Podstawowym dokumentem regulującym kwestie wynagrodzenia pracownika jest umowa o pracę. Panuje powszechne przekonanie, że nie można zmienić jej warunków na niekorzyść pracownika, czyli np. zmniejszyć mu wynagrodzenia czy też nie wypłacać dodatku funkcyjnego bez wprowadzenia procedury wypowiedzenia zmieniającego. Nasuwa się pytanie, czy podwyżka bez aneksu do umowy podpisanego przez pracownika jest zgodna z przepisami. Przeczytaj nasz artykuł i poznaj odpowiedź na to pytanie.
Jak zmienić warunki umowy o pracę?
Zasadniczo istnieją dwie formy zmiany warunków zawartych w umowie o pracę, takich jak wynagrodzenie, dodatki do niego, wymiar etatu czy stanowisko:
- porozumienie zmieniające
- wypowiedzenie zmieniające.
W praktyce stosuje się także aneks do umowy o pracę, który często występuje w sytuacjach podwyżki wynagrodzenia, jednak Kodeks pracy nigdzie nie wymienia takiego sposobu zmiany warunków. Czy zatem przyznana podwyżka bez aneksu będzie ważna? Jakie procedury jeszcze można zastosować?
Czy podwyżka bez aneksu do umowy jest zgodna z przepisami? Kiedy trzeba stosować wypowiedzenie zmieniające lub porozumienie zmieniające?
W celu zmiany wynagrodzenia na wyższe najczęstszą i najprostszą formą jest aneks do umowy o pracę. Podwyżka bez aneksu jest rzadka. Wprowadza się nim nowe, korzystniejsze dla pracownika warunki pracy lub płacy oraz datę, od której obowiązują, a pracownik musi go tylko podpisać.
Jednak nie wszyscy pracodawcy wiedzą, że zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 21 października 2003 roku powinno się stosować w celu zmiany warunków umowy o pracę jedynie wypowiedzenie zmieniające lub porozumienie zmieniające, gdyż jak stwierdził SN: przepis art. 42 § 1–3 k.p., przewidujące obowiązek pracodawcy wypowiedzenia wynikających z umowy warunków płacy, nie określa czy obowiązek ten istnieje w każdej sytuacji, czy też tylko w razie zamierzonej zmiany wynagrodzenia na niekorzyść pracownika. Oznacza to, że nie ma prawnych podstaw do zaniechania stosowania jednego z dwóch trybów normalnie określających sposób zmiany umowy o pracę – porozumienia zmieniającego lub wypowiedzenia zmieniającego.
Porozumienie zmieniające jest stosowane wtedy, gdy obie strony zgadzają się ze zmianami wprowadzanymi w umowie o pracę. Wchodzi ono w życie wskutek zgodnego oświadczenia obu stron, które potwierdzają oni swoim podpisem. Nie jest ono uregulowane wprost w Kodeksie pracy, lecz podstawą jego stosowania jest w drodze odesłania art. 331 kc.
Co ważne, porozumienie zmieniające można wręczyć w każdym momencie – nie jest wymagana konsultacja ze związkiem zawodowym. Może także dotyczyć każdego aspektu umowy o pracę, np. długości wypowiedzenia czy rodzaju umowy, podczas gdy wypowiedzenie zmieniające musi być konsultowane ze związkami zawodowymi i może dotyczyć tylko warunków płacy i pracy. Porozumienie zmieniające można podpisać z pracownikiem pod ochroną, np. w okresie przedemerytalnym wynoszącym 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, co przy wypowiedzeniu zmieniającym jest niemożliwe.
Jakie przepisy regulują wypowiedzenie zmieniające? Czy jest ono zawsze konieczne? Czy podwyżka bez aneksu jest zgodna z przepisami?
Do wypowiedzenia zmieniającego stosuje się przepisy takie jak do wypowiadania umów o pracę:
- musi być wskazany rzeczywisty powód;
- trzeba jego wręczenie poprzedzić konsultacją związkową – co prawda odmowa zgody przez związek nie jest wiążąca, o ile nie dotyczy pracowników szczególnie chronionych, ale zajmuje kilka dni, co może spowodować, że pracownik, któremu pracodawca chciałby zmienić warunki umowy w drodze wypowiedzenia zmieniającego, pójdzie na zwolnienie lekarskie;
- brak możliwości wręczenia, jeżeli pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim, urlopie wypoczynkowym, opiekuńczym itp.;
- pracodawca podaje okres wypowiedzenia, taki jaki przysługuje pracownikowi – jeżeli nie wniesie on sprzeciwu do połowy okresu wypowiedzenia, oznacza to, że akceptuje warunki. Jeżeli pracownik złoży sprzeciw, to po upływie okresu wypowiedzenia przestaje pracować.
Zgoda pracownika powinna być wyrażona na piśmie. Podwyżka bez aneksu do umowy może być uznana za nieprzepisową. Dlatego najczęściej stosowaną praktyką jest złożenie podpisu pod porozumieniem czy aneksem, chociaż spotyka się też tzw. zgodę dorozumianą, która może polegać na tym, że np. jeżeli pracownik przyjmie wynagrodzenie z podwyżką i nie wniesie zastrzeżeń, to można uznać, że wyraził na nie zgodę dorozumianą. Wówczas podwyżka bez aneksu może być ważna. Jednak kontrole PIP wskazują, że zgoda pracownika musi być zawsze pisemna i dlatego należy zawsze zadbać, aby taki dokument został jednak przez niego podpisany.
Przykład 1.
Pan Piotr został przywrócony do pracy. W dniu, w którym się w niej stawił, powinien podpisać porozumienie zmieniające do umowy, tak jak wszyscy pracownicy, w którym wyraziłby zgodę na podwyżkę, jaką by otrzymał, gdyby zamiast zwolnienia z pracy pracował. Pracodawca w pierwszym dniu nie miał jeszcze gotowego dokumentu, ale poinformował pracownika, że taką podwyżkę otrzyma, czemu ten się nie sprzeciwił. Porozumienie zmieniające miał otrzymać w dniu następnym. Niestety pracownik poszedł następnego dnia na zwolnienie lekarskie, na którym znajduje się już od kilku miesięcy. Podczas kontroli PIP inspektor w wystąpieniu nakazał, że podwyżka bez aneksu nie jest ważna, gdyż nie można jednostronnie zmieniać umowy o pracę, nawet na korzyść pracownika.
Jeżeli pracownik przebywa na długotrwałym zwolnieniu lekarskim, urlopie macierzyńskim lub innym, aneks zmieniający wynagrodzenie lub porozumienie zmieniające należy wysłać do niego pocztą. Dopiero kiedy pracodawca otrzyma zwrotnie podpisany aneks lub porozumienie zmieniające może dokonać podwyższenia wynagrodzenia pracownika. Powinno to być dokonane najwcześniej z datą, z jaką pracownik podpisał dokument i jeżeli od podwyżki upłynęło już kilka miesięcy, trzeba wówczas wypłacić wyrównanie. Może przecież się zdarzyć, choć na pewno jest to rzadkością, że pracownik nie wyrazi zgody na podwyżkę. Dotyczy to np. osób pobierających zasiłki z pomocy społecznej, gdzie decyduje dochód pracownika. W tej sytuacji podwyżka wynagrodzenia np. o 100 zł, może spowodować, że straci on prawo do zasiłków wynoszących o wiele więcej i taka osoba może po prostu nie chcieć żadnych zmian w swojej umowie o pracę. Takie sytuacje zdarzają się rzadko, ale można się ich spodziewać, dlatego niedopuszczalne jest zmienianie, nawet na korzyść, warunków umowy o pracę bez wyraźnej zgody pracownika. Podwyżka bez aneksu nie jest zatem dobrym rozwiązaniem.
