Poradnik Przedsiębiorcy

Świadectwo pracy – sprawdź, co powinien zawierać nowy wzór

Jednym z obowiązków pracodawcy kończącego współpracę z pracownikiem jest to, by wydać świadectwo pracy według aktualnie obowiązującego wzoru. To bardzo ważna czynność, gdyż niewydanie prawidłowego świadectwa pracy naraża pracodawcę na odpowiedzialność odszkodowawczą i stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. W ostatnim czasie w sprawach związanych ze wzorem świadectwa pracy wiele się zmieniło. Pracodawcy muszą dostosować używane wzory świadectw do aktualnie obowiązujących przepisów. Sprawdź, jakie zmiany weszły w życie 29 czerwca i 6 września 2019 roku! 

Jakie informacje musi zawierać świadectwo pracy?

W świadectwie pracy należy zamieścić informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy oraz ubezpieczeń społecznych, takie jak:

  • okres zatrudnienia i wymiar czasu pracy;

  • rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowisko lub pełniona funkcja;

  • tryb i podstawa prawna rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy za wypowiedzeniem – strona stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia;

  • okres, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 36¹ § 1 kp;

  • liczba dni wykorzystanego urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku, w którym ustał stosunek pracy;

  • liczba dni wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawa prawnej jego udzielenia;

  • długość wykorzystanego urlopu ojcowskiego, rodzicielskiego i wychowawczego oraz podstawa ich udzielenia;

  • liczba dni zwolnienia od pracy z art. 188 kp – 2 dni na dziecko;

  • liczba dni wynagrodzenia chorobowego z art. 92 kp w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;

  • okres odbytej służby wojskowej lub jej form zastępczych;

  • okres, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy, o której mowa w art. 1868 § 1 pkt 2 kp, czyli okres, w którym doszło do obniżenia wymiaru czasu pracy po powrocie z urlopu wychowawczego;

  • okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze;

  • wykorzystany dodatkowy urlop albo inne uprawnienia lub świadczenia, z których pracownik skorzystał w trakcie trwania stosunku pracy;

  • okresy składkowe i nieskładkowe uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury;

  • zajęcia wynagrodzenia za pracę;

  • należności ze stosunku pracy uznane, ale niewypłacone pracownikowi do dnia ustania stosunku pracy z powodu braku środków finansowych;

  • wykorzystany dodatkowy urlop lub świadczenia przewidziane przepisami prawa pracy. 

Na żądanie pracownika należy także podać informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz uzyskanych kwalifikacjach. 

Świadectwo pracy zawiera informacje niezbędne do dalszego przebiegu pracy zawodowej pracownika oraz jego uprawnień emerytalnych. Należy dołożyć szczególnych starań, aby było rzetelne i odzwierciedlało rzeczywisty stan rzeczy oraz było sporządzone na obowiązującym wzorze.

Jakie zmiany we wzorze świadectwa pracy weszły w życie 29 czerwca 2019 roku?

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 czerwca 2019 r. w nowym świadectwie pracy nie można już podawać imion rodziców pracownika. Wynika to z dostosowania Kodeksu pracy do wymagań RODO, a konkretnie art. 22¹ § 1 kp, według którego obecnie pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

  • imię (imiona) i nazwisko,

  • datę urodzenia,

  • dane kontaktowe wskazane przez osobę,

  • wykształcenie,

  • kwalifikacje zawodowe,

  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Natomiast od pracownika pracodawca dodatkowo żąda podania danych osobowych obejmujących:

  • adres zamieszkania;

  • numer PESEL albo rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;

  • dane osobowe dzieci pracownika i innych członków rodziny, jeżeli podanie ich jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, np. 2 dni zwolnienia na dziecko z art. 188 kp;

  • wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Nie ma w tym katalogu danych osobowych imion rodziców, więc konsekwencją tego faktu jest dostosowanie wzoru świadectwa pracy, który od 29 czerwca 2019 r. nie może zawierać już tych danych.Na świadectwach pracy wydanych po 29 czerwca 2019 r. nie można wpisywać imion rodziców.W przywołanym rozporządzeniu czytamy także, że w przypadku świadectw pracy sporządzonych w okresie od 4 maja 2019 r. do 28 czerwca 2019 r. zawierających informację o imionach rodziców pracownika można złożyć wniosek do pracodawcy o wydanie nowego świadectwa pracy z pominięciem tych danych, ale wniosek ten można było złożyć tylko w ciągu 30 dni od wejścia w życie rozporządzenia.Osoby, które odebrały świadectwo pracy w okresie od 4 maja do 28 czerwca 2019 r. mogły w ciągu 30 dni od 29 czerwca 2019 r. złożyć wniosek o wydanie nowego świadectwa bez imion rodziców. Wówczas pracodawca w ciągu 7 dni powinien wydać nowe świadectwo, a poprzednie usunąć z akt osobowych

Przykład 1.

Pan Wiesław prowadzi małą firmę. Jedna z pracownic złożyła wypowiedzenie i zakończyła zatrudnienie 30 czerwca 2019 r. W ostatnim dniu odebrała świadectwo pracy, w którym były zawarte imiona rodziców. Obecnie chciałaby się zatrudnić w firmie, w której pracuje jej brat, ale nie chciałaby, żeby osoby tam pracujące wiedziały o tym, że jest spokrewniona z osobą na wysokim stanowisku, które on zajmuje. Pracownica napisała do pana Wiesława wniosek o wydanie poprawionego świadectwa pracy niezawierającego imion jej rodziców. Pracodawca powinien w tej sytuacji w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy, a poprzednie usunąć z akt osobowych. Należy do tego użyć jeszcze starego wzoru, w którym znajduje się pozycja „imiona rodziców”, ale pole to należy pozostawić puste.

Jakie zmiany w świadectwie pracy weszły 6 września 2019 roku?

7 września 2019 r. zmieniły się zasady wydawania świadectwa pracy pracownikowi, które wprowadziła kolejna nowelizacja Kodeksu pracy oraz niektórych innych ustaw. Ustawa zmieniła w Kodeksie pracy przepisy dotyczące między innymi równego traktowania, mobbingu oraz wydawania świadectw pracy. Najważniejsze zmiany to:

  • obowiązek wydania świadectwa pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy;

  • jeżeli z przyczyn obiektywnych, np. choroby czy urlopu pracownika, nie jest możliwe wydanie świadectwa pracy w ostatnim dniu zatrudnienia, wówczas pracodawca w ciągu 7 dni wysyła je pocztą lub w inny sposób;

  • 14-dniowy termin na złożenie wniosku o sprostowanie świadectwa pracy (do tej pory wynosił 7 dni) – w razie odmowy sprostowania świadectwa pracownik ma 14 dni na złożenie wniosku do sądu pracy z żądaniem jego sprostowania; 

  • sąd zmusi pracodawcę do wydania sprostowania świadectwa pracy – a jeżeli pracodawca nie wyda go mimo wyroku sądu, ten wyda orzeczenie, które zastąpi świadectwo pracy. Będzie ono honorowane przez ZUS czy PUP na takiej samej zasadzie jak świadectwo pracy;

  • grzywna za niewydanie świadectwa pracy w terminie – od 1000 do 30 000 zł; do tej pory grzywna była przewidziana jedynie za niewydanie świadectwa, a obecnie – za niedotrzymanie terminu w ostatnim dniu zatrudnienia lub jeżeli z obiektywnych przyczyn jest to niemożliwe w 7 dni.

Świadectwo pracy jest niezwykle ważnym dokumentem, który musi zostać wydany pracownikowi w ostatnim dniu zatrudnienia. Jedynie w sytuacji, gdy z obiektywnych przyczyn jest to niemożliwe, świadectwo można przesłać pracownikowi w ciągu 7 dni. Bardzo ważne jest wydanie go na obowiązującym obecnie wzorze, co powoduje, że pracodawcy muszą na bieżąco śledzić zmiany, jakie w tym zakresie są wprowadzane, aby nie narazić się na odpowiedzialność wykroczeniową i odszkodowawczą.