Bardzo częstą praktyką jest przyjmowanie przez przedsiębiorców zaliczki od klienta, już podczas składania przez niego zamówienia. Głównym celem takiego działania jest zabezpieczenie przyszłej dostawy lub przyszłego świadczenia usług. W jaki sposób powinno wyglądać rozliczenie zaliczki pod względem podatkowym? Co w sytuacji, gdy sprzedawca poniesie już koszty związane z przyszłą transakcją, a klient zrezygnuje z zakupu? Jeżeli nurtują cię te pytania, zapoznaj się z naszym Poradnikiem.
Zaliczki a przychód podatkowy
Otrzymanie części należności o charakterze zaliczki przed dostawą towarów/wykonaniem usługi wiąże się z powstaniem obowiązku podatkowego, ale jedynie na gruncie podatku od towarów i usług (o czym piszemy poniżej). W przypadku podatku dochodowego rozliczenie zaliczki nie powoduje żadnych konsekwencji.
Na gruncie podatku dochodowego samo przyjęcie zaliczki na poczet przyszłych transakcji nie powoduje powstania obowiązku podatkowego.
Uwaga! Zgodnie z przepisami ustawy o PIT do przychodów nie zalicza się pobranych wpłat na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych. Właśnie dlatego mówi się, że przyjęcie zaliczki na gruncie podatku dochodowego jest neutralne podatkowo. |
W przypadku czynnych podatników VAT rozliczenie zaliczki będzie wykazywane jedynie w rejestrze sprzedaży VAT. Podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT otrzymane zaliczki będzie ewidencjonował wyłącznie dla celów pozapodatkowych (np. poprzez dokument kasowy KP, zapis w zeszycie przeznaczonym do ewidencji zaliczek etc.).
Zatrzymanie zaliczki przy wycofaniu klienta z transakcji
Niejednokrotnie dochodzi do sytuacji, kiedy to klient wycofuje się z transakcji, nawet po dokonaniu wpłaty zaliczki. Co ważne, zaliczka taka nie musi mieć charakteru zwrotnego, jak to jest w przypadku kaucji. W zależności od postanowień umowy zawartej z nabywcą wpłacona kwota może więc nie zostać zwrócona, nawet jeżeli zamawiający wycofuje się z zamówienia. W takim wypadku sprzedawca musi jednak zachować szczególną ostrożność.
Uwaga! Zatrzymane zaliczki na poczet niedokonanej transakcji po rezygnacji klienta z zamówienia stają się przychodem na gruncie podatku dochodowego. |
Otrzymana i niezwrócona zaliczka staje się zatem przychodem sprzedawcy, mimo że transakcja sprzedaży nie doszła do skutku. Obowiązek podatkowy z tytułu zatrzymanej zaliczki powstaje w momencie odstąpienia klienta od zawartej ze sprzedawcą umowy. Warto zatem dopilnować, by taką rezygnację z zamówienia przyjąć na piśmie (nawet w formie elektronicznej, poprzez e-mail), gdzie znajdzie się właściwa data. Termin ten będzie bowiem wyznaczał moment powstania przychodu w ustawie o PIT, czyli m.in. moment wpisu zdarzenia do KPiR. Podstawą zapisu będzie w takim wypadku faktura zaliczkowa (bądź paragon) wraz z pisemnym odstąpieniem od zamówienia.
Rezygnacja klienta a rozliczenie zaliczki w opinii organów podatkowych
Zaliczki przyjmowane na poczet dostawy towarów lub wykonania usługi stanowią zabezpieczenie zawartej transakcji - stąd też duże zainteresowanie przedsiębiorców taką formą rozliczeń z klientem. Zagadnienia związane z rozliczeniem zaliczki bywały niejednokrotnie przedmiotem wydawanych przez organy skarbowe indywidualnych interpretacji podatkowych.
Przykładowo w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy dnia 6 grudnia 2012 roku (syg. ITPB1/415-973/12/WM) czytamy:
“Jednak, gdy Wnioskodawca uznaje, iż jest uprawniony do zatrzymania kwot wpłacanych przez kontrahenta z tytułu przedpłaty (zadatku, zaliczki), ponieważ nie doszło do zawarcia umowy ostatecznej z winy kontrahenta - który nie wywiązał się z warunków wynikających z umowy wstępnej, to wówczas w dacie zatrzymania, kwota ta zmieni swój charakter.
Porady online
Prowadzisz firmę i masz pytania?
Skorzystaj z porad ekspertów Poradnika Przedsiębiorcy
W każdym przypadku, jeżeli nie dochodzi do transakcji kupna-sprzedaży z winy kupującego (bez względu na powód - czy klient po prostu rozmyślił się, zrezygnował, czy też jest nieosiągalny), a otrzymana zaliczka zostaje zatrzymana, sprzedawca jest zobowiązany wykazać przychód na gruncie podatku dochodowego. Obowiązek ten nie dotyczy podatku od towaru i usług - został on bowiem wykazany już w momencie przyjęcia częściowej zapłaty.
