Podmioty prowadzące działalność gospodarczą mają obowiązek wyliczania wszelkiego rodzaju zobowiązań podatkowych oraz przechowywania dokumentacji księgowej na wypadek kontroli. Jak powinno wyglądać zamykanie okresu rozliczeniowego? Jakie deklaracje sporządzić? W jakim terminie należy opłacić podatek? Jakie dokumenty przygotować, by prawidłowo zamknąć okres rozliczeniowy? Wyjaśniamy poniżej.
Zamykanie okresu rozliczeniowego - rozliczenia podatkowe i ZUS
Deklaracja ZUS DRA
Zobowiązania względem ZUS należy regulować co miesiąc. Okres rozliczeniowy zobowiązań podatkowych nie ma tutaj znaczenia. Przedsiębiorca, który nie zatrudnia pracowników jest zobligowany do złożenia deklaracji ZUS DRA oraz opłacenia składek do 10. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, tzn. składki za styczeń powinien opłacić do 10 lutego. W przypadku gdy w firmie zatrudnieni są pracownicy, termin ten ulega wydłużeniu do 15. dnia miesiąca.
Ważne! Jeżeli przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników i opłaca składki od minimalnej podstawy, wówczas jest zobligowany do złożenia jedynie pierwszej deklaracji (za pełny okres). Kolejnych nie musi składać do czasu aż nastąpią zmiany np. w kodzie ubezpieczenia. |
Zaliczka na podatek dochodowy
Podmioty prowadzące działalność gospodarczą są zobligowane do wyliczenia i zapłaty podatku dochodowego w terminie do:
20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni przy rozliczeniu miesięcznym;
20. dnia miesiąca następującego po danym kwartale przy rozliczeniu kwartalnym.
Przedsiębiorcy nie mają obowiązku składania okresowych (miesięcznych lub kwartalnych) deklaracji PIT-5 z tytułu zaliczki na podatek dochodowy. Obowiązek ten został zniesiony w roku 2007. Wystarczy więc, że odprowadzą podatek wynikający z wyliczenia okresowej zaliczki na PIT na rachunek urzędu. Należne zaliczki oraz wpłaty wykazują dopiero w zeznaniach rocznych, które różnią się w zależności od formy opodatkowania:
zasady ogólne - PIT-36 - należy złożyć do końca kwietnia za rok poprzedni;
podatek liniowy - PIT-36L - należy złożyć do końca kwietnia za rok poprzedni;
ryczałt od przychodów ewidencjonowanych - PIT-28 - należy złożyć do końca stycznia za rok poprzedni.
Zaliczka na podatek dochodowy pracowników PIT-4
Zaliczki na podatek dochodowy pracowników również należy wyliczyć i opłacić do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Analogicznie jak przy zaliczkach przedsiębiorca nie ma tutaj obowiązku składania okresowych deklaracji do urzędu skarbowego. Wszystkie zaliczki na podatek dochodowy pracowników trzeba wykazać w deklaracji rocznej PIT-4R, która powinna zostać złożona do końca stycznia za rok poprzedni.
Informacja podsumowująca VAT UE
Podatnicy dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych:
- wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT),
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT),
- wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług.
- co do zasady są zobligowani do składania okresowych informacji podsumowujących. Deklarację VAT-UE w formie elektronicznej należy złożyć w urzędzie do 25. dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym doszło do zawarcia transakcji wewnątrzwspólnotowej. bowiem deklaracja ta składana jest wyłącznie za okresy miesięczne.
Deklaracja VAT-7 lub VAT-7K
Czynni podatnicy VAT są zobligowani do składania deklaracji VAT po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Przy rozliczeniu miesięcznym odpowiednim drukiem będzie VAT-7, który należy złożyć w urzędzie skarbowym i opłacić do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Przy rozliczeniu kwartalnym deklarację VAT-7K należy złożyć do 25. dnia miesiąca następującego po danym kwartale. Co ważne, a o czym podatnicy często zapominają, to możliwość elektronicznej wysyłki deklaracji VAT-7 oraz VAT-7K bez podpisu elektronicznego. Dodatkowo, niektórzy podatnicy są zobowiązani do wysyłki deklaracji VAT elektronicznie w przypadku gdy:
są zobligowani do zarejestrowania się jako podatnicy VAT UE;
są dostawcami towarów lub świadczą usługi, dla których podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 7 i 8, oraz nabywcami tych towarów lub usług (uczestnicy obrotu objętego procedurą odwrotnego obciążenia);
są obowiązani, zgodnie z art. 45ba ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych lub art. 27 ust. 1c ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, do składania deklaracji, informacji oraz rocznego obliczenia podatku za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Ważne! Deklaracje VAT-7 oraz VAT-7K trzeba składać również, gdy w danym okresie nie wystąpiła żadna sprzedaż oraz zakupy (deklaracja zerowa). |
Zamykanie okresu rozliczeniowego - dokumenty i deklaracje
Zamykanie okresu rozliczeniowego wiąże się także z przygotowaniem wszystkich niezbędnych dokumentów, które należy przechowywać na wypadek ewentualnych kontroli. Podatnik powinien skompletować:
wszystkie dokumenty związane z przychodami za dany okres (miesiąc, kwartał) - faktury sprzedaży, faktury zaliczkowe i końcowe, faktury korygujące, wydruki raportów z kasy (dobowe oraz miesięczne) itd.;
dowody wewnętrzne - zarówno przychodowe, jak i kosztowe;
naliczoną za dany okres amortyzację środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych;
listy płac, umowy, rachunki itp., gdy firma zatrudnia pracowników (do dokumentów kadrowych);
wydruki rejestrów VAT, gdy przedsiębiorca jest podatnikiem VAT;
wydruki ksiąg - KPiR (przy opodatkowaniu na zasadach ogólnych lub podatkiem VAT) lub ewidencję przychodów (przy opodatkowaniu ryczałtem);
ewidencję przebiegu pojazdów dla celów PIT i rejestr kosztów z nią związanych;
Wyżej wskazane dokumenty należy przechowywać w układzie chronologicznym wg dat wraz z dokumentami potwierdzającymi wydatki. Dokumenty przychodowe oraz kosztowe po zakończeniu danego okresu trzeba ponumerować zgodnie z numeracją nadaną w KPiR (widoczna na wydruku KPiR za dany okres) - najlepiej czerwonym kolorem, w prawym górnym rogu. Jeżeli firma dysponuje dużą liczbą dokumentów księgowych, dobrym rozwiązaniem jest przechowywanie dokumentów za każdy z okresów w oddzielnym segregatorze lub teczce - zamykanie okresu rozliczeniowego będzie znacznie prostsze.
