Jak weryfikować status ubezpieczeniowy zleceniobiorcy i zgłosić go poprawnie w ZUS?

Weryfikacja statusu zleceniobiorcy jest wymagana do prawidłowego rozliczenia składek zleceniobiorcy. Z uwagi na to pracodawcy muszą mieć odpowiednią informację o tytułach podlegania przez osobę zatrudnioną na podstawie umowy zlecenie ubezpieczeniom społecznym, jak też o wysokości osiąganych przez nich przychodów w danym miesiącu. Sprawdź jak weryfikować status ubezpieczeniowy zleceniobiorcy i zgłosić go poprawnie w ZUS!

Zgłoszenie zleceniobiorcy do ZUS-u

Przedsiębiorca, zawierając ze zleceniobiorcą umowę zlecenie, ma obowiązek zgłoszenia go do ubezpieczeń w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, zleceniobiorcy podlegają bowiem obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym.

Zleceniobiorca podlega następującym obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym:

• emerytalnemu,
• rentowemu,
• wypadkowemu,
• zdrowotnemu.

Ubezpieczenie chorobowe w przypadku osób zatrudnianych na podstawie umowy zlecenie jest dobrowolne.

Zleceniobiorca podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym od dnia rozpoczęcia wykonywania umowy zlecenie do dnia jej wygaśnięcia bądź rozwiązania. 

Przedsiębiorca, który zawarł umowę zlecenie, dokonuje zgłoszenia zleceniobiorcy do ubezpieczeń w ZUS-ie na druku: ZUS ZUA lub ZUS ZZA w sytuacji zbiegu tytułów do ubezpieczeń. Zgłoszenie powinno zostać dokonane w terminie 7 dni od dnia oznaczonego w umowie zlecenia jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania.

W sytuacji, kiedy zleceniobiorca zawiera umowę zlecenie ze zleceniodawcą, którym jest jego własny pracodawca, to dla celów ubezpieczeń w ZUS-ie traktuje się zleceniobiorcę jak pracownika. W związku z tym pracodawca z tytułu zawartej umowy zlecenia nie ma obowiązku przekazania dodatkowego zgłoszenia zleceniobiorcy do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS-ie. Dokonując rozliczeń, pracodawca w podstawie wymiaru składek społecznych oblicza łączny przychód z umowy o pracę oraz zlecenia, a w konsekwencji od tej kwoty rozlicza składki na ubezpieczenie społeczne. 

Nieodpłatne zlecenie a ZUS

Umowa zlecenie jest definiowana w ten sposób, że przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. 

Umowa zlecenie może mieć charakter odpłatny bądź nieodpłatny. Z reguły wykonywanie zlecenia wiąże się z odpłatnością, choć nie zawsze tak musi być.

Jak wskazano w interpretacji indywidualnej z 1 lipca 2015 roku wydanej przez Centralę Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (sygn. WPI/200000/43/736/2015): „Zgodnie z art. 81 ust. 1 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 roku o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 581 z późn. zm.) do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące zlecenia lub osób z nimi współpracujących stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób. W związku z powyższym nieodpłatne umowy zlecenia, z których jasno wynika, że zleceniobiorca nie otrzymuje z tytułu wykonania umowy żadnego wynagrodzenia, nie podlegają obowiązkowi ubezpieczeń społecznych i brak jest również obowiązku odprowadzania z tego tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne. […] Oddział mając na uwadze obowiązujące przepisy prawne […] uznał stanowisko wnioskodawczyni za prawidłowe w przedmiocie braku obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne od nieodpłatnej umowy zlecenia”.

Zbieg tytułów do ubezpieczeń

Z przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wynika obowiązek opłacania składek przez każdego płatnika, w sytuacji gdy do opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest zobowiązany więcej niż jeden płatnik składek, chyba że ubezpieczony przedłoży płatnikowi dokumenty, z których wynika brak konieczności opłacania składek.

Tytułami do ubezpieczeń są m.in.:

• umowa o pracę, 
• umowa zlecenia, 
• prowadzenie pozarolniczej działalności, 
• przebywanie na urlopie wychowawczym, 
• pobieranie emerytury,
• pobieranie renty,
• pobieranie zasiłku macierzyńskiego. 

W przypadku posiadania dwóch lub więcej tytułów do ubezpieczeń następuje tzw. zbieg tytułów do ubezpieczeń społecznych.

Jak weryfikować status ubezpieczeniowy zleceniobiorcy?

Przedsiębiorcy-płatnicy składek mogą zweryfikować status ubezpieczeniowy zleceniobiorcy poprzez zwrócenie się do nich o przedłożenie oświadczenia wskazującego inne tytuły ubezpieczeniowe lub ich brak. Ponadto w oświadczeniu tym zleceniobiorcy mają wskazać uzyskiwane z innych tytułów kwoty wynagrodzenia niezbędne dla obliczenia podstaw wymiaru składek społecznych.

Innym sposobem weryfikacji może być zobowiązanie zleceniobiorcy do dostarczenia informacji związanych z posiadanymi tytułami do ubezpieczeń społecznych, np. zaświadczeń od innych płatników o uzyskanej podstawie wymiaru składek ZUS w danym miesiącu.

W przypadku szczególnej grupy zleceniobiorców, jakimi są uczniowie i studenci, weryfikacja ich statusu powinna odbywać się na podstawie aktualnego zaświadczenia ze szkoły lub uczelni dotyczącego kontynuowania nauki. Dopuszczalne jest też zobowiązanie uczniów lub studentów do okazywania przez nich co semestr aktualnej legitymacji uczniowskiej czy studenckiej.

Zalecane jest, aby zawierając umowę zlecenie, w jej treści wyraźnie odnotowano jako obowiązek zleceniobiorcy wskazywanie informacji dotyczących innych tytułów do ubezpieczeń. 

Przedsiębiorca, zawierając umowy zlecenie, jak już zostało wskazane, ma obowiązek weryfikować status ubezpieczeniowy zleceniobiorcy. Potwierdza to m.in. wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi III Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z 5 marca 2018 roku (sygn. III AUa 471/17), w którym stwierdzono: „Aby wywiązać się z ustawowego obowiązku zgłoszenia do ubezpieczeń, przewidzianego w art. 36 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, płatnik samodzielnie winien zweryfikować status ubezpieczonego, niezależnie od złożonego mu oświadczenia które, co oczywiste, nie korzysta z domniemania prawdziwości faktów w tym oświadczeniu stwierdzonych (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 21 stycznia 2015 roku, III AUa 1886/13, LEX nr 1657056). Przewidziany w art. 36 ust. 2 ustawy systemowej obowiązek zgłoszenia ubezpieczonego do ubezpieczeń społecznych istniał niezależnie od prawdziwości oświadczenia zleceniobiorców co do posiadania ubezpieczenia z innych tytułów. Podkreślić trzeba, że obowiązek ten ma charakter bezwzględny, a zatem strony stosunku ubezpieczenia nie mogą go modyfikować wedle własnego uznania i potrzeb. W związku z powyższym, to na płatniku ciążył szczególny obowiązek zbadania, czy zleceniobiorcy faktycznie posiadają inny tytuł do ubezpieczeń. Oświadczenie pisemne ubezpieczonego ma walor dokumentu prywatnego i stanowi jedynie dowód tego, że osoba, która je podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie. Oznacza to, że każda osoba może twierdzić i dowodzić, że treść złożonego oświadczenia nie odpowiada stanowi rzeczywistemu. Nie można zgodzić się z poglądem, że żaden przepis prawa nie nakłada na płatnika obowiązku weryfikacji oświadczenia składanego przez osobę, z którą zawiera umowę zlecenia. Takim przepisem jest właśnie art. 36 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych zobowiązujący płatnika do zgłoszenia ubezpieczonego do ubezpieczenia. Aby wywiązać się z ustawowego obowiązku przewidzianego w tym przepisie, płatnik winien samodzielnie zweryfikować status ubezpieczonego, niezależnie od złożonego mu oświadczenia, które nie korzysta z domniemania prawdziwości (tak Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z dnia 16 stycznia 2014 roku, III AUa 213/13, LEX nr 1458982)”.

We wniosku o weryfikację prawidłowości wykazanych składek należy zawrzeć następujące elementy: 

1. dane płatnika;
2. dane ubezpieczonego;
3. okresy rozliczeniowe, których wniosek dotyczy. 

Dopuszczalne jest również skorzystanie ze wzoru wniosku opracowanego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Pamiętać należy, że ZUS może udzielić odpowiedzi dotyczącej danego okresu dopiero po otrzymaniu imiennych raportów miesięcznych od wszystkich płatników danego ubezpieczonego za miesiąc wskazany we wniosku i uzyskaniu innych związanych ze zbiegiem tytułów do ubezpieczeń społecznych informacji.