Zawieszenie działalności gospodarczej a obowiązkowe opłaty jako koszt podatkowy

Wiele czynników może wpływać na to, że firma nie prosperuje tak, jak to sobie zaplanowaliśmy. W razie wystąpienia przejściowych problemów warto zastanowić się nad zawieszeniem działalności gospodarczej, nie zawsze bowiem opłaca się od razu podejmować ostateczne kroki, czyli likwidować firmę. Przerwę w prowadzeniu działalności można wykorzystać na przemyślenie dalszej strategii rozwoju biznesu, stworzenie planu, jak zdobyć nowych kontrahentów, skutecznie wypromować firmę, wzbogacić ofertę, ulepszyć jakość sprzedawanych towarów bądź usług czy obniżyć cenę. Zawieszenie firmy może być także dobrym rozwiązaniem, gdy z przyczyn osobistych lub zawodowych przedsiębiorca nie może w danym okresie poświęcić wystarczająco uwagi firmie. W trakcie zawieszenia działalności gospodarczej możliwe jest ujęcie niektórych wydatków jako koszty uzyskania przychodów. W niniejszym artykule wyjaśnimy, w jaki sposób klasyfikować poszczególne wydatki ponoszone w trakcie zawieszenia firmy pod względem możliwości zaliczenia ich do kosztów podatkowych.

Kiedy możliwe jest zawieszenie działalności gospodarczej?

Nie każda osoba prowadząca działalność gospodarczą zarejestrowaną w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) może ją zawiesić w dowolnym momencie.

Zawieszenie działalności gospodarczej jest możliwe tylko wówczas, gdy przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników:

• na umowę o pracę;
• na zasadzie powołania, wyboru, mianowania;
• na spółdzielczą umowę o pracę.

W razie gdy pracownicy przebywają na urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie wychowawczym lub urlopie rodzicielskim i nie łączą korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu, przedsiębiorca ma prawo do zawieszenia w tym okresie działalności gospodarczej.

W jaki sposób zawiesić działalność zarejestrowaną w CEIDG?

Jednoosobową działalność gospodarczą zarejestrowaną w CEIDG można zawiesić na dowolny okres (także bezterminowo), jednak nie krótszy niż 30 dni. Jeśli jednak okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej obejmuje wyłącznie pełny miesiąc luty danego roku kalendarzowego, za minimalny okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przyjmuje się liczbę dni miesiąca lutego przypadającą w danym roku kalendarzowym.

Aby zawiesić firmę, należy złożyć wniosek do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Można w nim wskazać dowolną datę rozpoczęcia zawieszenia działalności.

Czy zawieszenie działalności zwalnia przedsiębiorcę z obowiązku uiszczania stałych opłat?

W okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej nie można prowadzić działalności i osiągać bieżących przychodów związanych z tą działalnością. 

Trzeba jednak mieć na uwadze, że fakt zawieszenia działalności gospodarczej nie zwalnia przedsiębiorcy z wywiązywania się z podjętych wcześniej zobowiązań. Zgodnie z przepisami (art. 25 ust. 2 pkt 2 i 5 ustawy – Prawo przedsiębiorców) osoba posiadająca działalność gospodarczą w okresie jej zawieszenia wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa oraz ma obowiązek regulować zobowiązania powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej. Oznacza to, że pomimo zawieszenia działalności gospodarczej, przedsiębiorca zobowiązany jest do uiszczania różnego rodzaju obowiązkowych opłat abonamentowych czy płatności wynikających z umów zawartych z dostawcami, musi więc zapłacić za wszystko, do czego zobowiązał się przed okresem zawieszenia działalności. 

W przypadku gdy osoba prowadząca działalność gospodarczą planuje dłuższą przerwę w jej wykonywaniu, może na czas zawieszenia firmy rozważyć wypowiedzenie odpowiednich umów, np. z dostawcą usług telekomunikacyjnych, umowy o wynajem lokalu czy wyrejestrować odbiornik radiowy. Nie zawsze zerwanie umowy jest korzystne, dlatego przed ewentualnym wypowiedzeniem umowy należy szczegółowo ją przeanalizować pod kątem ewentualnych konsekwencji z tytułu zerwania umowy.

Przykład 1.

Pani Aneta jest taksówkarzem, a w samochodzie służącym jej do wykonywania działalności gospodarczej ma zamontowany odbiornik radiowy. Zgodnie z ustawą o opłatach abonamentowych każdy, kto używa odbiorników radiofonicznych albo telewizyjnych (także przedsiębiorca), ma obowiązek uiszczać opłatę abonamentową. Pani Aneta zawiesiła działalność na czas nieokreślony, ponieważ z przyczyn zdrowotnych nie może wykonywać zawodu. Czy w związku z zawieszeniem prowadzenia firmy jest w dalszym ciągu zobowiązana do opłacania abonamentu RTV?

Fakt zawieszenia działalności gospodarczej nie zwalnia pani Anety z obowiązku uiszczania opłat abonamentowych z tytułu użytkowania odbiornika radiowego. Jeżeli jednak wie ona, że nie będzie używać odbiornika radiowego, może go wyrejestrować na czas zawieszenia firmy. W momencie wznowienia działalności, jeżeli będzie korzystać z odbiornika radiowego, powinna go ponownie zarejestrować i uiszczać stosowne opłaty abonamentowe.

Obowiązkowe opłaty jako koszt podatkowy w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej

W trakcie zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca może wykonywać wszelkie czynności pozwalające zachować lub zabezpieczyć źródła przychodów, w tym rozwiązywać zawarte wcześniej umowy (art. 25 ust. 2 pkt 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców). Takie postępowanie ma na celu umożliwienie przedsiębiorcy kontynuowanie prowadzenia działalności gospodarczej po jej wznowieniu. W praktyce oznacza to, że w trakcie zawieszenia firmy przedsiębiorca powinien wywiązywać się z zawartych wcześniej zobowiązań. W związku z tym uiszcza opłaty wynikające z umów zawartych przed zawieszeniem funkcjonowania firmy, takie jak np. opłaty za prowadzenie rachunku firmowego, raty leasingowe, opłaty za serwery, domeny, usługi telekomunikacyjne, ochronę mienia, wynajem biura czy magazynu.

Co do zasady wydatki ponoszone w trakcie zawieszenia firmy wynikające z umów zawartych przed okresem zawieszenia firmy stanowią koszty uzyskania przychodów w działalności gospodarczej, oczywiście pod warunkiem, że są odpowiednio udokumentowane, związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i nie zostały wyszczególnione w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Zasadność zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków ponoszonych w trakcie zawieszenia działalności wynikających z umów zawartych przed jej zawieszeniem potwierdzają liczne interpretacje podatkowe. Wydatki poniesione w okresie zawieszenia firmy należy ująć w KPiR w pierwszym okresie po wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej lub w zeznaniu rocznym za dany rok podatkowy, w razie gdy wraz z końcem roku działalność gospodarcza pozostaje zawieszona.

Każdy przedsiębiorca zawieszający działalność powinien samodzielnie zweryfikować, jakie obowiązkowe opłaty, do których ponoszenia zobowiązał się w trakcie czynnego prowadzenia działalności gospodarczej, stanowią koszty podatkowe w jego działalności. Trzeba mieć na uwadze, że w przypadku kontroli osoba prowadząca działalność musi być w stanie wykazać związek przyczynowo-skutkowy zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów wydatków z zachowaniem bądź zabezpieczeniem źródła przychodów oraz w razie potrzeby przedłożyć stosowne umowy, które zostały zawarte w okresie przed zawieszeniem firmy.

Przykład 2.

Pan Michał prowadzący gabinet psychologiczny w wynajmowanym lokalu zdecydował się zawiesić firmę na okres 3 miesięcy. Prowadzi on podatkową księgę przychodów i rozchodów i stosuje miesięczne rozliczenie podatku dochodowego. Z uwagi na to, że planowany okres zawieszenia działalności jest stosunkowo krótki, pan Michał nie zamierza rezygnować z najmu lokalu na czas zawieszenia funkcjonowania firmy. Czy może zaliczyć do kosztów podatkowych faktury za czynsz?

Wydatki poniesione w trakcie zawieszenia działalności, wynikające z umów zawartych w trakcie czynnego prowadzenia działalności stanowią koszty uzyskania przychodów. Oznacza to, że faktury dokumentujące wysokość czynszu dotyczące okresu, w którym pan Michał ma zawieszoną działalność, mogą zostać ujęte w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jako koszty podatkowe w pierwszym miesiącu wznowienia wykonywania działalności gospodarczej, obniżając zobowiązanie z tytułu podatku dochodowego.

Zawieszenie działalności gospodarczej w praktyce – prawa i obowiązki przedsiębiorcy

Wiemy już, że w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może prowadzić działalności i osiągać z niej bieżących przychodów, ale ma prawo do wykonywania czynności niezbędnych do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Warto jednak mieć na uwadze, że podczas zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej może pojawić się więcej wątpliwości dotyczących tego, co może, a czego nie powinien robić w tym czasie przedsiębiorca.

Osoba, która zawiesiła działalność gospodarczą, w dalszym ciągu ma pewne prawa i obowiązki, do których należą m.in.:

• przyjmowanie należności i regulowanie zobowiązań powstałych w trakcie czynnego prowadzenia działalności;
• zbywanie własnych środków trwałych i wyposażenia
• uczestnictwo w różnego rodzaju postępowaniach administracyjnych, sądowych i podatkowych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed datą zawieszenia działalności gospodarczej oraz kontrolach przeprowadzanych na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą;
• prowadzenie księgowości i złożenie corocznego zeznania rocznego (zeznanie roczne należy złożyć nawet wtedy, gdy zawieszenie działalności gospodarczej trwa cały rok podatkowy, a przedsiębiorca nie osiągnął żadnego dochodu w danym roku podatkowym);
• opłacanie należności publiczno-prawnych;
• wykonywanie innych czynności nakazanych przepisami prawa.

Podsumowując, możemy stwierdzić, że wszelkie obowiązkowe opłaty wynikające z umów zawartych przed zawieszeniem działalności gospodarczej, a ponoszone w okresie jej zawieszenia, mogą stanowić koszty podatkowe, o ile są odpowiednio udokumentowane i mają na celu zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów.