Poradnik Przedsiębiorcy

Wypłata pracownikom zaległego wynagrodzenia a składki ZUS i podatek

Niekiedy zdarza się, że z różnych powodów pracodawca nie wypłaca pracownikom wynagrodzenia w terminie. Przyczyną może być np. tymczasowy brak pieniędzy. Wypłata pracownikom zaległego wynagrodzenia ma również miejsce, kiedy pracownik wygra z pracodawcą spór w sądzie. Czy wypłata pracownikom zaległego wynagrodzenia i odsetek za zwłokę stanowi podstawę oskładkowania i opodatkowania? O tym przeczytasz w naszym artykule.

Czym różni się wynagrodzenie brutto od netto?

W umowie o pracę z reguły podana jest kwota wynagrodzenia brutto. To wynagrodzenie pomniejszane jest o składki ZUS i zaliczkę na podatek dochodowy. Po odjęciu tych kwot uzyskujemy wynagrodzenie netto, które otrzymuje pracownik.

Uwaga!

Wynagrodzenie netto to tzw.  wynagrodzenie “na rękę”.

 

Od wynagrodzenia brutto w pierwszej kolejności odliczane są składki ZUS, które są odprowadzane na ubezpieczenie:

  • emerytalne - składka w wysokości 9,76%,

  • rentowe - składka 1,5%,

  • chorobowe - składka 2,45%,

  • zdrowotne - składka 9%.

Składka emerytalno-rentowa opłacana jest również przez pracodawcę (składka emerytalna w wysokości 9,76%, rentowa - 6,5%). Oprócz tego pracodawca opłaca składkę wypadkową.

Z kolei zaliczka na podatek dochodowy odprowadzana jest do urzędu skarbowego w wysokości odpowiednio 18 lub 32%, po odjęciu kosztów uzyskania przychodu (111,25 zł lub 139,06 zł dla osób pracujących poza miejscowością zamieszkania) i kwoty wolnej od podatku (46,33 zł).

Wynagrodzenie staje się przychodem pracownika w momencie, kiedy je pracownik otrzymuje (ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych). Jeśli wynagrodzenie za wrzesień zostanie wypłacone 10 października, to kwota wynagrodzenia jest przychodem dla pracownika w październiku, a składki ZUS i zaliczkę na podatek dochodowy należy opłacić w kolejnym miesiącu (składki ZUS z reguły do 15. dnia kolejnego miesiąca, zaliczka na podatek - do 20. dnia kolejnego miesiąca).

Wypłata pracownikom zaległego wynagrodzenia

Obowiązkiem pracodawcy jest terminowe wypłacanie wynagrodzeń za pracę (art. 94 pkt 5 Kodeksu pracy). W przypadku niewypłacenia wynagrodzenia w terminie, pracownik bez względu na to, czy łączy go jeszcze stosunek pracy z pracodawcą, może żądać od niego wypłaty zaległego wynagrodzenia.

Zaległe wynagrodzenie, tak samo jak wynagrodzenie wypłacone w terminie, stanowi przychód pracownika, od którego należy odprowadzić składki ZUS i zaliczkę na podatek.

Przypuśćmy, że wynagrodzenie za pracę wypłacane jest 10. dnia kolejnego miesiąca. Jeśli z jakichś powodów pracodawca wypłaci to wynagrodzenie jeszcze w kolejnym miesiącu (np. za wrzesień wynagrodzenie zostanie wypłacone nie w październiku, tylko w listopadzie), to zaległe wynagrodzenie stanowi podstawę oskładkowania i opodatkowania w listopadzie.

Za każdy dzień zwłoki w wypłacie wynagrodzenia naliczane są odsetki. Jeśli wysokość odsetek nie jest określona w regulaminie, to stosuje się odsetki ustawowe. Czy one również stanowią podstawę opodatkowania i oskładkowania? Otóż nie, składki ZUS i zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych odprowadzane są jedynie od zaległego wynagrodzenia (art. 21 ust. 1 pkt 95 ustawy o pdof).

Ważne!

Odsetki za zwłokę nie stanowią podstawy opodatkowania i oskładkowania.

 Dodatkowo, jeżeli w związku z nieotrzymaniem wynagrodzenia w terminie pracownik poniósł z tego tytułu szkodę, może domagać się również odszkodowania.

W przypadku orzeczenia sądu o wypłacie zaległego wynagrodzenia, zasądzona kwota jest kwotą brutto, od której należy odprowadzić stosowne należności.

Uwaga!

Potrącając należne zobowiązania, należy stosować wskaźniki obowiązujące w chwili wypłaty zaległego wynagrodzenia.

Przykład 1.

Pracownik wynagrodzenie za luty otrzymał z opóźnieniem 10 kwietnia. Od zaległego wynagrodzenia zostały naliczone odsetki. Czy od zaległego wynagrodzenia i odsetek należy odprowadzić składki ZUS i zaliczkę na podatek dochodowy? Jeśli tak, to kiedy?

Wynagrodzenie za luty wraz z naliczonymi odsetkami stanowi przychód pracownika w dniu otrzymania pieniędzy, tj. 10 kwietnia. W związku z powyższym pracodawca powinien od zaległego wynagrodzenia opłacić składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy w maju. Co ważne, potrącenia dokonywane są jedynie od zaległego wynagrodzenia, odsetki wypłacane są pracownikowi w pełnej wysokości.

Co istotne, jeżeli w danym miesiącu pracownik otrzyma więcej niż jedno wynagrodzenie, np. w czerwcu otrzyma oprócz wynagrodzenia za maj również zaległe wynagrodzenie za kwiecień, to tylko raz w danym miesiącu można odliczyć koszty uzyskania przychodu i kwotę wolną od podatku.

Reasumując, wypłacone wynagrodzenie stanowi przychód pracownika w miesiącu otrzymania płatności. Jeżeli z jakiś powodów pracodawca nie wypłaci pracownikowi wynagrodzenia w terminie, zobowiązany jest do wypłaty zaległego wynagrodzenia wraz z odsetkami. Zaległe wynagrodzenie stanowi przychód pracownika w miesiącu jego otrzymania i w związku z tym w miesiącu otrzymania stanowi podstawę oskładkowania i opodatkowania. Z kolei od wypłaconych odsetek nie odprowadza się należności w postaci składek ZUS i zaliczki na podatek dochodowy.