Poradnik Przedsiębiorcy

Wkład własny przy leasingu - jak zaksięgować?

Przedsiębiorcy, planujący zakup samochodu, który będzie wykorzystywany w prowadzonej przez nich działalności gospodarczej, często decydują się na leasing. Jest to jedna z najczęściej wybieranych form zewnętrznego finansowania inwestycji. Jednak planując zakup pojazdu w ramach leasingu, warto zastanowić się, z której formy leasingu skorzystać. Należy przede wszystkim wziąć pod uwagę specyfikę prowadzonej działalności, a następnie zastanowić się nad korzyściami podatkowymi niesionymi przez wybrany rodzaj leasingu. Należy również pamiętać, że od wybranej formy leasingu uzależniony jest obowiązek zapłaty opłaty wstępnej, zwanej także opłatą manipulacyjną czy wkładem własnym. W związku z tym często pojawia się pytanie, w jaki sposób zaksięgować wkład własny przy leasingu. Omawiany problem zostanie przedstawiony na podstawie fikcyjnych przedsiębiorców zmagających się z problemem ujęcia w kosztach firmowych wkładu własnego (opłaty wstępnej lub manipulacyjnej).

Czym jest leasing?

Leasing jest umową cywilnoprawną, na podstawie której leasingobiorca może korzystać z rzeczy, należącej do leasingodawcy (firmy leasingowej). W zamian uiszcza opłaty na rzecz leasingodawcy, m.in. w postaci rat leasingowych. Na początku leasingu leasingobiorca wpłaca także tzw. opłatę wstępną (opłatę manipulacyjną) nazywaną również wkładem własnym stanowiącą kilkadziesiąt (ok. 20-40) procent wartości przedmiotu leasingu. Wkład własny przy leasingu i jego wysokość uzależniona jest od jego rodzaju. Czas obowiązywania leasingu jest ściśle określony w umowie i wynosi przeważnie kilka lat. Po tym czasie leasingobiorca zwykle może nabyć środek na własność za stosunkowo niewielką sumę.

Przedmiotem leasingu może być wyłącznie rzecz - zazwyczaj są to:

  • obiekty konsumpcyjne,

  • obiekty inwestycyjne,

  • nieruchomości.

Przedsiębiorca ma do wyboru trzy formy leasingu: leasing operacyjny, leasing finansowy oraz leasing zwrotny. Poniżej zostanie w skrócie omówiony każdy z nich.

Umowa leasingu

Umowa leasingowa zgodnie z art. 709(2) kodeksu cywilnego powinna pod rygorem nieważności zostać zawarta na piśmie. W sytuacji gdy umowa leasingu dotyczy nieruchomości i zawiera adnotację o przeniesieniu własności po wykonaniu umowy leasingu, wymagana jest forma aktu notarialnego. Należy również pamiętać, że umowa leasingowa nie może zostać zawarta na okres krótszy niż 2 lata i dłuższy niż 7 lat.

Elementy umowy leasingu

Zgodnie z art. 709(1) w przypadku leasingu finansujący zobowiązuje się, w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa, nabyć rzecz od oznaczonego zbywcy na warunkach określonych w tej umowie i oddać tę rzecz korzystającemu do używania albo używania i pobierania pożytków przez czas oznaczony, a korzystający zobowiązuje się zapłacić finansującemu w uzgodnionych ratach wynagrodzenie pieniężne, równe co najmniej cenie lub wynagrodzeniu z tytułu nabycia rzeczy przez finansującego.

Zgodnie ze wspomnianym artykułem umowa leasingowa powinna zawierać:

  • zobowiązanie korzystającego do zapłacenia finansującemu wynagrodzenia w ustalonych ratach,

  • zobowiązanie finansującego, że nabędzie określoną rzecz od określonej osoby na uzgodnionych w umowie warunkach,

  • zobowiązanie finansującego do oddania korzystającemu przedmiotu leasingu na czas leasingu.

Leasing finansowy

W przypadku leasingu finansowego leasingowany przedmiot jest zaliczany do majątku firmowego przedsiębiorcy i to na nim spoczywa obowiązek dokonywania odpisów amortyzacyjnych.

Do kosztów uzyskania przychodu  przedsiębiorca może zaliczyć:

  • koszty użytkowania przedmiotu leasingu,

  • odsetkową część rat,

  • odpisy amortyzacyjne.

W większości przypadków przy takim rodzaju leasingu podatek VAT naliczany jest z góry z chwilą wydania przedmiotu umowy. VAT podlega odliczeniu (50% lub 100%) przez korzystającego pod warunkiem jego zapłaty oraz używania przedmiotu leasingu dla potrzeb działalności opodatkowanej.

Ważnym aspektem jest również fakt, że właścicielem leasingowanego przedmiotu przedsiębiorca staje się dopiero po zapłacie ostatniej raty.

Leasing operacyjny

Przy leasingu operacyjnym przedmiot leasingu zaliczany jest do składników majątku leasingodawcy (finansującego), a co za tym idzie - po jego stronie spoczywa obowiązek dokonywania odpisów amortyzacyjnych.

Do kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorca może zaliczyć:

  • koszty użytkowania przedmiotu leasingu,

  • raty leasingowe,

  • opłatę wstępną (manipulacyjną) nazywaną również wkładem własnym.

Co do zasady, leasing operacyjny traktuje się jako usługę, zatem podatek VAT naliczany jest od każdej raty leasingowej i podlega odliczeniu (50% lub 100%) przez korzystającego pod warunkiem używania przedmiotu leasingu dla potrzeb działalności opodatkowanej.

Po zakończeniu okresu trwania umowy leasingowej możliwe jest wykupienie użytkowanego pojazdu przez leasingobiorcę po preferencyjnej cenie.

Leasing zwrotny

Jego specyfika polega na sprzedaży środka trwałego przez przedsiębiorstwo firmie leasingowej, a następnie wyleasingowanie go. W ten sposób firma dalej może ze środka korzystać, a jednocześnie zyskuje środki pieniężne na działalność. Podstawowym celem zawarcia takiej umowy, z perspektywy korzystającego, jest oczywiście uwolnienie zamrożonych środków pieniężnych, tak by mogły być wykorzystane na przykład na inne cele inwestycyjne, przy zachowaniu możliwości korzystania ze środka trwałego.

Leasing zwrotny może przyjąć formę zarówno leasingu operacyjnego (poszczególne raty leasingowe będą kosztem uzyskania przychodów korzystającego), jak i leasingu finansowego (korzystający będzie dokonywał odpisów amortyzacyjnych od środka trwałego, a jego kosztem podatkowym, oprócz odpisu amortyzacyjnego, będzie część odsetkowa każdej z rat).

Wkład własny przy leasingu

Wkład własny przy leasingu to nic innego jak opłata wstępna zwana również opłatą manipulacyjną, zerową lub czynszem inicjalnym. Opłata ta jest wydatkiem jednorazowym związanym z zawarciem umowy leasingowej, a w konsekwencji i wydaniem samego przedmiotu leasingu.

Wartość wkładu własnego ma duży wpływ na wysokość rat leasingowych - im wkład własny wyższy, tym raty na leasingowany przedmiot niższe.

Wśród przedsiębiorców często pojawia się pytanie, w jaki sposób ująć w systemie tego typu opłaty leasingowe.

Jeżeli przedsiębiorca otrzyma od firmy leasingowej fakturę zawierającą opłatę wstępną zwaną często przez przedsiębiorców wkładem własnym, powinien ją uwzględnić w kosztach firmowych zgodnie z datą wystawienia dokumentu, pod warunkiem, że leasingowany przedmiot jest wykorzystywany na cele prowadzonej działalności gospodarczej.

Przykład 1.

Pan Emil prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą i będący czynnym podatnikiem VAT podpisał umowę leasingową na samochód osobowy w ramach leasingu operacyjnego. Otrzymał pierwszą fakturę za leasing samochodu zwierającą opłatę wstępną nazywaną również wkładem własnym. Wątpliwości pana Emila wzbudza sposób ujęcia faktury w kosztach firmowych.

Pan Emil fakturę zawierającą opłatę wstępną powinien zaksięgować do kosztów uzyskania przychodów w dacie wystawienia dokumentu. Pozostałe faktury zawierające raty leasingowe powinien uwzględniać w kosztach firmowych na tych samych zasadach, czyli pod datą wystawienia dokumentu.

Jeżeli chodzi o odliczenie podatku VAT od opłaty wstępnej czy rat leasingowych, pan Emil ma do wyboru  dwie możliwości: pełne lub częściowe (50%) odliczenie podatku VAT. Sposób odliczenia podatku VAT uzależniony jest od tego, że leasingowany pojazd osobowy wykorzystywany będzie wyłącznie na cele firmowe czy na cele firmowe i prywatne. Jeżeli pan Emil wybierze opcję pierwszą, czyli użytek wyłącznie na cele prowadzonej działalności, to po zgłoszeniu pojazdu we właściwym US na formularzu VAT-26 będzie miał prawo do pełnego odliczania podatku VAT od opłaty wstępnej (tzw. wkład własny przy leasingu) oraz rat leasingowych. Oczywiście, musi również prowadzić szczegółową kilometrówkę dla celów podatku VAT. Jeżeli pan Emil leasingowy pojazd osobowy wykorzystywać będzie w sposób mieszany, czyli zarówno na cele firmowe, jak i prywatne, podatek VAT od opłaty wstępnej oraz rat leasingowych będzie mógł odliczyć jedynie w 50% (nieodliczony VAT będzie stanowić koszt uzyskania przychodu).

Podatek VAT od wydatków związanych z leasingowanym samochodem osobowym

Warto podkreślić, że podatnikom przysługuje również prawo do odliczania podatku VAT w związku z zakupem paliwa oraz innych wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu leasingowanego typu naprawy, przeglądy, przejazdy płatna autostradą, części itp.

Jeśli leasingowany pojazd osobowy wykorzystywany będzie zarówno w celach związanych z działalnością, jak i do celów prywatnych (użytek mieszany), podatnikowi przysługuje 50% odliczenie podatku VAT od wspomnianych wydatków. Jeśli pojazd będzie wykorzystywany wyłącznie w celach związanych z prowadzoną działalnością, będzie mógł skorzystać z pełnego odliczenia podatku VAT od wymienionych wydatków, dopiero jednak po spełnieniu określonych warunków. Są to:

  • zgłoszenie pojazdu na formularzu VAT-26,

  • prowadzenie kilometrówki dla celów podatku VAT,

  • stworzenie regulaminu użytkowania pojazdu.

Leasing operacyjny w wFirma.pl

W zależności od wybranego sposobu użytkowania osobowego pojazdu leasingowego w firmie (użytek wyłącznie firmowy lub mieszany) zostaną dokonane odpowiednie wpisy do rejestru VAT (w przypadku czynnych podatników VAT) oraz KPiR.

W systemie wFirma.pl faktury dokumentujące raty leasingowe za samochód osobowy należy wprowadzać do systemu według schematu WYDATKI » DODAJ WYDATEK » FAKTURA VAT » KOSZTY DZIAŁALNOŚCI » LEASING LUB DZIERŻAWA SAMOCHODU OSOBOWEGO.

Wkład własny przy leasingu - nowy wydatek

 

Samochody są najczęstszym przedmiotem leasingu, nie należy jednak zapominać, że nie jedynym. Leasing obejmuje również obiekty konsumpcyjne, obiekty inwestycyjne i nieruchomości.

Faktury dokumentujące raty leasingowe za przedmioty inne niż samochody osobowe należy zaksięgować według schematu WYDATKI » DODAJ WYDATEK » FAKTURA VAT / FAKTURA (BEZ VAT) » KOSZTY DZIAŁALNOŚCI » LEASING LUB DZIERŻAWA.

Schemat ten jest również wykorzystywany, jeśli leasing samochodu pozwala na 100% odliczenie podatku VAT.

Wkład własny przy leasingu - Leasing lub dzierżawa

Wpis trafi do rejestru zakupu VAT (w przypadku czynnych podatników VAT) oraz KPiR.