Poradnik Przedsiębiorcy

Świadectwo pracy - jakie zmiany obwiązują od 2017 r.?

Istota świadectwa pracy sprowadza się do tego, że pracownik po ustaniu stosunku pracy posiada dokument, z którego wynika jego historia zatrudnienia w danym zakładzie pracy. Jest to potwierdzenie wykonywania pracy wyłącznie w ramach stosunku pracy. Jeżeli pracownik będzie chciał się ubiegać o świadczenia, np. zasiłek dla bezrobotnych, świadczenie przedemerytalne, emeryturę, to będzie to dokument niezbędny w celu ustalenia tych świadczeń. Świadectwo pracy służy też kolejnemu pracodawcy – na jego podstawie ustala on m.in. prawo i wymiar urlopu wypoczynkowego, prawo do nagrody jubileuszowej itp.

Świadectwo pracy - zmiany obowiązujące od 2017 roku

1 stycznia 2017 r. zostało uchylone rozporządzenie Ministra pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania. Na to miejsce zostało wydane rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 roku w sprawie świadectwa pracy (poz. 2292). Główne zmiany zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika wiążą się z samą treścią świadectwa pracy, rozszerzony został katalog dodatkowych informacji, termin wydania świadectwa pracy, uregulowano kwestię wydawania świadectw pracy innej osobie upoważnionej przez pracownika, dostarczania świadectwa pracy oraz jego formę. Wskazane zmiany - jak czytamy w uzasadnieniu projektu - mają na celu uzupełnienie treści świadectwa pracy o nowe uprawnienia rodzicielskie przysługujące pracownikom, dostosowanie zasad wydawania świadectw pracy wynikających z art. 97 § 1 – § 13 Kodeksu pracy w brzmieniu nadanym ustawą, a także doprecyzowanie przepisów budzących do tej pory istotne wątpliwości po stronie pracodawców.

Poniżej zostały wymienione wszystkie zmiany, które już obowiązują w nowym świadectwie pracy od 1 stycznia 2017 r.

Wskazanie drugiego imienia pracownika

Od 1 stycznia 2017 r. pracodawca jest zobowiązany wykazać w treści świadectwa pracy nie tylko pierwsze imię pracownika, lecz także drugie lub więcej imion, jeśli pracownik takie posiada. Cudzoziemcy bardzo często posiadają więcej niż jedno imię, w takim przypadku należy wykazać wszystkie imiona pracownika w treści świadectwa pracy.

Zgodnie z instrukcją wypełniania świadectwa pracy, pracodawca jest zobowiązany do wskazania trybu i podstawy prawnej rozwiązania stosunku pracy lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Okresy zatrudnienia

Okres zatrudnienia został zastąpiony liczbą mnogą - okresami zatrudnienia, które dodatkowo powinny zawierać informację na temat wymiaru czasu pracy obowiązującego pracownika we wskazanych okresach zatrudnienia.

Rodzaj wykonywanej pracy

Zajmowane stanowiska i pełnione funkcje wykazywane w ust. 2 wzoru świadectwa pracy zostały rozszerzone o rodzaj wykonywanej pracy w stosunku do poprzednio funkcjonującego wzoru świadectwa pracy.

Tryb rozwiązania stosunku pracy

Ustawodawca wskazuje na możliwe tryby rozwiązania stosunku pracy określone w Kodeksie pracy:

  • związane z przejściem zakładu pracy, gdy pracownik za 7-dniowym uprzedzeniem rozwiązuje stosunek pracy, w razie odmowy przyjęcia przez pracownika nowych warunków pracy i płacy - art. 23(1) § 4 lub § 5;

  • rozwiązanie na mocy porozumienia stron; przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia lub bez zachowania okresu wypowiedzenia; z upływem czasu, na który była zawarta - art. 30 § 1. Dodatkowo w przypadku rozwiązania stosunku pracy - za wypowiedzenie lub bez wypowiedzenia – pracodawca wskazuje stronę stosunku pracy składającą oświadczenie woli w tej sprawie. Bez wypowiedzenia – pracodawca wskazuje art. 52 (rozwiązanie bez wypowiedzenia z winy pracownika) albo art. 53 (rozwiązanie bez wypowiedzenia bez winy pracownika) lub art. 55 (rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracownika) Kodeksu pracy. Na mocy porozumienia stron albo za wypowiedzeniem z przyczyn niedotyczących pracownika – pracodawca wskazuje art. 1 albo art. 10 ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz. U. z 2016 r. poz. 1474);

  • pracownik, który przed przywróceniem do pracy podjął zatrudnienie u innego pracodawcy, może bez wypowiedzenia, za trzydniowym uprzedzeniem, rozwiązać umowę o pracę z tym pracodawcą w ciągu 7 dni od przywrócenia do pracy - art. 48 § 2;

  • jeżeli pracownik powołany na stanowisko w wyniku konkursu pozostaje w stosunku pracy z innym pracodawcą i obowiązuje go trzymiesięczny okres wypowiedzenia, może on rozwiązać ten stosunek za jednomiesięcznym wypowiedzeniem - art. 68(3);

  • w przypadku gdy lekarz orzeknie, że dana praca zagraża młodocianemu, a pracodawca nie zmieni rodzaju wykonywanej przez niego pracy, umowa o pracę rozwiązuje się niezwłocznie, a pracodawca jest zobowiązany wypłacić odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia - art. 201 § 2

lub w przepisach odrębnych.

Urlop ojcowski

Treść świadectwa pracy została rozszerzona o informację na temat ewentualnie wykorzystanego przez pracownika-ojca urlopu ojcowskiego. Od 2 stycznia 2016 r. pracownik-ojciec może wykorzystać urlop ojcowski w 2 częściach, w wymiarze 14 dni kalendarzowych do ukończenia przez dziecko 24. miesiąca życia albo do upływu 24 miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia orzekającego przysposobienie dziecka i nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 7. roku życia, a w przypadku dziecka, wobec którego podjęto decyzję o odroczeniu obowiązku szkolnego, nie dłużej niż do ukończenia przez nie 10. roku życia. Kolejny pracodawca musi posiadać informację, czy pracownik wciąż może skorzystać z uprawnienia, jakim jest urlop ojcowski.

Urlop rodzicielski

Treść świadectwa pracy została również uzupełniona o informację na temat ewentualnie wykorzystanego urlopu rodzicielskiego, który może być wykorzystany w 4 częściach, natomiast od 2 stycznia 2016 r. urlop ten w wymiarze 16 tygodni może być udzielony w terminie nieprzypadającym bezpośrednio po poprzedniej części tego urlopu albo nieprzypadającym bezpośrednio po wykorzystanym zasiłku macierzyńskim za okres odpowiadający części tego urlopu – nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6. rok życia. Podobnie jak w przypadku urlopu ojcowskiego, kolejny pracodawca musi posiadać wiedzę na temat tego, czy pracownik ma jeszcze prawo do skorzystania z urlopu rodzicielskiego na dane dziecko, czy już wyczerpał prawo do tego urlopu.

Pracodawca wskazuje wykorzystany urlop ojcowski i rodzicielski tylko w przypadku, gdy pracownik ze względu na wiek dziecka mógłby korzystać z takiego urlopu w kolejnym stosunku pracy, a w przypadku, gdy pracownik wykorzystywał więcej niż jeden urlop ojcowski lub rodzicielski – pracodawca wskazuje odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając jego imię i nazwisko.

Urlop wychowawczy

Podobnie będzie w przypadku urlopu wychowawczego. W przypadku gdy pracownik-rodzic wykorzystał więcej niż jeden urlop wychowawczy – pracodawca wskazuje odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, wskazując imię i nazwisko dziecka.

Urlop wychowawczy może być udzielony na podstawie art. 186 § 2 (wymiar urlopu wynosi do 36 miesięcy) albo § 3 (w przypadku niepełnosprawności dziecka niezależnie od 36 miesięcy urlopu wychowawczego, pracownikowi przysługuje dodatkowy urlop wychowawczy w wymiarze do 36 miesięcy) Kodeksu pracy i może być udzielony maksymalnie w 5 częściach, nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 6. roku życia.

Ochrona stosunku pracy

Kolejnym istotnym elementem treści świadectwa pracy jest informacja o okresie, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy, o której mowa w art. 1868 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy. Z przepisu tego wynika, że pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę z pracownikiem w okresie od dnia złożenia przez niego wniosku o obniżenie wymiaru czasu pracy do dnia powrotu do nieobniżonego wymiaru czasu pracy, nie dłużej jednak niż przez łączny okres 12 miesięcy, pod warunkiem że jest pracownikiem uprawnionym do skorzystania z urlopu wychowawczego, co oznacza, że legitymuje się co najmniej 6-miesięcznym stażem pracy i jest rodzicem dziecka do lat 6 lub do lat 18 w przypadku dziecka niepełnosprawnego. Kolejny pracodawca musi wiedzieć, czy pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego, który chciałby skorzystać z uprawnienia do pracy w obniżonym wymiarze czasu pracy, wciąż podlega szczególnej ochronie przed zwolnieniem.

Art. 188 Kodeksu pracy

Wykorzystanie zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy zostało rozszerzone o informację o liczbę godzin wykorzystanego zwolnienia w przypadku, w którym pracownik zdecydował o jego wykorzystaniu w godzinach.

Od 2 stycznia 2016 r. pracownik może skorzystać z dwóch dni lub 16 godzin opieki nad dzieckiem do lat 14.

Podpisywanie świadectwa pracy

Świadectwo pracy może być podpisane przez następujące osoby:

- pracodawcę,

- osobę reprezentującą pracodawcę,

- osobę upoważnioną do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy.

Co ciekawe, od 1 stycznia 2017 r. wystarczający jest podpis pracodawcy lub osoby reprezentującej pracodawcę lub upoważnionej osoby do składania oświadczeń w jego imieniu bez konieczności przystawiania stosownej pieczęci.

W poprzednim stanie prawnym należało używać pieczątki i świadectwo pracy mógł podpisać tylko pracodawca bądź osoba działająca w jego imieniu.

Wydawanie świadectwa pracy

Pracodawca wydaje świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika. Upoważnienie może być dostarczone pracodawcy w postaci papierowej lub elektronicznej. Doprecyzowano, w jaki sposób upoważnienie może zostać dostarczone. W poprzednim stanie prawnym pojęcie „na piśmie” powodowało wiele wątpliwości interpretacyjnych.

Termin wydania świadectwa pracy

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca musi wydać świadectwo pracy niezwłocznie, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy.

Ustawodawca doprecyzował w rozporządzeniu pojęcie „niezwłocznego” wydania świadectwa pracy – czyli w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Jeśli z przyczyn obiektywnie uzasadnionych wydanie tego dokumentu pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub osobie przez nią upoważnionej za pośrednictwem operatora pocztowego. Zastąpiono poprzednią regulację sugerującą korzystanie jedynie z usług Poczty Polskiej na możliwość skorzystania z pośrednictwa dowolnego operatora pocztowego.

W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej; wniosek może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.

Jeśli pracownik zwróci się do pracodawcy z prośbą o wydanie świadectwa pracy, pracodawca musi wydać pracownikowi ten dokument w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Wydanie świadectwa pracy w razie śmierci pracownika

W § 5 rozporządzenia uregulowano kwestię wydawania świadectwa pracy w razie śmierci pracownika. Doprecyzowano w nim, jaki krąg osób ma prawo wystąpić o wydanie świadectwa pracy. Na wniosek małżonka lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, a w razie braku takich osób - innej osoby będącej spadkobiercą tego pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, pracodawca wydaje świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Uzupełnienie treści świadectwa pracy

Przepisy nowego rozporządzenia powielają w znacznej mierze przepisy, które obowiązywały do 31.12.2016 r. w kwestii sposobu i trybu prostowania i uzupełniania świadectwa pracy.

W przypadku wystawienia nowego świadectwa pracy w związku z koniecznością jego sprostowania lub w razie konieczności wystawienia nowego świadectwa pracy zawierającego informację o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę, pracodawca wskazuje w świadectwie pracy datę, w której wystawiono to świadectwo.

Czy powyższe zmiany ułatwią pracodawcom wydawanie świadectw pracy? Póki co można zauważyć, że w związku z tym, że pracodawca musi więcej informacji wskazać w świadectwie i poświęcić zdecydowanie więcej czasu na jego wystawienie, nie do końca ułatwiło to sytuację, a jedynie skomplikowało i dodało dodatkowej pracy. Jednakże dopiero z czasem będzie można ostatecznie stwierdzić, czy zmiany poprawiły sytuację, czy też ją skomplikowały.