Główną zasadą zakupów w sklepie internetowym, która zapewnia bezpieczeństwo takich transakcji, jest gwarantowana przez prawo możliwość dokonania zwrotu towaru bez podawania przyczyny oraz jego reklamacja. Zagadnienia te zostały uregulowane w Ustawie z dnia 2 marca 2000 roku o ochronie niektórych praw konsumentów. Okazuje się jednak, że to, co jest korzystne dla klienta, często staje się kłopotliwe dla sprzedawcy - to między innymi takie sytuacje jak zwrot towaru lub reklamacja towaru. Jak należy ewidencjonować takie zdarzenia? Sprawdźmy.
Reklamacja i zwrot towaru w sklepie internetowym
Sposób księgowania reklamacji towaru lub jego zwrotu zależy od tego, czy sklep internetowy posiada kasę fiskalną.
Reklamacja i zwrot z kasą fiskalną
Sprzedawca, który rejestruje sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej na kasie fiskalnej i wystawia paragony do takich transakcji, jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji zwrotów i reklamacji. Wynika to bezpośrednio z Rozporządzenia z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących.
Jeszcze nie tak dawno podatnicy mogli prowadzić jedynie zeszyt korekt, na podstawie którego dokonywali modyfikacji zapisów w księgach podatkowych oraz rejestrach VAT. Uregulowanie kłopotliwej wcześniej kwestii ujednoliciło panujące zasady, ale przyniosło również dodatkowe obowiązki dla sprzedawców.
Co powinna zawierać taka ewidencja zwrotów? Zgodnie z rozporządzeniem niezbędne jej elementy to:
- data sprzedaży,
- nazwa towaru,
- termin zwrotu,
- wartość brutto towaru,
- wartość podatku należnego (w przypadku zwrotu całej kwoty wcześniejszej transakcji),
- wartość zwróconej kwoty oraz wartość podatku należnego, który przypada na zwróconą część (jeżeli następuje zwrot części zapłaconej kwoty),
- dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,
- protokół przyjęcia towaru podpisany przez nabywcę i sprzedawcę.
Szczególnie uciążliwe dla sprzedawców internetowych okazują się ostatnie dwa z ww. zapisów. Konieczność zamieszczenia w ewidencji potwierdzenia dokonania sprzedaży wiąże się bowiem z obowiązkiem posiadania przez przedsiębiorcę odpowiedniego dokumentu. Poza paragonem dopuszcza się załączenie dowodu przelewu lub korespondencji mailowej, z której wynika, że transakcja rzeczywiście miała miejsce.
Inną kwestią sprawiającą problemy sprzedawcom prowadzącym sklepy internetowe jest obowiązek posiadania protokołów podpisanych przez kupujących. Właśnie dlatego często w procedurze zwrotu lub reklamacji umieszczają oni zapis o konieczności odesłania towaru wraz z podpisanym protokołem, który można pobrać z ich strony lub otrzymać mailem.
Reklamacja i zwrot towaru bez kasy fiskalnej
W bardziej komfortowej sytuacji znajdują się sprzedawcy, którzy nie posiadają w swoich sklepach kasy fiskalnej. Tutaj panuje pewna dowolność, nie istnieją bowiem przepisy regulujące taką działalność w zakresie zwrotu towaru lub jego reklamacji. Mimo tego powinni oni prowadzić odpowiednie rejestry, w których będą tworzyć listę zwracanych towarów oraz odpowiadających im kwot. Posiadanie takiej dokumentacji z pewnością ułatwi bieżącą pracę oraz ewentualną kontrolę.
Zwrot towaru i reklamacja przy sprzedaży na rzecz firm
Inaczej wygląda kwestia zwrotu towaru lub jego reklamacji w przypadku sprzedaży na rzecz firm. Jeżeli nabywcą jest inna firma, wówczas konieczne jest wystawienie faktury. W przypadku zwrotu towaru, którego sprzedaż została potwierdzona fakturą, należy sporządzić fakturę korygującą do omawianej transakcji.
Co ważne, klient nie musi podpisywać otrzymanego dokumentu - do poprawnego rozliczenia niezbędne jest jedynie potwierdzenie jego otrzymania. W przeciwnym razie wystawca korekty nie ma prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę, jaka została wykazana na fakturze korygującej.
