Pracownicy to przede wszystkim ludzie, którym przydarzają się różne życiowe sytuacje, czy to ciąża, czy długotrwała choroba. W takich wypadkach pracodawca staje przed nie lada wyzwaniem, kiedy musi zapewnić w procesie pracy zastępstwo za nieobecnego przez dłuższy czas pracownika. O ile kilkudniowa absencja pracownika nie zawsze będzie wymagała znalezienia zastępstwa, o tyle w przypadku dłuższej nieobecności pracodawca się bez tego nie obejdzie. Zastanawiając się nad zastępstwem pracownika, w pierwszej kolejności przychodzi myśl dotycząca umowy na zastępstwo, ale czy zawsze osoba zastępująca pracownika musi być zatrudniona w tej formie? Czy umowa zlecenie za nieobecnego pracownika będzie dobrym rozwiązaniem?
Umowa o pracę na zastępstwo
Umowa na zastępstwo to rodzaj umowy na czas określony z tą różnicą, że nie znajdują do niej zastosowania obostrzenia wprowadzone do umów na czas określony. Mianowicie chodzi o to, że okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech. Umowa na zastępstwo jest zawierana na czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, dlatego też zazwyczaj nie jest wskazany określony czas jej obowiązywania, a zamiast tego wskazuje się zdarzenie, którego zaistnienie powoduje rozwiązanie tej umowy, np. powrót pracownicy z urlopu macierzyńskiego.
Umowa o pracę na zastępstwo powinna zawierać te same elementy, co każda umowa o pracę, czyli:
- oznaczenie stron umowy;
- rodzaj umowy;
- datę jej zawarcia;
- warunki pracy i płacy, w tym: rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiar czasu pracy, termin rozpoczęcia pracy.
Umowa na zastępstwo może być przez pracodawcę rozwiązana w każdej chwili za porozumieniem stron, za wypowiedzeniem oraz bez zachowania okresu wypowiedzenia.
Umowa na zastępstwo a zakres ochrony w związku z macierzyństwem
Przy czym wskazać należy, że jak określono w wyroku Sądu Rejonowego w Puławach IV Wydział Pracy z 12 października 2018 roku, sygn. IV P 180/18, „przepis art. 25 kp wymienia wszystkie rodzaje umów o pracę i tak ustawodawca przewidział istnienie: umowy o pracę na okres próbny, na czas nieokreślony albo na czas określony. Przepisy Kodeksu pracy nie przewidują wprost, jako jednego z rodzajów umowy o pracę, umowy o pracę na zastępstwo; natomiast oczywiście, jeżeli zachodzi konieczność zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, to pracodawca może w tym celu zatrudnić innego pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony, obejmujący czas tej nieobecności. Umowa na zastępstwo jest więc szczególną umową terminową zawieraną w przypadku usprawiedliwionej nieobecności pracownika. Treść tej umowy powinna być tak sformułowana, aby jednoznacznie z niej wynikało, że jest to umowa na zastępstwo. W przepisach Kodeksu pracy istnieją uregulowania odnoszące się wprost do umów o pracę zawartych na czas określony, które zostały zawarte w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy – np. art. 25 1 §4 ust 1 kp. Także i przepis art. 177 § 3 1 kp odnosi się wprost do umów o pracę zawartych na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Przepis ten stanowi, że zasada przewidziana w art. 177 §3 tegoż przepisu, tj. że umowa o pracę zawarta na czas określony lub na czas wykonania określonej pracy albo na okres próbny przekraczający jeden miesiąc, która uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, ulega przedłużeniu do dnia porodu, nie dotyczy umów o pracę na czas określony zawartych w celu zastąpienia nieobecnego pracownika w pracy. Zatem w przypadku pracownic w ciąży, których stosunek pracy wykreowany został na podstawie przepisów Kodeksu pracy – na podstawie umowy o pracę na czas określony zawartej w celu zastąpienia nieobecnego pracownika w pracy, ochrona ich stosunku pracy przewidziana w §3 art. 177 kp jest zniesiona”.
Umowa zlecenie za nieobecnego pracownika
Poza powyższym rozwiązaniem dotyczącym zawarcia umowy o pracę na zastępstwo nic nie stoi na przeszkodzie, aby na czas nieobecności w pracy osoby zatrudnionej w ramach stosunku pracy zawrzeć z zastępcą takiej osoby umowę zlecenie. Przy czym należy mieć na uwadze jej charakter.
Istota umowy zlecenia sprowadza się do tego, że przez nią przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie.
Umowa zlecenie to rodzaj umowy cywilnoprawnej, do której zastosowanie znajdują przepisy Kodeksu cywilnego, a nie Kodeksu pracy.
Przykład 1.
Janina Nowak zatrudniona była w spółdzielni mieszkaniowej jako sprzątająca na podstawie umowy o pracę. W lutym 2022 roku uległa wypadkowi, który wymaga od niej długiej hospitalizacji, a następnie rehabilitacji. Prezes spółdzielni zmuszony był do zatrudnienia zastępcy wykonującego obowiązki dotychczas należące do Janiny Nowak. Prezes zdecydował się zatrudnić Annę Wiśniewską na zastępstwo na podstawie umowy zlecenia. Jeśli w umowie wskazany został zakres prac, pomieszczenia, które należy posprzątać, a strony będą stosować się do zapisów umowy, Anna Wiśniewska będzie wykonywać umowę zlecenie, gdyby jednak doszło do podporządkowania jej pracy pracodawcy, wówczas w rzeczywistości Anna Wiśniewska świadczyłaby pracę w ramach stosunku pracy.
Umowa zlecenie – elementy
Umowa zlecenie z pracownikiem powinna zawierać następujące elementy:
- oznaczenie stron umowy poprzez wskazanie danych zleceniodawcy i zleceniobiorcy;
- szczegółowe określenie przedmiotu zlecenia;
- należne wynagrodzenie, chyba że umowa zlecenie jest nieodpłatna;
- datę rozpoczęcia wykonywania umowy i jej zakończenia;
- inne postanowienia, w tym np. postanowienia dotyczące przerw zleceniobiorcy od wykonywania umowy, zasad wypowiedzenia umowy i inne;
- podpisy obu stron umowy.
Okres obowiązywania umowy zlecenia może zostać oznaczony datami albo określonymi zdarzeniami.
Przykład 2.
Janina Nowak zatrudniona była w spółdzielni mieszkaniowej jako sprzątająca na podstawie umowy o pracę. W lutym 2022 roku uległa wypadkowi, który wymaga od niej długiej hospitalizacji, a następnie rehabilitacji. Prezes spółdzielni zmuszony był do zatrudnienia zastępcy wykonującego obowiązki dotychczas należące do Janiny Nowak. Prezes zdecydował się zatrudnić Annę Wiśniewską na podstawie umowy zlecenia. W umowie zleceniu wskazano, że zostaje ona zawarta do dnia poprzedzającego powrót Janiny Nowak do pracy po rehabilitacji. Takie rozwiązanie jest dopuszczalne.
Przykład 3.
Julia Nowak zatrudniona była jako dziennikarka przygotowująca artykuły dla internetowego serwisu na podstawie umowy o pracę. Zaszła w ciążę, urodziła dziecko i aktualnie przebywa na urlopie macierzyńskim. Prezes spółki zmuszony był do zatrudnienia zastępcy wykonującego obowiązki dotychczas należące do Julii Nowak. Prezes zdecydował się zatrudnić Rafała Kowalczyka na zastępstwo na podstawie umowy zlecenia. Umowę zawarto do 30 sierpnia 2023 roku, albowiem do tego czasu Julia Nowak przebywa na urlopie macierzyńskim. Takie rozwiązanie jest prawnie dopuszczalne.
Umowa zlecenie a umowa o pracę – co je odróżnia?
Podstawowym elementem odróżniającym umowę zlecenie od umowy o pracę jest element podporządkowania pracownika pracodawcy w procesie pracy, co wynika z ustawowej definicji stosunku pracy. Kodeks pracy stanowi, że przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Zatrudnienie wypełniające elementy definicji stosunku pracy jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy. W sytuacji zawarcia umowy zlecenia i występowania elementu podporządkowania zleceniobiorcy pracodawcy w istocie umowa ta będzie umową o pracę.
Przykład 4.
Tomasz Kowalski zawarł z Janem Nowakiem w ramach prowadzonej przez niego działalności gospodarczej umowę zlecenie na okres zastępstwa pracownicy, która przebywa na urlopie macierzyńskim. Zlecenie wykonywane jest codziennie przez 8 godzin, od poniedziałku do piątku, w godzinach od 7:00 do 15:00, stale w tym samym miejscu. Jan Nowak wyznacza Tomaszowi Kowalskiemu zadania do wykonania. W sposobie wykonania zlecenia dostrzec można cechy właściwe stosunkowi pracy, dlatego w rzeczywistości wykonywane zlecenie jest świadczeniem pracy w ramach stosunku pracy mimo zawarcia umowy zlecenia.
Każdy pracodawca powinien pamiętać, że zawarcie umowy cywilnoprawnej w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę, stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, co skutkuje odpowiedzialnością za to wykroczenie i karą grzywny w wysokości od 1000 złotych do 30 000 złotych.
Składki pracownicze na ubezpieczenie społeczne przy umowie o pracę i umowie zleceniu
Pracodawca musi pamiętać, że zatrudnienie pracownika na podstawie umowy o pracę, choćby dotyczyła ona zastępstwa nieobecnego pracownika, wiąże się z obowiązkiem wypłaty wynagrodzenia oraz opłacania części składek ZUS. Wydawać by się mogło, że w takiej sytuacji sposobem na obniżenie kosztów zatrudnienia jest zatrudnianie pracownika na zastępstwo w oparciu o umowy cywilnoprawne, ale nie należy zapominać, że w przypadku osób zatrudnianych na umowę zlecenie, których umowa ta jest jedynym źródłem zatrudnienia, pracodawca ponosi te same ciężary, co w przypadku umowy o pracę. Inaczej sytuacja wygląda, jeśli chodzi o pracowników zatrudnionych w innych firmach, których wynagrodzenie jest równe co najmniej wynagrodzeniu minimalnemu, gdyż wówczas kosztem pracodawcy przy umowie zleceniu będzie jedynie wynagrodzenie brutto. Taka sama sytuacja ma miejsce w przypadku studentów do 26. roku życia.
Korzyści z zawarcia umowy zlecenia z pracownikiem
Nie bez znaczenia dla pracodawcy będzie też to, że z uwagi na charakter umowy zlecenia zatrudniony w oparciu o nią pracownik na zastępstwo nie będzie korzystał z przywilejów pracowniczych, które przysługiwałyby mu, gdyby został zatrudniony na podstawie umowy o pracę na zastępstwo, w tym m.in.:
- prawa do urlopu wypoczynkowego;
- prawa do zwolnienia chorobowego i związanych z tym świadczeń;
- ochrony stosunku pracy przed wypowiedzeniem np. w czasie usprawiedliwionej nieobecności w pracy.
Wybór podstawy zatrudnienia pomiędzy stosunkiem pracy a stosunkiem cywilnoprawnym nie jest dowolny i nie może sprowadzać się do rozstrzygnięcia, jaka forma jest dla podmiotu zatrudniającego korzystniejsza, lecz jaka forma jest w danym przypadku przez prawo dopuszczalna. W przypadku zastępstwa nie ma jednakże żadnych prawnych przeszkód, aby pracodawca zatrudnił pracownika zastępującego nieobecnego pracownika na podstawie umowy zlecenia.
