Poradnik Przedsiębiorcy

Fakturowanie - najczęstsze problemy

Pojęcie faktury zostało zdefiniowane w ustawie o podatku od towarów i usług. Zgodnie z wprowadzoną definicją faktura to dokument w formie papierowej lub elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej, wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Ze względu na to, że stanowi ona podstawowy dokument w transakcjach pomiędzy podmiotami, może być powodem wielu niejasności i błędów związanych z jej wystawieniem i rozliczaniem. Poniżej przedstawionych zostało kilka sytuacji, których zaistnienie może wywoływać kontrowersje wśród przedsiębiorców.

Fakturowanie - podstawowe zasady

Faktura VAT musi zostać wystawiona w co najmniej dwóch egzemplarzach. Jeden z nich wystawca faktury ma obowiązek przekazać nabywcy towaru lub usługi. Faktura powinna zostać wystawiona nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Natomiast istnieje możliwość wystawienia faktury wcześniej niż data dokonania dostawy lub wykonania usługi. Jednak nie wcześniej  niż 30. dnia przed dokonaniem transakcji czy otrzymaniem zaliczki.

Dwa egzemplarze faktury u nabywcy

Zgodnie z przepisami, jak wspomniano powyżej, faktura powinna być wystawiona w co najmniej dwóch egzemplarzach. Jeden z nich ma zostać przekazany odbiorcy towaru lub usługi, a drugi przechowywany jest w dokumentacji firmowej wystawcy faktury. A co w sytuacji, gdy wystawca faktury przez pomyłkę przekaże oba egzemplarze nabywcy towaru lub usługi?

Otóż posiadanie faktury ma istotne znaczenie dla nabywcy, bowiem od tego zależy możliwość odliczenia podatku VAT naliczonego. Natomiast przekazanie przez sprzedawcę obu egzemplarzy faktury nabywcy, nie zwalnia go z konieczności rozliczenia podatku VAT należnego. Bez względu na to, czy sprzedawca posiada fakturę dokumentującą daną transakcję, ma on obowiązek ująć ją w ewidencji sprzedaży i odprowadzić podatek należny od tej transakcji.

Otrzymanie kopii faktury a możliwość odliczenia VAT

Zgodnie z obowiązującymi przepisami wystawiane faktury VAT nie muszą już posiadać oznaczeń “oryginał” na egzemplarzu przekazywanym nabywcy i “kopia” na egzemplarzu wystawcy faktury.  

W sytuacji, gdy nabywca otrzyma fakturę z oznaczeniem “kopia”, nie ma to wpływu na prawo do odliczenia podatku VAT z tytułu zakupu dokonanego na podstawie tego dokumentu.

Wpłata zaliczki, która nie została udokumentowana fakturą

Jeśli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, sprzedawca otrzymał od nabywcy całość lub część zapłaty, to rodzi to obowiązek podatkowy w odniesieniu do wpłaconej kwoty. W związku z tym sprzedawca, który otrzymał zaliczkę, musi ją udokumentować, wystawiając fakturę zaliczkową.

Jak należy postąpić w sytuacji, gdy sprzedawca pomimo wpłaty zaliczki, nie udokumentuje tej czynności fakturą zaliczkową? W jaki sposób wymusić na sprzedawcy wystawienie tego dokumentu?

W związku z niewystawieniem faktury zaliczkowej przez sprzedawcę, przepisy Kodeksu karnego skarbowego przewidują za to przewinienie sankcje karne w postaci kary grzywny do 180 stawek dziennych (art. 62 § 1 Kodeks karny skarbowy z dnia 10 września 1999 r.). Jednak pomimo tego nabywca nie posiada prawnych narzędzi, za pomocą których mógłby egzekwować od sprzedawcy wystawienie faktury zaliczkowej. Jedyne co może zrobić nabywca, to wysłać listem poleconym do sprzedawcy żądanie na wystawienie takiej faktury.

Ważne!

Przepisy określają katalog transakcji, dla których nie powstaje obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej. Do transakcji tych zalicza się:

  • wewnątrzwspólnotową dostawę towarów,

  • czynności, dla których otrzymanie zaliczki nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, czyli:

    • dostawa energii,

    • dostawa gazu przewodowego,

    • usługi telekomunikacyjne,

    • najem,

    • dzierżawa,

    • leasing,

    • stała obsługa prawna i biurowa,

    • usługi ochrony osób i mienia,

    • usługi związane z nieczystościami.

Wystawienie faktury przy braku paragonu

Podatnicy, którzy mają obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, muszą każdorazowo wydawać paragon klientowi, który jest potwierdzeniem dokonanej transakcji.

Dokonując ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej, przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawiania faktury. Obowiązek ten powstaje dopiero wtedy, gdy klient zażąda jej wystawienia. Nabywca może domagać się wystawienia faktury w przeciągu 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dokonano transakcji. Po upływie tego czasu, przedsiębiorca może odmówić wystawienia faktury.

Natomiast podstawą wystawienia faktury przez sprzedawcę jest przedłożenie oryginału paragonu, który jest potwierdzeniem dokonanej sprzedaży. Jednak często dochodzi do sytuacji, w której klient prosząc o wystawienie faktury, nie posiada paragonu, dokumentującego zakup towaru lub usługi. Jak należy postąpić w tej sytuacji?

Zgodnie z indywidualną interpretacją wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 23 czerwca 2010 r., nr IPPP2-443-175/10-4/JB/KG; w sytuacji gdy klient zgłasza prośbę o wystawienie faktury, nie posiadając paragonu, sprzedawca powinien ją wystawić pod warunkiem, że posiada możliwość weryfikacji danej transakcji. Przedsiębiorca z pewnością posiada kopię danego paragonu lub dysponuje innymi systemami, które umożliwiają odszukanie danego dowodu zakupu. Dodatkowo jeśli zakup był dokonany za pomocą karty płatniczej, klient może również przedstawić potwierdzenie dokonania płatności kartą płatniczą. Jak wynika z powyższych przykładów dostępnych jest kilka możliwości dokonania weryfikacji transakcji, która umożliwia wystawienie faktury.

Należy mieć jednak na względzie, że jeśli sprzedaż została udokumentowana paragonem fiskalnym i dodatkowo do transakcji tej wystawiona została faktura, wówczas sprzedaż w ewidencji sprzedaży ujmuje się tylko jeden raz. W innym wypadku ta sama transakcja zostałaby opodatkowana dwukrotnie.

Czy możliwe jest anulowanie wystawionej faktury?

Kwestia anulowania wystawionej faktury nie została uregulowana w przepisach ustawy o VAT ani w przepisach wykonawczych. Jednak podmioty gospodarcze w niektórych sytuacjach stosują tą praktykę. Należy mieć na względzie, iż anulowanie faktury możliwe jest jedynie wtedy, gdy czynność nią udokumentowana nie została dokonana. Dodatkowo anulacja faktury dotyczy tylko tych dokumentów, które nie zostały wprowadzone do obrotu prawnego, czyli nie zostały przekazane kontrahentowi.

Jak anulować fakturę?

W celu anulowania wystawionej faktury należy przekreślić oba egzemplarze dokumentu i zamieścić na nich adnotacje, które zapobiegną wykorzystaniu tych dokumentów, np. umieścić na nich napis: “Anulowano”. Dodatkowo na dokumentach należy wskazać datę anulacji. Anulowane faktury dla celów dowodowych muszą być przechowywane w dokumentacji podatkowej wraz z innymi fakturami.

Natomiast, gdy wprowadzona do obiegu faktura zawiera błędne wartości lub  dane, nie ma możliwości jej anulacji. Wówczas konieczne jest wystawienie noty korygującej przez nabywcę lub wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę towaru bądź usługi.