Poradnik Przedsiębiorcy

Reklamacja towaru a korekta kosztów

Towary posiadające wady (zarówno fizyczne, jak i prawne) podlegają procedurze reklamacji. Jeżeli pierwotnie przedsiębiorca ujął ich wartość w kosztach podatkowych, to powstaje konieczność skorygowania tychże kosztów. Reklamacja towaru a korekta kosztów - w którym okresie rozliczeniowym należy dokonać takiej korekty.

Reklamacja towarów - zasady

W pierwszej kolejności przeanalizujmy regulacje odnoszące się do procedury reklamacji. W tym zakresie musimy sięgnąć do treści przepisów Kodeksu cywilnego.

W myśl art. 556 kc sprzedawca jest odpowiedzialny względem kupującego, jeżeli rzecz sprzedana ma wadę fizyczną lub prawną (rękojmia).

Dalsze przepisy wyjaśniają w sposób szczegółowy, co należy rozumieć pod pojęciem wady fizycznej oraz wady prawnej przedmiotu.

Otóż wada fizyczna polega na niezgodności rzeczy sprzedanej z umową. W szczególności rzecz sprzedana jest niezgodna z umową, jeżeli:

  1. nie ma właściwości, które rzecz tego rodzaju powinna mieć ze względu na cel w umowie oznaczony albo wynikający z okoliczności lub przeznaczenia;
  2. nie ma właściwości, o których istnieniu sprzedawca zapewnił kupującego, w tym przedstawiając próbkę lub wzór;
  3. nie nadaje się do celu, o którym kupujący poinformował sprzedawcę przy zawarciu umowy, a sprzedawca nie zgłosił zastrzeżenia co do takiego jej przeznaczenia;
  4. została kupującemu wydana w stanie niezupełnym.

Natomiast wada prawna to sytuacja, gdy sprzedawca jest odpowiedzialny względem kupującego, jeżeli rzecz sprzedana stanowi własność osoby trzeciej albo jeżeli jest obciążona prawem osoby trzeciej, a także jeżeli ograniczenie w korzystaniu lub rozporządzaniu rzeczą wynika z decyzji lub orzeczenia właściwego organu; w razie sprzedaży prawa sprzedawca jest odpowiedzialny także za istnienie prawa (wada prawna).

Następnie zastanówmy się, jakie możliwości w zakresie reklamacji ma nabywca w przypadku pojawienia się wady fizycznej lub wady prawnej.

Zgodnie z art. 561 kc, jeżeli rzecz sprzedana ma wadę, kupujący może żądać wymiany rzeczy na wolną od wad albo usunięcia wady.

Sprzedawca jest obowiązany wymienić rzecz wadliwą na wolną od wad lub usunąć wadę w rozsądnym czasie bez nadmiernych niedogodności dla kupującego.

Sprzedawca może odmówić zadośćuczynienia żądaniu kupującego, jeżeli doprowadzenie do zgodności z umową rzeczy wadliwej w sposób wybrany przez kupującego jest niemożliwe albo w porównaniu z drugim możliwym sposobem doprowadzenia do zgodności z umową wymagałoby nadmiernych kosztów. Jeżeli kupującym jest przedsiębiorca, sprzedawca może odmówić wymiany rzeczy na wolną od wad lub usunięcia wady także wtedy, gdy koszty zadośćuczynienia temu obowiązkowi przewyższają cenę rzeczy sprzedanej.

W świetle powyższego możemy zatem wskazać, że obowiązki sprzedawcy mogą polegać na zwrocie zapłaconej ceny, wymianie rzeczy bądź jej naprawie oraz zapewnieniu innych usług.

Ewentualne świadczenia sprzedawcy aktywowane są w momencie ujawnienia się wad fizycznych lub prawnych rzeczy będącej przedmiotem sprzedaży. Warto zapamiętać, że świadczenia te nie mogą być więc traktowane jako dodatkowe świadczenia dokonywane na rzecz nabywcy rzeczy w oderwaniu od transakcji sprzedaży rzeczy.

Uprawnienia z tytułu reklamacji (lub gwarancji) wynikają z łączącego sprzedawcę oraz nabywcę stosunku prawnego i stanowią rodzaj zabezpieczenia interesów nabywcy. Jedną z postaci działań w ramach reklamacji jest zwrot towaru wraz z domaganiem się otrzymania zwrotu zapłaconej ceny.

Zwrot towarów w ramach gwarancji a korekta faktury

Ze zjawiskiem zwrotu towarów sprzedawcy na skutek skorzystania z uprawnień wynikających z gwarancji związana jest konieczność wystawienia korekty faktury.

Jak bowiem podaje art. 106j ust. 1 ustawy VAT, w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

  1. udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a ust. 7 pkt 1;
  2. udzielono opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1;
  3. dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań;
  4. dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4;
  5. podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury

– podatnik wystawia fakturę korygującą.

Wystawienie faktury korygującej powoduje z jednej strony zmniejszenie podstawy opodatkowania u sprzedawcy. 

W myśl nowego brzmienia art. 29a ust. 13 ustawy VAT obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem że z posiadanej przez tego podatnika dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją. 

W przypadku gdy w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie posiada dokumentacji, o której mowa w zdaniu pierwszym, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał. 

Taka sytuacja wywołuje również skutki dla nabywcy, który dokonał odliczenia podatku naliczonego, zgodnie bowiem z art. 86 ust. 19a ustawy VAT w przypadku obniżenia podstawy opodatkowania nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług zostały uzgodnione z dostawcą towarów lub usługodawcą, jeżeli przed upływem tego okresu rozliczeniowego warunki te zostały spełnione. 

W przypadku gdy warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług zostały spełnione po upływie okresu rozliczeniowego, w którym warunki te zostały uzgodnione, nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym warunki te zostały spełnione. 

Jeżeli podatnik nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego w fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego obniżenia mu przysługuje, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia. 

Reklamacja towaru a moment dokonania korekty kosztu

Wiemy już, że zwrot towaru w ramach reklamacji wymaga wystawienia przez sprzedawcę faktury korygującej. Przechodząc natomiast do meritum problemu, należy zastanowić się, jak przedstawia się korekta kosztów podatkowych. 

W ramach podatku dochodowego konieczne jest odniesienie się do treści art. 22 ust. 7c ustawy PIT.

W myśl tych przepisów, jeżeli korekta kosztu uzyskania przychodów, w tym odpisu amortyzacyjnego, nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką, korekty dokonuje się poprzez zmniejszenie lub zwiększenie kosztów uzyskania przychodów poniesionych w okresie rozliczeniowym, w którym została otrzymana faktura korygująca lub, w przypadku braku faktury – inny dokument potwierdzający przyczyny korekty.

W świetle powyższego możemy stwierdzić, że korekty kosztu w związku ze zwróconym towarem należy dokonać w tym okresie rozliczeniowym, w którym podatnik otrzymał fakturę korygującą. 

W tym zakresie nie należy dokonywać korekty wstecznej w dacie zakupu towarów, które później zostały zwrócone na skutek procedury reklamacji.

Reklamacja towaru, która związana jest z jego zwrotem do nabywcy i otrzymaniem zwrotu ceny, podatnik jest zobowiązany do korekty kosztów uzyskania przychodów w okresie rozliczeniowym, w którym otrzymał korektę faktury VAT.

Podsumowując nasz artykuł, należy zapamiętać, że korekta kosztu związana z reklamacją towaru powinna być dokonywana na bieżąco, tzn. w tym okresie rozliczeniowym, w którym podatnik otrzymuje fakturę korygującą. Nie należy w takim wypadku dokonywać korekty wstecznej, odnosząc się do okresu rozliczeniowego, w którym miało miejsce nabycie towarów.