Poradnik Przedsiębiorcy

Usługi programistyczne dla zagranicznych kontrahentów - opodatkowanie

Wykonujesz zawód programisty i swoje usługi świadczysz na rzecz kontrahentów z zagranicy? Prowadzisz własną działalność gospodarczą i za swoją pracę wystawiasz zleceniodawcy fakturę VAT? Sprawdź, jakie są możliwe sposoby opodatkowania dla programistów i czym się różnią. W niniejszym artykule znajdziesz informacje o tym, jakie elementy powinna zawierać faktura dla zagranicznego kontrahenta, a także odpowiedź na pytanie, czy podatnik może odliczać VAT od zakupionych towarów, jeżeli świadczy usługi programistyczne dla zagranicznych kontrahentów.

Zarejestrowanie działalności gospodarczej

Działalność gospodarcza to zorganizowana działalność zarobkowa wykonywana we własnym imieniu, w sposób ciągły. Jest to definicja zawarta w Ustawie z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców.

Przez zorganizowanie ustawodawca rozumie wykorzystanie konkretnych składników materialnych (np. komputera, tabletu, telefonu komórkowego) lub składników niematerialnych (np. know-how – znajomości algorytmów, kodów), które są przez daną osobę łączone w sensie funkcjonalno-gospodarczym w jeden uporządkowany kompleks, zdatny do tego, aby przy jego wykorzystaniu można było uczestniczyć w obrocie gospodarczym. 

Charakter zarobkowy oznacza działanie w celu osiągnięcia zysku, korzyści majątkowych. Działanie we własnym imieniu to założenie, by podmiot organizujący działalność czynił to na swoją rzecz oraz ponosił odpowiedzialność za przedsięwzięcie i zaciągane przez siebie zobowiązania.

Ciągłość wiąże się z powtarzalnością, regularnym występowaniem i trwaniem danej aktywności. Wskazuje się, że do jej zaistnienia konieczny jest określony ciąg działań, a nie tylko pojedyncze czynności. Tym samym jest to podejmowanie czynności powtarzalnych w taki sposób, że tworzą one pewną całość, nie stanowią zaś oderwanego świadczenia czy świadczeń określonych rzeczy lub usług.

W ten sposób po przeanalizowaniu definicji działalności gospodarczej można wskazać, że programista, który świadczy swoje usługi na rzecz innych przedsiębiorców, niezależnie od tego, czy są to podmioty polskie, czy zagraniczne, prowadzi działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców.

Aby rozpocząć prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej w sposób formalny, należy zarejestrować ją w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Można to zrobić za pośrednictwem wniosków w formie elektronicznej – przez profil zaufany, korespondencyjnie lub osobiście – w urzędzie miasta lub gminy. Wymagane jest także zgłoszenie się w ZUS-ie – za pośrednictwem profilu zaufanego lub osobiście, w celu zarejestrowania się jako płatnik składek.

Forma opodatkowania dla programisty

Przy rejestrowaniu działalności gospodarczej programista musi wybrać formę opodatkowania, z której będzie korzystał w toku prowadzonego przez siebie przedsiębiorstwa.

Ma następujące możliwości:

  1. opodatkowanie według skali podatkowej (17% lub 32%) – skala podatkowa jako jedyna umożliwia korzystanie z ulg podatkowych i rozliczanie się wspólnie z małżonkiem. Podatek w wysokości 17% zostanie uiszczony w sytuacji, gdy roczny przychód nie przekracza kwoty 85 528 zł. Zatem do rocznego przychodu w kwocie 85 527,99 zł stawka opodatkowania wynosi 17%, natomiast powyżej tej sumy – 32%;

  2. podatek liniowy (19%) – nie ma możliwości korzystania z ulg podatkowych, jednak stawka podatku nie zmienia się w zależności od przychodu;

  3. ryczałt ewidencjonowany (usługi związane z oprogramowaniem opodatkowane są stawką 17%) – mimo że stawka podatku nie zmienia się w zależności od dochodu, to przy tym sposobie przedsiębiorca-programista, nie ma możliwości rozliczenia kosztów prowadzenia działalności – nie można zatem odliczyć choćby zakupu sprzętu do pracy.

To programista decyduje o tym, jaką formę opodatkowania przyjmie. Pod uwagę powinien wziąć:

  • wysokość przychodów w skali roku (jeśli są wysokie, być może skala podatkowa będzie dla niego niekorzystna, jeśli nie ma możliwości korzystania z ulg podatkowych);

  • przysługujące mu ulgi podatkowe;

  • pozostawanie w związku małżeńskim i ustroju wspólności majątkowej;

  • koszty prowadzenia działalności gospodarczej i możliwość zaliczania ich do kosztów uzyskania przychodu.

Wskazać należy, że ryczałt ewidencjonowany jest najrzadziej wybieraną formą opodatkowania z uwagi na to, że nie można w niej rozliczać kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Dla programistów jest to szczególnie ważne, gdyż kupują drogi sprzęt elektroniczny, który muszą stale ulepszać, biorą udział w kursach, szkoleniach, koszty uzyskania przychodu są u nich często wysokie.

Usługi programistyczne dla zagranicznych kontrahentów - wystawienie faktury

W przypadku transakcji międzynarodowych polski przedsiębiorca, na przykład programista, wystawia fakturę za wykonaną usługę. Ważne jest to, by usługa ta nie została podwójnie opodatkowana – żeby podatku nie zapłacił zarówno zleceniodawca, jak i zleceniobiorca.

Dlatego też programista ma prawo do wystawienia faktury VAT „np”. „Np” oznacza „nie podlega” i dotyczy faktur dokumentujących sprzedaż, która nie jest opodatkowana w Polsce. Na takiej fakturze nie figuruje ani stawka, ani kwota VAT, ponieważ w przypadku transakcji tego rodzaju VAT rozlicza nabywca, czyli zagraniczny kontrahent. Właśnie takie faktury muszą wystawiać na przykład programiści, graficy komputerowi, tłumacze. Są to tzw. faktury z odwrotnym obciążeniem.

Na fakturze należy zawrzeć następujące informacje:

  • nazwy i adresy sprzedawcy i nabywcy,

  • NIP sprzedawcy oraz nabywcy,

  • numer faktury,

  • datę wystawienia,

  • zakres wykonanej usługi,

  • cenę usługi netto,

  • wartość sprzedaży netto,

  • sumę wartości sprzedaży usług niepodlegających opodatkowaniu,

  • wyrazy „odwrotne obciążenie”" – to informacja, że podatek rozlicza nabywca.

Najlepszym rozwiązaniem jest tworzenie faktur dwujęzycznych – po polsku oraz w języku, którym posługuje się kontrahent, by była zrozumiała nie tylko dla stron transakcji, lecz także pracowników urzędu skarbowego, w przypadku gdy będą prowadzić kontrolę skarbową i żądać dostępu do wszystkich dokumentów kontrolowanego programisty.

Wszystkie faktury sprzedażowe, bez względu na to, czy łączą się z rozliczeniem podatku VAT, należy ujmować w ewidencji sprzedaży. Obowiązek rozliczenia podatku i ujęcia transakcji w prowadzonej ewidencji VAT powstaje w chwili wykonania usługi na rzecz zagranicznego klienta.

Dla zwiększenia bezpieczeństwa oraz na potrzeby ewentualnej kontroli podatkowej warto przechowywać również wszelkie inne dokumenty dotyczące transakcji zagranicznych – wyciągi bankowe, umowy o współpracy, korespondencję mailową itp.

Usługi programistyczne dla zagranicznych kontrahentów a odliczenie VAT

Końcowo wskazać należy, że teoretycznie programista ma możliwość odliczenia VAT do zakupów, które służą sprzedaży udokumentowanej fakturą „np”. Dotyczy to bowiem usług, które byłyby opodatkowane w Polsce, co nie budzi wątpliwości w przypadku programistów.

Zagadnienie powstaje w związku z tym, od czego odliczyć VAT, skoro podatnik-programista nie odprowadza w ogóle podatku od transakcji, ponieważ ten jest płacony przez nabywcę usługi.

Wskazać należy, że w takiej sytuacji przedsiębiorca ma następujące możliwości:

  1. przeniesienie kwoty nadwyżki na kolejny okres rozliczeniowy;

  2. zwrócenie się do urzędu skarbowego z wnioskiem o zwrot VAT-u.

Przenosząc nadwyżkę na kolejny okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał, zależnie od tego, jakie rozliczenie wybrał programista), może liczyć na to, że pokryje ona należny VAT z tego okresu. Ta opcja jest jednak nieuzasadniona w stosunku do przedsiębiorców, którzy współpracują wyłącznie z kontrahentami spoza Polski, bo kwota nadwyżki będzie się tylko kumulować i w końcu, żeby odzyskać pieniądze, niezbędne będzie wystosowanie wniosku do właściwego urzędu skarbowego.