Poradnik Przedsiębiorcy

Świadectwo pracy - kiedy należy je wydać i co musi zawierać?

Na pracodawcy ciąży szereg obowiązków względem zatrudnianych przez niego pracowników. Tylko pozornie ustają one w momencie zakończenia zatrudnienia pracownika, na pracodawcy bowiem nadal spoczywają określone przepisami Kodeksu pracy wymogi formalne, których niedopełnienie może rodzić dla każdego przedsiębiorstwa bardzo poważne i dotkliwe skutki. Jednym z najistotniejszych obowiązków pracodawcy związanych z zakończeniem zatrudnienia jest wydanie pracownikowi świadectwa pracy. Poniżej podpowiadamy, jak uniknąć błędów wydając świadectwo pracy

Świadectwo pracy – jego wydanie to obowiązek pracodawcy!

Świadectwo pracy to dokument należny każdemu pracownikowi, potwierdzający jego zatrudnienie, okres zatrudnienia i jego charakter. Jest to oświadczenie wiedzy pracodawcy i tylko on jest podmiotem uprawnionym do jego wystawienia.

Żaden inny podmiot, nawet sąd, nie może zastąpić pracodawcy w wykonaniu tego obowiązku.

Świadectwo pracy wydaje się zwalnianemu pracownikowi niezależnie od sposobu zakończenia stosunku pracy, a zatem nawet jeśli pracodawca zwalnia pracownika z jego winy, bez zachowania okresu wypowiedzenia, musi dotrzymać obowiązku wydania świadectwa pracy.

Co istotne, pracownik nie ma obowiązku składania wniosku o wydanie świadectwa pracy albo upominania się o jego wydanie (por. wyrok Sądu Najwyższego z 18 lutego 1976 roku, wydany w sprawie o sygn. I PR 1/76).

Zasady wydawania świadectw pracy uregulowane są w przepisach Kodeksu pracy oraz w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy. Przepisy te określają dokładnie, jakie wymogi musi spełniać świadectwo pracy i wyliczają informacje, które muszą zostać zawarte w treści tego dokumentu – są to informacje dotyczące uprawnień wynikających ze stosunku pracy i uprawnień wynikających z ubezpieczeń społecznych (m.in. okres zatrudnienia, czas pracy, tryb rozwiązania umowy lub podstawa prawna jej wygaśnięcia czy wykorzystanie urlopów). Z tego też względu niezwykle istotne jest, aby każdy pracodawca sprawdził, czy stosowany przez niego, często niezmieniony od lat, wzór jest zgodny z przepisami obowiązującego rozporządzenia. Zawiera ono pomocniczy wzór świadectwa pracy, który należy uznać za niezwykle przydatny.

Świadectwo pracy – kiedy należy je wydać?

Świadectwo pracy powinno zostać wydane niezwłocznie. Kodeks pracy posługuje się enigmatycznym terminem „niezwłocznie”, nie określając jednak terminu wydania dokumentu w dniach czy tygodniach. Termin ten został sprecyzowany w przepisach przywołanego powyżej rozporządzenia, zgodnie z którym „niezwłocznie” oznacza dzień, w którym następuje ustanie stosunku pracy (niezależnie od tego, czy jest to dzień rozwiązania stosunku pracy, czy dzień jego wygaśnięcia).

Pracodawca powinien wydać świadectwo pracy pracownikowi w dniu zakończenia stosunku pracy.

Jeśli nie jest to możliwe, konieczne jest przesłanie świadectwa przesyłką pocztową – oczywiście przesyłką poleconą, najlepiej z koniecznością pokwitowania odbioru – albo doręczenie jej w inny sposób (np. za pomocą innego pracownika przedsiębiorcy działającego w formie kuriera). Jeżeli stosunek pracy ustaje z powodu śmierci pracownika, świadectwo pracy pozostawia się w jego aktach osobowych, lecz pracodawca ma obowiązek wydania tego dokumentu małżonkowi pracownika lub jego spadkobiercy.

Jeśli pracodawca po ustaniu stosunku pracy zawiera z pracownikiem kolejną umowę o pracę, to zgodnie z nowo obowiązującą regulacją w takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek wydania świadectwa pracy tylko na wyraźne żądanie samego zainteresowanego pracownika.

Co do zasady świadectwo pracy wydaje się samemu pracownikowi. Zgodnie ze wspomnianym rozporządzeniem dokument ten można wydać również osobie upoważnionej przez pracownika, przy czym zgodnie z nowymi zasadami upoważnienie może zostać przesłane w formie elektronicznej. Ze względów praktycznych i z uwagi na dotrzymanie koniecznych wymogów bezpieczeństwa niezbędne będzie potwierdzenie tożsamości osoby upoważnionej przez poproszenie jej o okazanie dowodu tożsamości uzasadniającego wystawione przez byłego pracownika upoważnienie. Zazwyczaj osobą upoważnioną będzie małżonek pracownika lub członek jego bliskiej rodziny, ale rozporządzenie nie określa kręgu osób uprawnionych, a zatem może to być dowolna osoba uznana przez pracownika za wystarczająco godną zaufania do odebrania tak istotnego dokumentu.

Pracodawca lub jego pracownik (np. kadrowa) winien poprosić osobę odbierającą świadectwo pracy o pokwitowanie jego odbioru.

Co zrobić, jeśli świadectwo pracy zawiera błędy?

Ze świadectwem pracy dla pracodawcy wiążą się dwa podstawowe obowiązki – rzetelnego sporządzenia świadectwa pracy oraz wydania pracownikowi tego dokumentu. Jeśli pracodawca uchybi któremukolwiek z tych obowiązków, pracownik ma możliwość podjęcia stosownej reakcji, które to zdarzenie dla nieuważnego pracodawcy może zakończyć się postępowaniem sądowym i koniecznością poniesienia kosztów tego postępowania.

W pierwszej kolejności należy wskazać, że jeśli świadectwo zdaniem pracownika zawiera błędy lub nieścisłości lub jest niezgodne z przepisami ustawy i rozporządzenia, pracownik może domagać się sprostowania treści dokumentu. Ma on siedem dni na sporządzenie wniosku i taki sam termin obowiązuje pracodawcę – również siedem dni na wydanie pracownikowi sprostowanego świadectwa pracy albo wydanie odmowy sprostowania dokumentu. W takim przypadku pracownik ma siedem dni na wystąpienie do sądu pracy z powództwem o sprostowanie i okres ten biegnie od momentu zawiadomienia pracownika o odmowie uznania jego żądania. W praktyce jest on liczony zazwyczaj od momentu doręczenia pracownikowi pisma pracodawcy, przy czym pracodawca może uczynić to również w formie elektronicznej. 

Pracownik ma 7 dni na złożenie wniosku o sprostowanie świadectwa pracy i 7 dni na wystąpienie z powództwem o sprostowanie.

Analogiczne uprawnienie przysługuje pracownikowi również wówczas, jeśli pracodawca w ogóle nie wyda świadectwa pracy. W takiej sytuacji ma on prawo do wystąpienia z powództwem do sądu pracy, a sąd – w przypadku stwierdzenia obowiązku pracodawcy do wydania świadectwa pracy – nałoży na opornego pracodawcę obowiązek wydania dokumentu w formie wyroku sądowego, który będzie podlegał wykonaniu w toku postępowania egzekucyjnego.

Jak wynika z orzecznictwa sądów, roszczenie pracownika nie podlega przedawnieniu, a zatem nawet wiele lat po ustaniu stosunku pracy pracodawca musi liczyć się z możliwym żądaniem pracownika o wydanie przedmiotowego dokumentu (por. wyrok Sądu Najwyższego z 2 czerwca 2006 roku, wydany w sprawie o sygnaturze I PK 250/05).

Świadectwo pracy – jaka kara grozi pracodawcy za niedopełnienie obowiązku?

Uchybienie obowiązkom dotyczącym świadectwa pracy jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny w wysokości od 1000,00 aż do 30 000,00 złotych.

Niezwykle poważną konsekwencją zaniedbania opisanych powyżej obowiązków jest odpowiedzialność odszkodowawcza pracodawcy. Jeśli pracownik wskutek zwłoki pracodawcy poniesie szkodę, wówczas pracodawca – jako podmiot winny jej powstania – będzie zobowiązany do jej naprawienia na zasadach wynikających z Kodeksu pracy. Odpowiedzialność odszkodowawcza powstaje w przypadku, gdy szkoda powstała w związku z niewydaniem świadectwa pracy w terminie lub z wydaniem świadectwa pracy o nieprawidłowej treści. Odszkodowanie określone w Kodeksie pracy jest ograniczone kwotowo i jest to wynagrodzenie za czas pozostawania bez zatrudnienia, maksymalnie przez okres sześciu tygodni. Jak wynika z orzecznictwa sądów, przykładem szkody jest np. niemożliwość rejestracji w powiatowym urzędzie pracy w charakterze osoby bezrobotnej i nieuzyskanie świadczeń z ubezpieczenia społecznego przysługujących byłemu pracownikowi.

Co jednak istotne, wskazane powyżej odszkodowanie nie wyczerpuje odpowiedzialności pracodawcy, odpowiada on bowiem również za szkodę inną niż utrata zarobków (por. wyrok Sądu Najwyższego z 13 października 2004 roku, wydany w sprawie o sygn. II PK 36/04). Odszkodowanie to jest również niezależne od odszkodowania należnego pracownikowi z tytułu niezgodnego z prawem rozwiązania przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia (por. wyrok Sądu Najwyższego z 13 lipca 1976 roku, wydany w sprawie o sygn. I PZP 22/76).

Roszczenie odszkodowawcze, zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 20 czerwca 2011 roku, wydanym w sprawie o sygn. I PK 210/10, podlega przedawnieniu na zasadach ogólnych, a zatem w terminie trzech lat.

Praktyka pokazuje, że postępowania w sądach pracy trwają bardzo długo i okres oczekiwania na wyznaczenie rozprawy jest również wydłużony. Postępowanie to zazwyczaj jednak nie wiąże się dla pracownika z koniecznością poniesienia wysokich kosztów, a zatem znaczna ich część decyduje się na taki krok. Postępowanie sądowe może być jednak kosztowne dla pracodawcy, choćby z uwagi na konieczność uzyskania fachowej pomocy prawnej. Z tego tytułu konsensualne metody rozwiązywania sporów winny być opcją rozważaną w każdym przypadku przed rozpoczęciem sporu sądowego.