanie transakcji posłużyć mogą: faktury, rachunki oraz dokumenty celne. Kupno towaru handlowego od osoby fizycznej może poświadczyć umowa sprzedaży. W sytuacji, gdy przedsiębiorca najpierw otrzyma towar a dopiero później fakturę, musi on sporządzić opis zakupionego towaru handlowego, który powinien zawierać:

  • dane i adres dostawcy towaru handlowego,

  • ilość i rodzaj zakupionych towarów,

  • cenę jednostkową,

  • wartość zakupionego towaru,

  • datę i podpis osoby, która przyjęła towar.

Opis ten będzie stanowił podstawę do sporządzenia wpisu w KPiR. W momencie otrzymania faktury przedsiębiorca powinien dołączyć do niej sporządzony wcześniej wpis i przechowywać razem.

Przekazanie towarów handlowych na inne cele

Zgodnie z definicją towary handlowe powinny zostać sprzedane w niezmienionej formie przez przedsiębiorcę. Czasami zdarza się jednak, że podatnik decyduje się na wykorzystanie zakupionych towarów handlowych we własnej działalności lub w innych celach. Rozwiązanie takie jest możliwe, należy jednak pamiętać o właściwym skorygowaniu zapisów w KPiR. Najczęściej zdarza się, że towary handlowe wykorzystywane są przez przedsiębiorcę we własnej działalności gospodarczej lub w celach reklamowych. Zdarza się także, że podatnik decyduje się na przekazanie ich w formie darowizny. Warto dowiedzieć się, w jaki sposób poprawnie odnotować te działania w KPiR i czy powodują one konsekwencje podatkowe dla przedsiębiorcy.

Przekazanie towarów handlowych na cele firmowe

Aby móc wykorzystać zakupione towary handlowe w celach firmowych, należy dokonać korekty wpisu w KPiR. Wydatek powinien zostać przesunięty z kolumny 10. do 13. - “Inne wydatki związane z działalnością gospodarczą”. Przekwalifikowanie środka powinno być udokumentowane protokołem przekazania towarów handlowych na potrzeby firmy, który powinien składać się z następujących elementów:

  • numeru dokumentu,

  • opisu zdarzenia,

  • daty,

  • nazwy przekazywanego towaru,

  • wartości przekazywanego towaru.

Warto pamiętać, że przekazanie towarów handlowych na potrzeby prowadzonej działalności nie powoduje konieczności korekty VAT naliczonego przez przedsiębiorcę w momencie ich zakupu.

Przekazanie towarów handlowych na cele reklamowe

Tak samo, jak w przypadku chęci wykorzystania towarów handlowych w celach firmowych, przedsiębiorca, który chce wykorzystać zakupione towary handlowe w celach reklamowych, powinien dokonać przesunięcia wydatków z kolumny 10. do 13. Także w tym przypadku podstawą korekty wpisu będzie dokument wewnętrzny sporządzony w momencie przekwalifikowania wydatków.

Przekazanie towarów handlowych w formie darowizny

Darowizny nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu. Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na nieodpłatne przekazanie swoich towarów handlowych, będzie musiał wyksięgować je z kolumny 10. KPiR. Wartość towarów handlowych przedsiębiorca określi zgodnie z ceną zakupu (czynny podatnik VAT bierze pod uwagę cenę netto, bierny brutto).

Darowiznę należy udokumentować na podstawie umowy darowizny zawartej na piśmie pomiędzy darczyńcą a obdarowanym. Dokument powinien zawierać przynajmniej:

  • datę i miejsce sporządzenia,

  • określenie stron umowy (imiona, nazwiska, adresy, numery seryjne dowodów tożsamości),

  • określenie przedmiotu darowizny wraz z ilością przekazanych towarów,

  • oświadczenie obdarowanego o przyjęciu darowizny,

  • określenie strony, która ponosi koszty zawarcia umowy,

  • podpisy stron.

Wartość darowizny ustala się na podstawie cen przekazywanych towarów handlowych. Jeśli darowizna nie następuje od razu w momencie sporządzenia umowy, w dokumencie powinna znaleźć się data przekazania towarów na rzecz obdarowanego. Obdarowany natomiast zobligowany jest do wystawienia oświadczenia o przyjęciu darowizny.