Poradnik Przedsiębiorcy

Rozliczenie zaliczki na poczet przyszłych transakcji

Bardzo częstą praktyką jest przyjmowanie przez przedsiębiorców zaliczki od klienta, już podczas składania przez niego zamówienia. Głównym celem takiego działania jest zabezpieczenie przyszłej dostawy lub przyszłego świadczenia usług. W jaki sposób powinno wyglądać rozliczenie zaliczki pod względem podatkowym? Co w sytuacji, gdy sprzedawca poniesie już koszty związane z przyszłą transakcją, a klient zrezygnuje z zakupu? Jeżeli nurtują cię te pytania, zapoznaj się z naszym Poradnikiem.

Zaliczki a przychód podatkowy

Otrzymanie części należności o charakterze zaliczki przed dostawą towarów/wykonaniem usługi wiąże się z powstaniem obowiązku podatkowego, ale jedynie na gruncie podatku od towarów i usług (o czym piszemy poniżej). W przypadku podatku dochodowego rozliczenie zaliczki nie powoduje żadnych konsekwencji.

Na gruncie podatku dochodowego samo przyjęcie zaliczki na poczet przyszłych transakcji nie powoduje powstania obowiązku podatkowego.

Uwaga!

Zgodnie z przepisami ustawy o PIT do przychodów nie zalicza się pobranych wpłat na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych. Właśnie dlatego mówi się, że przyjęcie zaliczki na gruncie podatku dochodowego jest neutralne podatkowo.

W przypadku czynnych podatników VAT rozliczenie zaliczki będzie wykazywane jedynie w rejestrze sprzedaży VAT. Podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT otrzymane zaliczki będzie ewidencjonował wyłącznie dla celów pozapodatkowych (np. poprzez dokument kasowy KP, zapis w zeszycie przeznaczonym do ewidencji zaliczek etc.).

Zatrzymanie zaliczki przy wycofaniu klienta z transakcji

Niejednokrotnie dochodzi do sytuacji, kiedy to klient wycofuje się z transakcji, nawet po dokonaniu wpłaty zaliczki. Co ważne, zaliczka taka nie musi mieć charakteru zwrotnego, jak to jest w przypadku kaucji. W zależności od postanowień umowy zawartej z nabywcą wpłacona kwota może więc nie zostać zwrócona, nawet jeżeli zamawiający wycofuje się z zamówienia. W takim wypadku sprzedawca musi jednak zachować szczególną ostrożność.

Uwaga!

Zatrzymane zaliczki na poczet niedokonanej transakcji po rezygnacji klienta z zamówienia stają się przychodem na gruncie podatku dochodowego.

Otrzymana i niezwrócona zaliczka staje się zatem przychodem sprzedawcy, mimo że transakcja sprzedaży nie doszła do skutku. Obowiązek podatkowy z tytułu zatrzymanej zaliczki powstaje w momencie odstąpienia klienta od zawartej ze sprzedawcą umowy. Warto zatem dopilnować, by taką rezygnację z zamówienia przyjąć na piśmie (nawet w formie elektronicznej, poprzez e-mail), gdzie znajdzie się właściwa data. Termin ten będzie bowiem wyznaczał moment powstania przychodu w ustawie o PIT, czyli m.in. moment wpisu zdarzenia do KPiR. Podstawą zapisu będzie w takim wypadku faktura zaliczkowa (bądź paragon) wraz z pisemnym odstąpieniem od zamówienia.

Rezygnacja klienta a rozliczenie zaliczki w opinii organów podatkowych

Zaliczki przyjmowane na poczet dostawy towarów lub wykonania usługi stanowią zabezpieczenie zawartej transakcji - stąd też duże zainteresowanie przedsiębiorców taką formą rozliczeń z klientem. Zagadnienia związane z rozliczeniem zaliczki bywały niejednokrotnie przedmiotem wydawanych przez organy skarbowe indywidualnych interpretacji podatkowych.

Przykładowo w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy dnia 6 grudnia 2012 roku (syg. ITPB1/415-973/12/WM) czytamy:

“Jednak, gdy Wnioskodawca uznaje, iż jest uprawniony do zatrzymania kwot wpłacanych przez kontrahenta z tytułu przedpłaty (zadatku, zaliczki), ponieważ nie doszło do zawarcia umowy ostatecznej z winy kontrahenta - który nie wywiązał się z warunków wynikających z umowy wstępnej, to wówczas w dacie zatrzymania, kwota ta zmieni swój charakter.

W związku z tym, prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym zatrzymana przedpłata (zaliczka lub zadatek), stanowi – w momencie jej zatrzymania - przychód w rozumieniu art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.”

W każdym przypadku, jeżeli nie dochodzi do transakcji kupna-sprzedaży z winy kupującego (bez względu na powód - czy klient po prostu rozmyślił się, zrezygnował, czy też jest nieosiągalny), a otrzymana zaliczka zostaje zatrzymana, sprzedawca jest zobowiązany wykazać przychód na gruncie podatku dochodowego. Obowiązek ten nie dotyczy podatku od towaru i usług - został on bowiem wykazany już w momencie przyjęcia częściowej zapłaty.