Dokumentacja sprzedaży na rzecz osoby prowadzącej działalność nierejestrowaną

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą sprzedają różnego rodzaju towary, usługi na rzecz kontrahentów będących firmami, podmiotami i organizacjami państwowymi i niepaństwowymi czy konsumentami. Od kilku lat nabywców stanowi też kolejna grupa klientów, a mianowicie osoby fizyczne prowadzące działalność nierejestrowaną. W takich okolicznościach nasuwa się następujące pytanie – jak prawidłowo powinna wyglądać dokumentacja sprzedaży na rzecz osoby fizycznej prowadzącej działalność nierejestrowaną?

Słowo o osobie fizycznej prowadzącej działalność nierejestrowaną

Osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną to osoba, która wprawdzie prowadzi działalność, ale nie dokonuje jej wpisu do ewidencji CEIDG.

Osoba ta jest zwolniona z opłacania zaliczek na podatek dochodowy PIT, nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przychodowo-kosztowej czy ewidencji VAT, nie jest zobligowana do płacenia podatku VAT czy składek ZUS. Nie podlega ona wielu obowiązkom ewidencyjno-rozliczeniowym.

Nie oznacza to jednak, że taka osoba nie musi wykonywać żadnych formalno-prawnych obowiązków. 

Osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną ma obowiązek:

1. prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów (i kosztów) dla celów ustalenia rocznego dochodu będącego podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym PIT;
2. po zakończeniu roku złożyć zeznania roczne PIT-36 rozliczające przychody i koszty z działalności nierejestrowanej;
3. przestrzegać umów handlowych (także zawieranych na odległość), reklamacji i zwrotów konsumenckich i innych praw konsumentów;
4. wystawiać faktury, rachunki na żądanie nabywcy (w przypadku gdy sprzedający musiał zarejestrować się jako czynny podatnik VAT, wówczas ma obowiązek wystawiać faktury po dokonanej sprzedaży);
5. wykonywać wszelkie czynności czynnego podatnika VAT w przypadku rozpoczęcia sprzedaży towarów lub usług objętych opodatkowaniem VAT już od pierwszej czynności sprzedaży;
6. ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej w przypadku przekroczenia rocznego limitu obrotu 20 000 zł albo rozpoczęcia sprzedaży towarów lub usług objętych ewidencją na kasie fiskalnej już od pierwszej sprzedaży.

Nabywca będący osobą fizyczną prowadzącą działalność nierejestrowaną 

Przedsiębiorcy – osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą rejestrowaną będący czynnymi podatnikami VAT napotykają na swojej drodze klientów – nabywców, którzy są osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą lub konsumentami. Niemniej wśród klientów – nabywców pojawiają się także osoby fizyczne, które prowadzą działalność nierejestrowaną. Co w takim wypadku?

Odpowiedź nie zawsze będzie jednoznaczna. Od czego to zależy?

Zasadniczo od 2 rzeczy:

1. od tego, czy sprzedawca się dowie, czy osoba fizyczna prowadzi działalność nierejestrowaną, tzn. czy przyzna się ona, że prowadzi taką działalność, czy oznajmi, że nabywa towar lub usługę jako konsument;
2. od tego, czy osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną jest czynnym podatnikiem VAT.

Dokumentacja sprzedaży na rzecz osoby prowadzącej działalność nierejestrowaną przez czynnego podatnika VAT

W pierwszej kolejności warto wziąć pod uwagę sprzedawcę będącego czynnym podatnikiem VAT, do którego na zakupy przyszła osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, zwanej dalej ustawą o VAT, czynny podatnik VAT jest zobowiązany do wystawienia faktury dokumentującej:

1. sprzedaż towarów, świadczenie usług na rzecz podatnika prowadzącego działalność;
2. wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej;
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów;
4. otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy WDT, czynności, dla których obowiązek podatkowy w VAT powstaje według daty wystawienia faktury oraz dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy w VAT powstaje w dniu wystąpienia długu celnego.

Czynny podatnik VAT, dokonując krajowej sprzedaży towarów lub usług na rzecz osoby fizycznej prowadzącej działalność nierejestrowaną, wystawia fakturę sprzedaży opodatkowaną właściwą stawką VAT dla sprzedawanych towarów, usług. 

Należy jednak podkreślić, że osoby fizyczne prowadzące działalność nierejestrowaną mogą zachować się w różny sposób, a więc osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną może:

1. nie przyznać się, że prowadzi działalność nierejestrowaną i nabyć towar, usługę, jako konsument – w takiej sytuacji czynny podatnik VAT będzie zobligowany do wystawienia paragonu sprzedaży, jeżeli prowadzi ewidencję sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej, natomiast trzeba dodatkowo wspomnieć, że konsument może w ciągu 3 miesięcy zażądać wystawienia faktury, niemniej faktura nie zastępuje paragonu sprzedaży;
2. przyznać się, że prowadzi działalność nierejestrowaną i nabyć towar, jako podatnik prowadzący taką działalność – w takiej sytuacji czynny podatnik VAT będzie zobligowany do wystawienia faktury sprzedaży.

W drugim przypadku, a więc wystawienia faktury na rzecz osoby fizycznej prowadzącej działalność nierejestrowaną, warto podkreślić, że taka osoba może:

• mieć NIP,
• nie mieć NIP-u.

Jeżeli ma NIP, wówczas sprzedawca wystawia fakturę na imię i nazwisko tej osoby, ujmuje tam jej adres oraz NIP. Jeżeli nie ma NIP-u, wówczas wystawia fakturę na ww. dane bez tego numeru (nie ma potrzeby ujmowania w danych odbiorcy na fakturze numeru PESEL).

W tym miejscu trzeba podkreślić, że osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną może okazać się:

1. podatnikiem zwolnionym z VAT,
2. czynnym podatnikiem VAT (jeżeli sprzedaje towary lub usługi zawarte w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT, które wymagają rejestracji do VAT już od pierwszej sprzedaży – w takiej sytuacji otrzymuje NIP).

Gdy sprzedaży dokonuje czynny podatnik VAT, wówczas w pierwszym i drugim przypadku schemat postępowania jest taki, jak przedstawiono powyżej, ale z jedną uwagą.

Jeżeli czynny podatnik VAT prowadzący działalność gospodarczą sprzedaje towar lub usługę osobie fizycznej prowadzącej działalność nierejestrowaną będącej także czynnym podatnikiem VAT, to ma obowiązek wystawić dla niej fakturę z podaniem jej NIP-u. 

Zanim to jednak zrobi, powinien zweryfikować NIP osoby fizycznej prowadzącej działalność nierejestrowaną na białej liście VAT pod kątem tego, czy numer ten jest aktywny (w przypadku weryfikacji negatywnej sprzedawca nie powinien używać tego NIP-u.

Warto jednak podkreślić, że nawet gdyby nabywca nie podał NIP-u, a przedstawił się jako osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną (będąca czynnym podatnikiem VAT – o tym sprzedawca jednak nie wiedział), sprzedawca powinien także wystawić fakturę sprzedaży, ponieważ dokumentuje czynność opodatkowaną VAT (zrealizowaną sprzedaż opodatkowaną VAT).

Dokumentacja sprzedaży na rzecz osoby prowadzącej działalność nierejestrowaną przez podatnika zwolnionego z VAT

W drugiej kolejności warto przeanalizować sprzedawcę, który korzysta ze zwolnienia podmiotowego, przedmiotowego z VAT w stosunku do całej dokonywanej sprzedaży w ramach prowadzonej działalności.

Nawiązując do art. 106b ust. 2 ustawy o VAT, czynny podatnik VAT nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej:

1. podmiotowo z opodatkowania VAT (art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy o VAT),
2. przedmiotowo z opodatkowania VAT (art. 43 ust. 1 ustawy o VAT).

Jak widać z powyższego, podatnik zwolniony z VAT nie musi wystawiać faktur sprzedaży w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej z VAT.

Wyjątkiem jest zgłoszenie żądania nabywcy w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Sprzedawca, który jest podatnikiem zwolnionym z VAT, podobnie jak czynny VAT-owiec, może mieć wśród swoich klientów osobę fizyczną prowadzącą działalność nierejestrowaną.

Osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną może:

1. nie przyznać się, że prowadzi działalność nierejestrowaną i nabyć towar, usługę, jako konsument. W takim wypadku sprzedawca – podatnik zwolniony z VAT – będzie zobligowany do wystawienia paragonu sprzedaży, jeżeli prowadzi ewidencję sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej (konsument może jednak w ciągu 3 miesięcy zażądać wystawienia faktury, niemniej faktura nie zastępuje paragonu sprzedaży);
2. przyznać się, że prowadzi działalność nierejestrowaną i nabyć towar jako podatnik prowadzący taką działalność, niemniej w tych okolicznościach sprzedawca będący podatnikiem zwolnionym z VAT nie będzie zobligowany do wystawienia faktury sprzedaży (tylko na żądanie).

Jeżeli sprzedawca zwolniony z VAT obowiązkowo albo dobrowolnie wystawia fakturę, to gdy:

• ma NIP – wystawia fakturę na imię i nazwisko tej osoby, ujmuje tam jej adres oraz NIP, lub 
• nie ma NIP-u – wówczas wystawia fakturę na dane typu imię i nazwisko oraz adres nabywcy (nie ma potrzeby ujmowania w danych odbiorcy na fakturze numeru PESEL).