Przedsiębiorcy często w celu nawiązania szerszych kontaktów biznesowych biorą udział w różnego rodzaju konferencjach lub targach branżowych. Udział w tego typu imprezach wiąże się oczywiście z pewnymi kosztami, jakie przedsiębiorca musi ponieść, wysyłając na targi np. swoich pracowników. Ważne jest ich właściwe zakwalifikowanie, jako wydatków związanych z reklamą, czy też z reprezentacją. Jak zatem należy rozliczyć takie wydatki?
Co do zasady głównym celem uczestnictwa przedsiębiorstw w targach jest zaprezentowanie oferowanych przez siebie towarów czy świadczonych usług, w celu pozyskania nowych klientów. Targi mają często za zadanie umożliwić np. wdrożenie nowego produktu na rynek, bądź nawiązanie współpracy z innymi przedsiębiorcami z tej samej branży. Jednak w głównej mierze udział w targach ma podłoże reklamowe - zachęcenie potencjalnych klientów pojawiających się na targach do zakupu produktów/usług oferowanych przez prezentujące się na tego typu imprezach firmy. W większości wydatki poniesione w celu wystawienia swoich produktów na targach związane są z reklamą i mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. W przypadku, gdy wspomniane koszty dotyczą już nie reklamy a reprezentacji, nie będą mogły stanowić kosztów podatkowych.
Podstawowymi kosztami związanymi z udziałem w targach są wydatki związane z wynajmem powierzchni reklamowej oraz zbudowaniem stoiska. O ile związane są z działalnością gospodarczą i mają służyć osiągnięciu, zabezpieczeniu bądź zachowaniu źródła przychodów, mogą stanowić koszt podatkowy. Podobnie w przypadku drukowanych ulotek reklamowych czy drobnych gadżetów z logo firmy. Koszty te uznaje się za wydatki poniesione na reklamę.
Tak uznał między innymi Naczelnik Podlaskiego Urzędu Skarbowego w interpretacji indywidualnej z dnia 21 maja 2007 roku (PO-II/423/15/AN/07), w której wskazał, iż poniesione przez Wnioskodawcę (...) wydatki w postaci wynajmu powierzchni wystawienniczej, zabudowania tej powierzchni oraz jej urządzenia i wystroju, wydrukowania folderów i katalogów reklamowych, nabycia gadżetów reklamowych opatrzonych w logo firmy, zakupu innych towarów, takich jak kwiaty, słodycze, napoje i inne artykuły spożywcze (nie mające charakteru wytworności lub okazałości), ogólnie dostępne dla uczestników targów, koszty transportu w/w eksponatów na miejsce organizowania targów oraz obsługi stoiska przez hostessy, stanowią koszty uzyskania przychodów, jako wydatki związane z reklamą.
W przytoczonej interpretacji wskazane zostały również wydatki, które nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów, a mianowicie: (...) koszty poniesione w związku z zakupem usług gastronomicznych, alkoholu lub innych kosztownych prezentów, nie opatrzonych w logo firmy, z przeznaczeniem dla potencjalnych klientów biorących udział w targach, należy zakwalifikować do kosztów reprezentacji, nie stanowiących podatkowych kosztów uzyskania przychodów.
Zgodnie z powyższym uznać można, że wszystkie wydatki związane z uczestnictwem w targach, których poniesienie jest uzasadnione oraz racjonalne, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Często jednak przedsiębiorcy na targach rozdają zamiast (albo oprócz) gadżetów o niewielkiej wartości, również produkty swojej firmy. Organy podatkowe co do zasady przyjmują, iż nieodpłatne przekazywanie wybranym kontrahentom produktów wytworzonych przez firmę (np. urządzeń elektronicznych) ma charakter reprezentacji, gdyż służy budowaniu wizerunku firmy. Stanowisko takie wykluczyłoby zatem możliwość zaliczenia przekazanych w ten sposób prezentów do kosztów podatkowych.
Jednakże Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku wydanym dnia 12 czerwca 2013 r. (sygn. akt II FSK 2053/11) miał odmienne niż organy podatkowe zdanie. W przedmiotowej sprawie podatnik będący producentem i dystrybutorem sprzętu oświetleniowego przeznaczonego dla obiektów użyteczności publicznej, oświetlenia zewnętrznego i ulicznego - na podstawie opracowanego regulaminu ma zamiar przekazywać swoim obecnym i potencjalnym kontrahentom produkty i towary handlowe, stanowiące element kierowanej do kontrahentów oferty handlowej. Sąd uznał, że (...) celem tych działań jest ciągłe utrzymywanie wysokiej znajomości produktów podatnika przez przyszłych i obecnych kontrahentów. Ponadto, przekazanie produktu zwiększa jego obecność na rynku, a w im większej ilości miejsc zostanie on zainstalowany, tym większe zaufanie będą budziły produkty podatnika. Tego rodzaju postępowanie podatnika sprowadza się do prezentacji jego wyrobów oraz tworzenia i umacniania ich znajomości na rynku. Nie jest to więc budowanie i rozpowszechnianie wizerunku podatnika ale jego produktów (...).
Kwestia ta jest zatem sporna i pozostawia wiele wątpliwości. Pewne jest natomiast to, że podatnik może zaliczyć do kosztów wydatki związane zarówno z organizacją stoiska na targach, jego obsługą, jak i zakupem drobnych upominków, wydrukiem ulotek reklamowych, czy poczęstunkiem. Ważne jest jednak by poniesione wydatki były odpowiednio udokumentowane i - oczywiście - bezpośrednio związane z działalnością gospodarczą.
