Poradnik Przedsiębiorcy

Używanie prywatnego samochodu zleceniobiorcy do celów firmowych

Przedsiębiorcy, prowadząc działalność i wykonując swoje codzienne obowiązki, muszą niejednokrotnie zrealizować niestandardowe zamówienia, co do których zasoby majątkowe przedsiębiorcy mogą okazać się niewystarczające. W takim przypadku porozumiewają się ze swoimi pracownikami, zleceniobiorcami o pomoc w realizacji tego typu zamówień. Jedną z sytuacji może być używanie prywatnego samochodu zleceniobiorcy dla realizacji szczególnego zamówienia. W jaki sposób w takich wypadkach dokonać rozliczenia użytkowania danego pojazdu względem zleceniobiorcy?

Używanie prywatnego samochodu zleceniobiorcy a miesięczny ryczałt

Jedną z możliwości zwrotu kosztów użytkowania prywatnego pojazdu zleceniobiorcy może być ustalenie stałego miesięcznego ryczałtu. W myśl rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 6.04.2011 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych dalej "pojazdami do celów służbowych", następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.

Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według poniższych stawek za 1 kilometr, które nie mogą być wyższe niż:

  1. dla samochodu osobowego:

  1. o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,

  2. o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł,

  1. dla motocykla - 0,2302 zł,

  2. dla motoroweru - 0,1382 zł.

Pracodawca ustala miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne z uwzględnieniem liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony. Limit ten nie może przekroczyć:

  1. 300 km - do 100 tys. mieszkańców,

  2. 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

  3. 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

Zwrot kosztów kiedy ma miejsce używanie prywatnego samochodu zleceniobiorcy do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr oraz miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, pod warunkiem przedłożenia przez zleceniobiorcę pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, markę, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Ustawodawca jednocześnie wskazuje, iż tak ustaloną kwotę miesięcznego ryczałtu należy pomniejszyć o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Pracodawca, wypłacając miesięczny ryczałt w sytuacji kiedy zachodzi używanie prywatnego samochodu zleceniobiorcy do celów firmowych, nie musi z tego tytułu odprowadzać składek ZUS.

Ewidencja przebiegu pojazdu, czyli kilometrówka dla celów PIT

Inną możliwością zwrotu kosztów zleceniobiorcom z tytułu używania przez nich samochodu prywatnego jest ewidencja przebiegu pojazdu zwana kilometrówką. Zleceniobiorca prowadzi miesięczną ewidencję przebiegu pojazdu zgodnie ze stawkami wyżej przytoczonymi. Pracodawca przelicza ewidencję w taki sposób, że łączną, miesięczną liczbę przejechanych kilometrów mnoży przez ustawową stawkę za kilometr:

  1. dla pojazdów o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,

  2. dla pojazdów o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.

Należy przy tym podkreślić, że rozwiązanie to zwalnia z rozpoznania przychodu po stronie zleceniobiorcy oraz konieczności odprowadzenia składek ZUS. Warunek jest jednak taki, aby uzyskane przez zleceniobiorcę świadczenie nie było zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Z drugiej strony należy pamiętać, że jeżeli zleceniobiorca otrzyma więcej, aniżeli wynika to z kilometrówki (przedłożył dowody w postaci faktur, pomimo że w tym wypadku takiego obowiązku nie ma), to po stronie zleceniobiorcy pracodawca musi rozpoznać przychód i dokonać jego opodatkowania.

Umowa najmu pojazdu prywatnego zleceniobiorcy

Kolejnym rozwiązaniem umożliwiającym użytkowanie prywatnego samochodu zleceniobiorcy do celów służbowych będzie spisanie umowy najmu przedmiotowego samochodu. Trzeba jednak zastosować odpowiednią cenę rynkową dla tego typu usługi. Ponadto dla ujęcia w kosztach firmy faktur dotyczących najmowanego pojazdu samochodowego przedsiębiorca musi prowadzić kilometrówkę. Pamiętać należy, że nadwyżki z kilometrówki nie uważa się za koszty uzyskania przychodu u przedsiębiorcy, a u zleceniobiorcy w tej części powstanie przychód do opodatkowania.

Koszty użytkowania prywatnego samochodu zleceniobiorcy bezpośrednio w wynagrodzeniu

Niektórzy przedsiębiorcy wliczają wydatki związane z użytkowaniem prywatnego samochodu zleceniobiorcy do celów służbowych w jego wynagrodzenie (np. w postaci premii). Rozwiązanie to nie wymaga prowadzenia żadnej ewidencji, jednak kwota doliczona do wynagrodzenia będzie zarówno oskładkowana (oczywiście w zależności od rodzaju odprowadzanych składek od zawartego zlecenia ze zleceniobiorcą), jak i opodatkowana.