Poradnik Przedsiębiorcy

Kasa wirtualna – co należy wiedzieć, by nie dać się nabrać oszustom?

W ostatnim czasie ustawodawca wprowadził szereg zmian dotyczących kas fiskalnych. Kasy fiskalne online stały się obowiązkowe dla niektórych branż, a dla pozostałych są opcjonalne. W ustawie o VAT pojawił się też zapis dotyczący tzw. kas wirtualnych – mających postać oprogramowania. Kto może, a kto nie może skorzystać z kasy fiskalnej jako oprogramowania? Jakie wymagania musi spełnić kasa wirtualna? Dowiesz się z poniższego artykułu!

Kasa wirtualna a nowe regulacje 

Od 1 maja 2019 roku obowiązują nowe przepisy dotyczące kas rejestrujących. Nowelizacja wprowadziła m.in. możliwość, a w niektórych branżach nawet obowiązek wymiany tradycyjnej kasy fiskalnej na tzw. kasę online.

Kasy rejestrujące online łączą się z Centralnym Repozytorium Kas za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej w sposób, który zapewnia przesyłanie danych z kas rejestrujących do Centralnego Repozytorium Kas w sposób bezpośredni, ciągły, zautomatyzowany lub na żądanie Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w postaci elektronicznej. Sposób przesyłu powinien ponadto zapewniać przekazywanie poleceń z Centralnego Repozytorium Kas do kas rejestrujących, dotyczących pracy kas, i ich odbiór przez te kasy związanych z fiskalizacją kasy rejestrującej, obejmujących określenie sposobu i zakresu przesyłania danych z tej kasy, sposobu pracy kasy rejestrującej oraz zapewniających prawidłowość pracy kasy rejestrującej.

Kasa rejestrująca online musi spełniać określone wymagania, w tym zapewniać prawidłowe zewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej musi posiadać numer unikatowy nadawany w drodze czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Kasa fiskalna online musi spełniać wytyczne Ministerstwa Finansów i przejść certyfikację w Głównym Urzędzie Miar. Kasa fiskalna online powinna posiadać unikatowy numer nadawany przez ministra finansów. 

Kasa wirtualna - nowy rodzaj kasy

Opisana wyżej nowelizacja wprowadziła ponadto nowy rodzaj kas – tzw. kasy wirtualne.

Kasy rejestrującej wirtualnej można używać wyłącznie w przypadkach wyraźnie wskazanych w rozporządzeniu.

Zgodnie z art. 111b ustawy o podatku od towarów i usług ewidencja sprzedaży w odniesieniu do określonych grup podatników lub rodzajów czynności może być prowadzona przy użyciu kas rejestrujących mających postać oprogramowania, spełniających wymagania określone przepisami prawa. Zarówno właściwe grupy podatników lub czynności, jak i wymagania techniczne dla kas wirtualnych może określić w drodze rozporządzenia minister właściwy do spraw finansów publicznych.

1 czerwca 2020 roku weszło w życie Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 roku w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, które określa wymagania techniczne dla kas rejestrujących mających postać oprogramowania oraz sposób ich używania, w tym sposób prowadzenia ewidencji przy ich użyciu, sposób zakończenia ich używania w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas oraz szczególne przypadki i sposób wystawiania dokumentów w postaci innej niż wydruk przy zastosowaniu tych kas. Tam odnaleźć można szczegółowe zasady odnoszące się do stosowania kas wirtualnych.

Zgodnie z ww. rozporządzeniem podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które spełniają funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy o podatku od towarów i usług, wymagania techniczne określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia i posiadają ważne certyfikaty kasy.

Zgodnie z interpretacją organów podatkowych: „Z powyższego wynika, że każda kasa mająca postać oprogramowania czyli tzw. kasa wirtualna jest jednocześnie kasą on-line. Należy jednak zauważyć, że nie każda sprzedaż może być ewidencjonowana za pomocą kasy wirtualnej. W celu uregulowania tego zakresu ustawodawca wprowadził obowiązujące od 1 czerwca 2020 r. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz. U. z 2020 r. poz. 965)” – Interpretacja indywidualna z 9 listopada 2020 roku, 114-KDIP1-3.4012.518.2020.1.ISK.

Kasa wirtualna w postaci oprogramowania jest rodzajem kasy online, w związku z czym musi spełniać te same wymagania, jakie dotyczą standardowej kasy online. Kasa wirtualna powinna m.in. posiadać certyfikację Głównego Urzędu Miar.

Kasa wirtualna - w jakich przypadkach dopuszcza się jej stosowanie?

Kasy wirtualne mogą być stosowane przez podatników wyłącznie w odniesieniu do następujących czynności:

  • usług przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego, o którym mowa w art. 18 ust. 4b pkt 2 Ustawy z dnia 6 września 2001 roku o transporcie drogowym;

  • usług wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.12.0);

  • usług związanych z przeprowadzkami, świadczonych na rzecz gospodarstw domowych (PKWiU 49.42.11.0);

  • usług transportu drogowego pasażerskiego pojazdami napędzanymi siłą mięśni ludzkich lub ciągnionymi przez zwierzęta (PKWiU 49.39.35.0);

  • usług transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, międzymiastowego, ogólnodostępnego (PKWiU 49.39.11.0);

  • usług transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.21.0);

  • usług transportu kolejowego pasażerskiego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.10.0);

  • usług transportu kolejowego pasażerskiego międzymiastowego (PKWiU 49.10);

  • usług transportu pasażerskiego, kolejkami linowymi naziemnymi, kolejkami linowymi i wyciągami narciarskimi (PKWiU 49.39.20.0);

  • usług transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.10.11.0);

  • usług transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.10.12.0);

  • usług transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.30.11.0);

  • usług transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.30.12.0);

  • usług transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego łodziami wycieczkowymi (PKWiU 50.30.13.0);

  • usług pozostałego transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego (PKWiU 50.30.19.0);

  • usług transportu lotniczego regularnego krajowego pasażerskiego (PKWiU 51.10.11.0);

  • usług transportu lotniczego nieregularnego krajowego pasażerskiego, z wyłączeniem w celach widokowych (PKWiU 51.10.12.0);

  • usług hotelarskich i podobnych usług związanych z zakwaterowaniem (PKWiU 55.10);

  • usług obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania (PKWiU 55.20);

  • usług świadczonych przez pola kempingowe (włączając pola dla pojazdów kempingowych) i pola namiotowe (PKWiU 55.30);

  • pozostałych usług związanych z zakwaterowaniem (PKWiU 55.90);

  • usług restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych (PKWiU 56.10);

  • usług przygotowywania i dostarczania żywności (catering) dla odbiorców zewnętrznych (PKWiU 56.21);

  • pozostałych usług gastronomicznych (PKWiU 56.29);

  • usług przygotowywania i podawania napojów (PKWiU 56.30);

  • sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.

Prowadzenie innych rodzajów działalności a stosowana kasa wirtualna

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, o którym mowa powyżej, jeżeli podatnik prowadzi jedną z wymienionych tam działalności – może skorzystać z tzw. kasy wirtualnej. Co jednak w przypadku, gdy podatnik oprócz działalności, która została wymieniona w rozporządzeniu, prowadzi dodatkowo również inną, która w rozporządzeniu nie została wymieniona?

Nad takim właśnie problemem pochyliły się organy podatkowe w interpretacji podatkowej z 9 listopada 2020 roku (114-KDIP1-3.4012.518.2020.1.ISK):

„[…] Zaznaczyć należy, że w § 1 i § 2 rozporządzenia wymienione zostały określone czynności wykonywane przez podatników, w odniesieniu do których możliwe jest dokonywanie ich ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej mającej postać oprogramowania. Skoro zatem ustawodawca w rozporządzeniu ściśle określił czynności tj. wskazał konkretne usługi i dostawy określonych towarów, w odniesieniu do których podatnik ma możliwość używania kas rejestrujących mających postać oprogramowania, oznacza to że ewidencja może dotyczyć wyłącznie tych wymienionych czynności, a nie całej realizowanej przez podatnika sprzedaży, w tym czynności niewymienionych w rozporządzeniu. Mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy wskazać należy, że Wnioskodawca nie będzie mógł prowadzić ewidencji całej sprzedaży za pomocą kas mających postać oprogramowania”.

Jeżeli oprócz działalności sklasyfikowanej w rozporządzeniu, wobec której dopuszczone jest użycie kasy wirtualnej, podatnik prowadzi również inną działalność, która nie została tam sklasyfikowana – nie może on stosować kasy wirtualnej do ewidencjonowania czynności w ramach całej prowadzonej przez niego działalności.