Przedsiębiorca ponoszący określony wydatek w związku z prowadzoną działalnością jest zainteresowany ujęciem wydatku w kosztach podatkowych. Kwestia ta inaczej przedstawia się w przypadku nabycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które podlegają amortyzacji, a inaczej w przypadku pozostałych składników, których wartość może być jednorazowo ujęta w kosztach podatkowych. W niniejszym artykule zastanowimy się, do której kategorii należy zaliczyć zakup bazy danych.
Czy zakup bazy danych stanowi nabycie środka trwałego?
Aby odpowiedzieć na tak postawione pytanie, należy sięgnąć do definicji środka trwałego zawartej w art. 22a ust. 1 ustawy PIT. Przepis wskazuje, że amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 22c, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:
- budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością;
- maszyny, urządzenia i środki transportu;
- inne przedmioty
- o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1, zwane środkami trwałymi.
Dodatkowo art. 22a ust. 2 ww. ustawy podaje, że amortyzacji podlegają również, z zastrzeżeniem art. 22c, niezależnie od przewidywanego okresu używania:
- przyjęte do używania inwestycje w obcych środkach trwałych, zwane dalej „inwestycjami w obcych środkach trwałych”;
- budynki i budowle wybudowane na cudzym gruncie;
- składniki majątku, wymienione w ust. 1, niestanowiące własności lub współwłasności podatnika, wykorzystywane przez niego na potrzeby związane z prowadzoną działalnością na podstawie umowy określonej w art. 23a pkt 1, zawartej z właścicielem lub współwłaścicielami tych składników – jeżeli zgodnie z przepisami rozdziału 4a odpisów amortyzacyjnych dokonuje korzystający
- zwane także środkami trwałymi.
Analiza treści powyższych przepisów prowadzi do wniosku, że wirtualna baza danych nie mieści się w żadnej kategorii firmowych składników majątkowych wymienionych powyżej.
Baza danych jako wartość niematerialna i prawna
Warto przypomnieć, że odpisom amortyzacyjnym podlegają nie tylko środki trwałe, lecz także wartości niematerialne i prawne.
Jak możemy przeczytać w art. 22b ust. 1 ustawy PIT, amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 22c, nabyte od innego podmiotu, nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania:
- spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego,
- spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,
- prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej,
- autorskie lub pokrewne prawa majątkowe,
- licencje,
- prawa określone w ustawie z dnia 30 czerwca 2000 r. – Prawo własności przemysłowej,
- wartość stanowiąca równowartość uzyskanych informacji związanych z wiedzą w dziedzinie przemysłowej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej (know-how)
- o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane przez niego do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji), umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1, zwane wartościami niematerialnymi i prawnymi.
W kontekście powyższego przepisu możemy mieć do czynienia z dwiema formami zakupu bazy danych.
Po pierwsze przedsiębiorca może nabyć prawo własności do autorskiego prawa majątkowego, jakim jest baza danych. Taka baza danych może bowiem stanowić utwór w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Zgodnie bowiem z art. 1 ust. 1 tejże ustawy przedmiotem prawa autorskiego jest każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia (utwór).
Po drugie przedsiębiorca może nabyć licencję do bazy danych. Przypomnijmy, że zgodnie z art. 41 ust. 2 ustawy o prawie autorskim umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych lub umowa o korzystanie z utworu, zwana dalej „licencją”, obejmuje pola eksploatacji wyraźnie w niej wymienione. Umowa licencyjna jest co do zasady umową o korzystanie z prawa do utworu lub znaku o charakterze zobowiązującym, bez skutku rozporządzającego.
W konsekwencji podstawowa różnica pomiędzy przedstawionymi opcjami polega na tym, że w przypadku zakupu licencji podatnik nie staje się właścicielem utworu – jest nim nadal twórca zachowujący prawo własności.
Na zakończenie rozważań dotyczących tej części wskażmy, że art. 22b ustawy PIT odnosi się do przypadków nabycia wartości niematerialnych oraz prawnych od innych podmiotów. Tylko w takim przypadku możliwa jest amortyzacja WNiP. W świetle tego przepisu wytworzone przez podatnika we własnym zakresie wartości niematerialnie i prawne nie podlegają amortyzacji.
Zakup bazy danych - jak amortyzować?
Dotychczas dokonane ustalenia prowadzą nas do wniosku, że wydatki poniesione na zakup bazy danych nie mogą być jednorazowo ujęte w kosztach, lecz odbywa się to poprzez dokonywanie odpisów amortyzacyjnych.
Przejdźmy zatem do omówienia zasad dokonywania odpisów amortyzacyjnych w takim przypadku. Jak podaje art. 22m ust. 1 pkt 1 ustawy PIT, okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych od wartości niematerialnych i prawnych nie może być krótszy niż 24 miesiące w przypadku licencji (sublicencji) na programy komputerowe oraz od praw autorskich. Podatnicy ustalają stawki amortyzacyjne dla poszczególnych wartości niematerialnych i prawnych na cały okres amortyzacji przed rozpoczęciem dokonywania odpisów amortyzacyjnych (art. 22m ust. 3 ustawy PIT).
W konsekwencji w przypadku amortyzacji bazy danych (zarówno w formie nabytego prawa autorskiego, jak i w przypadku zakupu licencji) roczna stawka amortyzacyjna może wynosić maksymalnie 50% w skali roku. Oznacza to, że pełna amortyzacja nabytej bazy danych może nastąpić w ciągu 2 lat. Naturalnie podatnik może przyjąć inną stawkę amortyzacyjną, przy czym należy pamiętać, że raz przyjęta stawka nie może być zmieniana.
Dodajmy również, że podatnicy są zobowiązani uwzględnić zakupioną bazę danych w ewidencji WNiP. Wpisu dokonuje się w ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania.
Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych, począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym wartość wprowadzono do ewidencji, do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z ich wartością początkową.
Podatnicy mogą dokonywać odpisów amortyzacyjnych w równych ratach co miesiąc albo w równych ratach co kwartał, albo jednorazowo na koniec roku podatkowego. Suma odpisów amortyzacyjnych od wartości niematerialnych i prawnych dokonanych w pierwszym roku podatkowym, w którym zostały wprowadzone do ewidencji, nie może przekroczyć wartości tych odpisów przypadających za okres od wprowadzenia ich do ewidencji (wykazu) do końca tego roku podatkowego.
Odpowiadając zatem na pytanie postawione na wstępie, należy wskazać, że zakupiona baza danych nie stanowi środka trwałego, lecz wartość niematerialną i prawną. Tego rodzaju składniki również podlegają odpisom amortyzacyjnym.
