Poradnik Przedsiębiorcy

Faktury otrzymane z opóźnieniem

Przedsiębiorcy w toku prowadzonej działalności często spotykają się z przypadkami otrzymania faktury zakupu z opóźnieniem, kiedy dany miesiąc rozliczeniowy jest już zamknięty. Wtedy też często zadają sobie pytanie, w którym okresie ująć faktury otrzymane z opóźnieniem. Problem pojawia się również w momencie otrzymania duplikatu faktury.

Data poniesienia kosztu

Zgodnie z art. 22 ust. 4 ustawy o PIT koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Jest to metoda uproszczona rozliczeń, w której nie ma znaczenia podział wydatków na pośrednio i bezpośrednio związane z osiąganymi przychodami.

Istnieje również inna metoda zwana memoriałową, która zakłada:

  • koszty bezpośrednie powinny zostać ujęte w roku podatkowym, w którym zostały osiągnięte odpowiadające im przychody. Jeżeli zostały one poniesione po zakończeniu tego roku podatkowego oraz już po dniu złożenia zeznania rocznego, wówczas potrącane są w roku następnym. Do kosztów bezpośrednich należą m.in. towary handlowe i materiały;
  • koszty pośrednie powinny być rozliczane w momencie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Do kosztów pośrednich można zaliczyć np. amortyzację środków trwałych czy opłaty za media.

Ustawa o PIT określa, że za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu, który stanowi podstawę do zaksięgowania kosztu.

Faktury otrzymane z opóźnieniem - ujęcie w KPiR

§ 17 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR określa, że zapisów dotyczących pozostałych wydatków (a więc nie dotyczących zakupu towarów i materiałów) dokonuje się jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, a nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Jeżeli dokument dotarł z opóźnieniem, ale jeszcze przed dokonaniem rozliczenia za dany okres, to należy go ująć w KPiR w dacie jego wystawienia.

Przykład 1.
Dnia 15 marca przedsiębiorca otrzymał fakturę za wynajem pomieszczenia biurowego, na której widnieje data wystawienia 28 luty. Za miesiąc luty nie dokonał jeszcze rozliczenia z tytułu podatku dochodowego, stąd fakturę należy ująć do miesiąca lutego.

W przypadku otrzymania dokumentu po dokonaniu rozliczenia z tytułu PIT, fakturę można ująć w miesiącu następnym, ale pod warunkiem, że kolejny okres dotyczy tego samego roku podatkowego.

Przykład 2.
W dniu 22 stycznia przedsiębiorca otrzymał fakturę za Internet, która została wystawiona 31 grudnia i dotyczy abonamentu za ten miesiąc. Kosztu nie można przypisać w dacie otrzymania dokumentu, ponieważ dotyczy poprzedniego roku podatkowego. Stąd dokument należy ująć do miesiąca grudnia.

Faktury dokumentujące zakup towarów

W przypadku zakupu towarów handlowych i materiałów przepisy nakazują zachowanie innych zasad. W § 17 ust. 1 rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia KPiR określono wprost, że zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.

Jeżeli materiał lub towar handlowy, którego zakup dokumentowany jest fakturami dostawców, został dostarczony do firmy lub dokonano nim obrotu (sprzedaży) przed otrzymaniem faktury, to należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału (lub towaru handlowego), podając:

  • imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy,
  • ilość i rodzaj, cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego).

Opis nie jest potrzebny jeśli do dostawy towaru została załączona szczegółowa specyfikacja np. dokument WZ.

Następnie należy dokonać zapisu w księdze na podstawie sporządzonego opisu lub specyfikacji. Dokument ten musi być przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi w dniu otrzymania faktury.

Jeżeli zamówienie oraz faktura zostaną dostarczone w tym samym miesiącu, to sporządzony opis (specyfikację) dołącza się do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonuje na podstawie faktury.

Nie ma więc możliwości ujęcia faktury z opóźnieniem. Jeżeli dostawa towarów dotarła do firmy w miesiącu lutym, to wydatek ten powinien zostać ujęty również w tym samym miesiącu.

Duplikat faktury

Jeżeli faktura zaginie lub ulegnie zniszczeniu, to przedsiębiorca ma prawo zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie duplikatu. Dokument ten będzie się różnić od oryginalnej faktury wpisanym słowem "duplikat" oraz datą jego wystawienia.

Duplikat faktury, który dokumentuje pozostałe wydatki, może zostać ujęty pod datą jego wystawienia. Warunkiem jest również to, że wpis do księgi zostanie wprowadzony w tym samym roku podatkowym co oryginalna faktura.

W przypadku otrzymania duplikatu faktury dokumentującej zakup towarów handlowych i materiałów zasady są takie same jak przy otrzymaniu oryginału dokumentu. Zasadniczo dostawa musi zostać zaewidencjonowana na podstawie opisu lub specyfikacji, a wartości te koryguje się na podstawie otrzymanego duplikatu.