Poradnik Przedsiębiorcy

Samochód firmowy a pracownik etatowy i pracownik B2B

Samochód firmowy jest jednym z najbardziej pożądanych benefitów, na jakie może liczyć pracownik zatrudniający się w danym przedsiębiorstwie. Pracodawcy również chętnie nabywają coraz to nowe pojazdy do swojej floty, gdyż dzięki temu są zdolni do obniżania przychodów firmy, jednocześnie podnosząc standard pracy swoich pracowników. Wydaje się więc, że służbowe auto jest idealnym rozwiązaniem problemów z dojazdem do klienta, zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Jednak aby rzeczony samochód w firmie był dla obu stron opłacalny w sferze podatkowej, musi zostać zawarta odpowiednia umowa, a użytkowanie auta przez samego pracownika prawidłowo rozliczane.

Coraz częstszą praktyką w zatrudnianiu pracowników jest nawiązywanie współpracy na zasadzie kontraktu B2B. Jest to tzw. kontrakt gospodarczy, w którym stronami są dwa podmioty profesjonalnie wykonujące określoną działalność gospodarczą. Umowy te nie podlegają pod prawo pracy, reguluje je natomiast ogólnorozumiane prawo cywilne. Wskazany rodzaj umowy jest dosyć „świeżą” instytucją na polskim rynku pracy, toteż rozwiązania prawne z nią związane mogą rodzić wiele problemów „pracodawcom”, również jeżeli chodzi o samochód firmowy. Jak zatem rozliczyć użyczony pojazd, tak aby na tym nie stracić? O tym poniżej.

Na wstępie należy podkreślić, że jedynie udostępnienie samochodu służbowego także do celów prywatnych pracownika lub współpracownika (B2B) stworzy przychód będący przedmiotem opodatkowania. Używanie pojazdu firmowego wyłącznie do wykonywania czynności na rzecz pracodawcy, tj. czynności służbowych, uogólniając, będzie neutralne podatkowo. W artykule podejmiemy więc próbę wyjaśnienia sytuacji stron umowy w przypadku użytkowania pojazdu również w celach prywatnych.

Samochód firmowy a pracownik etatowy

W przypadku pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę kwestia wydaje się dosyć prosta. Korzystanie z firmowego auta do celów prywatnych zalicza się do świadczeń nieodpłatnych, a ich wartość stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy. Przychód ten podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT).

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej ustawa o PIT) za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze, bądź ich ekwiwalenty. Przepis ten dotyczy więc także udostępnienia samochodu do celów prywatnych pracownika. Zgodnie natomiast z art. 12 ust. 2a ustawy o PIT pracodawca w przypadku użyczenia pojazdu pracownikowi do celów prywatnych ma obowiązek naliczać mu co miesiąc zryczałtowany przychód. Podatek ten ustala się na poziomie:

  1. 250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3;
  2. 400 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3.

W praktyce samochód służbowy pozostaje do stałej dyspozycji pracownika przez cały okres trwania umowy, stąd też pracownicy użytkujący auto firmowe muszą liczyć się z comiesięcznym odejmowaniem z ich wynagrodzenia powyższych kwot. Jest to jednak dla nich i tak bardzo dobry „interes”. W przypadku gdy korzystanie z pojazdu jest jednak rzadsze, np. kilka razy w miesiącu, wartość podatku ustala się za każdy dzień używania samochodu do celów prywatnych w wysokości proporcjonalnej, tj. jako 1/30 kwot wyżej wskazanych.

W ramach wydania pojazdu do nieodpłatnego używania przez pracownika to na pracodawcy ciąży obowiązek pokrywania kosztów ubezpieczenia, zakupu i wymiany opon, materiałów eksploatacyjnych, bieżących napraw, przeglądów okresowych, wymiany oleju i innych płynów oraz zużywających się części. Z kolei po stronie pracownika pozostaje zakup paliwa zużywanego podczas jazdy w celach prywatnych.

„Pracownik” B2B dla prawa podatkowego nie jest pracownikiem

Przepisy ustawy o PIT (oraz pozostałych ustaw podatkowych) różnicują sposób opodatkowania dochodu pracownika oraz osoby, która swoje obowiązki względem pracodawcy wykonuje na podstawie umów cywilnoprawnych. Do tej drugiej grupy należy zaliczyć osoby zatrudnione na kontraktach B2B.

Przychody przez nie osiągane ustawa o PIT kwalifikuje jako źródła przychodu z działalności wykonywanej osobiście. Przepis art. 13 ustawy o PIT osoby na kontrakcie zalicza do grona tych, którzy swoje przychody uzyskują na podstawie umów o zarządzaniu przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze. Dla celów uproszczenia niniejszego tekstu pracownicy zatrudnieni na kontrakcie B2B będą określani jako „pracownicy B2B”.

Służbowy samochód w dyspozycji pracownika B2B

Tak jak to miało miejsce przy pracownikach zatrudnionych na podstawie umowy pracę, tak i w tym wypadku udostępnienie samochodu firmowego może nastąpić wyłącznie w ramach wykonywania czynności służbowych albo również do celów prywatnych. Analogicznie też w tym drugim wypadku pojawi się po stronie pracownika B2B przychód, od którego należy zapłacić podatek dochodowy.

Przepisy art. 13 ustawy o PIT nie ustanowiły „przychodu zryczałtowanego”. Tym samym pracownicy B2B na podstawie art. 11 ust. 2 i 2a ustawy o PIT są obowiązani do wykazywania przychodu z tytułu korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych na podstawie cen rynkowych. Niestety przepisy nie wskazały, w jaki sposób określać ową „wartość rynkową”, dlatego też w gestii podatników zostaje wypracowanie odpowiedniej metody. W praktyce przyjęło się, że wartość tę ustala się w sposób analogiczny do cen wynajmu podobnych pojazdów, z uwzględnieniem okresu ich użytkowania.

Powyższe prowadzi do konieczności realizowania przez pracodawcę szczegółowej ewidencji użytkowania pojazdu przez pracownika B2B. Ewidencja ta powinna obejmować w szczególności:

  • rodzaj użytkowanego pojazdu do celów prywatnych;

  • czas użytkowania pojazdu w celach prywatnych;

  • pokonaną odległość.

Kiedy użytkowanie pojazdu należy uznać za użytek prywatny?

W tej materii warto przytoczyć wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 roku (sygn. akt: 7/13). Zgodnie z tym orzeczeniem kryteria pozwalające wyodrębnić „inne nieodpłatne świadczenia” spełniane przez przedsiębiorcę, które u zleceniodawców (tut. pracowników B2B) mogą być traktowane jako przychód w rozumieniu przepisów ustawy o PIT, gdy:

  • świadczenia zostały spełnione za zgodą pracownika B2B (korzystał z nich w pełni dobrowolnie);
  • zostały one spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatków, które musiałby ponieść;
  • korzyść jest wymierna i przypisana indywidualnej osobie (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Oznacza to, że istnienie przychodu determinowane jest przez zakres wykorzystywania samochodu. Jeżeli sposób eksploatowania jest uzasadniony charakterem wykonywanego zlecenia, pracownik B2B nie będzie miał obowiązku określenia przychodu oraz zapłacenia podatku. W przypadku możliwości wykazania, iż samochód firmowy był używany przez pracownika B2B jedynie na potrzeby realizacji zawartej umowy, po jego stronie nie pojawia się więc przychód. Warto wskazać, że wyżej wspomniany Trybunał uznał, że za „cele prywatne” nie można uznać dojazdu z miejsca zamieszkania do miejsca pracy i z powrotem oraz parkowania pojazdu poza siedzibą pracodawcy w miejscu zamieszkania pracownika B2B.

A co z kosztami pracodawcy?

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów pracodawcy w omawianym wypadku są koszty ponoszone przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych jako niestanowiące kosztów ich uzyskania. Wydanie pracownikowi lub samozatrudnionemu (pracownik B2B) pojazdu, również do celów prywatnych, przyczynia się do osiągania przez pracodawcę przychodów. W tej sytuacji koszty eksploatacji samochodu stanowiącego środek trwały w firmie, udostępnionego w celu prawidłowego wykonywania umowy czy zlecenia, są ponoszone dla osiągania przychodów. W związku z tym koszty eksploatacji udostępnionego auta firmowego pracodawca może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów.

Samochód firmowy a pracownik etatowy i pracownik B2B – podsumowując

W wielu przedsiębiorstwach samochód służbowy, oprócz firmowego laptopa i telefonu, to podstawowe narzędzie pracy. Ustawodawca rozróżnił jednak sytuacje pracowników oraz osób zatrudnionych na umowach cywilnoprawnych, w tym osób na kontraktach B2B. Wydając auto pracownikowi etatowemu również do celów prywatnych, zobowiązuje się go jedynie do uiszczenia niewielkiego podatku ryczałtowego. W przypadku współpracujących z przedsiębiorstwem sytuacja wygląda różnie, w zależności od indywidualnych cech umowy oraz pojazdu. Jednocześnie w każdym z omówionych wypadków pracodawca będący właścicielem pojazdu ma prawo do zaliczenia kosztów eksploatacji pojazdu do kosztów uzyskania przychodów i tym samym pomniejszenia swoich zobowiązań podatkowych.