Wykroczenia przeciwko prawom pracownika - co się zmieniło?

Kodeks pracy reguluje nie tylko prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników, lecz także sankcje za nieprzestrzeganie przepisów prawa pracy. W ostatnim czasie w związku z dużą nowelizacją przepisów Kodeksu pracy zmianom uległy też przepisy dotyczące wykroczeń przeciwko prawom pracownika. Katalog wykroczeń przeciwko prawom pracownika został rozszerzony, bez zmian pozostały jednak kary.

Dotychczasowe wykroczenia przeciwko prawom pracownika

Dotychczas pracodawca lub osoba działająca w imieniu pracodawcy podlegała karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł w przypadku dopuszczenia się następujących rodzajów wykroczeń przeciwko prawom pracownika:

• gdy zawiera umowę cywilnoprawną, a w rzeczywistości jest to umowa o pracę;
• gdy nie zawiadamia właściwego okręgowego inspektora pracy, w formie pisemnej lub elektronicznej, o zawarciu umowy o pracę na czas określony co do pracownika, którego okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony przekracza 33 miesiące lub liczbę 3 umów o pracę na czas określony, a po stronie pracodawcy istnieją obiektywne przyczyny uzasadniające zawarcie kolejnej umowy na czas określony wraz ze wskazaniem przyczyn jej zawarcia, w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia;
• gdy nie potwierdza na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy;
• gdy wypowiada lub rozwiązuje z pracownikiem stosunek pracy bez wypowiedzenia, naruszając w sposób rażący przepisy prawa pracy;
• gdy stosuje wobec pracowników inne kary niż przewidziane w przepisach dotyczących odpowiedzialności porządkowej pracowników;
• gdy narusza przepisy o czasie pracy lub przepisy o uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem i zatrudnianiu młodocianych;
• gdy nie prowadzi dokumentacji pracowniczej;
• gdy nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez wymagany okres;
• gdy pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Nowe rodzaje wykroczeń przeciwko prawom pracownika

Po zmianach pracodawca lub osoba działająca w imieniu pracodawcy podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł w przypadku dopuszczenia dodatkowo następujących rodzajów wykroczeń przeciwko prawom pracownika:

• gdy nie informuje pracownika w terminie o warunkach jego zatrudnienia, naruszając w sposób rażący przepisy dotyczące obowiązku informacyjnego pracodawcy oraz obowiązku informacyjnego w sytuacji wyjazdu pracownika za granicę;
• gdy nie udziela pracownikowi w terminie w postaci papierowej lub elektronicznej odpowiedzi na wniosek o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy bądź nie informuje o przyczynie odmowy uwzględnienia tego wniosku;
• gdy narusza przepisy o elastycznej organizacji pracy;
• gdy narusza przepisy o urlopie opiekuńczym;
• gdy narusza przepisy dotyczące uwzględnienia wniosków pracowników rodziców o wykonywanie pracy w innym systemie lub rozkładzie czasu pracy i wniosków o wykonywanie pracy zdalnej przez pracowników uprzywilejowanych;
• gdy narusza przepisy dotyczące pokrywania przez pracodawcę kosztów obowiązkowych szkoleń pracowników.

Wniosek o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy

Od 26 kwietnia 2023 roku pracownik, który jest zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy, może raz w roku kalendarzowym wystąpić do niego z wnioskiem w postaci papierowej lub elektronicznej o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy. 

Rozwiązanie to nie znajduje zastosowania do pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę na okres próbny. 

Do okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy wlicza się okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeżeli zmiana pracodawcy nastąpiła na zasadach dotyczących przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę, a także w innych przypadkach, gdy z mocy odrębnych przepisów nowy pracodawca jest następcą prawnym w stosunkach pracy nawiązanych przez pracodawcę poprzednio zatrudniającego tego pracownika. 

Odpowiedź na powyższy wniosek pracodawca udziela pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia otrzymania wniosku, uwzględniając potrzeby pracodawcy i pracownika. W wypadku nieuwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika o przyczynie odmowy.

Elastyczna organizacja pracy dla niektórych pracowników rodziców

Elastyczna organizacja pracy dla pracownika wychowującego dziecko, do ukończenia przez nie 8. roku życia, również obowiązuje w Kodeksie pracy od 26 kwietnia 2023 roku. 

Elastyczna organizacja czasu pracy może być zastosowana na wniosek uprawnionego pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej złożony w terminie nie krótszym niż 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy. 

Wniosek o elastyczną organizację pracy zawiera następujące elementy: 

• imię i nazwisko oraz datę urodzenia dziecka;
• przyczynę konieczności skorzystania z elastycznej organizacji pracy;
• termin rozpoczęcia i zakończenia korzystania z elastycznej organizacji pracy;
• rodzaj elastycznej organizacji pracy, z której pracownik planuje korzystać.

Pracodawca rozpatruje wniosek o elastyczną organizację pracy, uwzględniając potrzeby pracownika, w tym termin oraz przyczynę konieczności korzystania z elastycznej organizacji pracy, a także potrzeby i możliwości pracodawcy, w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. 

Po rozpatrzeniu wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o uwzględnieniu wniosku albo o przyczynie odmowy jego uwzględnienia, albo o innym możliwym terminie zastosowania elastycznej organizacji pracy niż wskazany we wniosku. Informacje te pracodawca przekazuje pracownikowi w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku.

Pracownik korzystający z elastycznej organizacji pracy może w każdym czasie złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej o powrót do poprzedniej organizacji pracy przed upływem terminu zakończenia korzystania z elastycznej organizacji pracy, gdy uzasadnia to zmiana okoliczności będąca podstawą do korzystania przez pracownika z elastycznej organizacji pracy. 

Pracodawca, po rozpatrzeniu wniosku z uwzględnieniem tych samych kryteriów, jakie stosuje przy wyrażaniu zgody na elastyczną organizację pracy, informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o uwzględnieniu albo przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku, albo o możliwym terminie powrotu do pracy, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku.

Obowiązek pokrywania kosztów niezbędnych szkoleń

Od 26 kwietnia 2023 roku pracodawca ma obowiązek pokrywania kosztów szkoleń pracowników niezbędnych do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku, jeżeli wynika to z:

• postanowień układu zbiorowego pracy lub
• innego porozumienia zbiorowego, lub 
• regulaminu, lub 
• przepisów prawa, lub
• umowy o pracę, lub
• polecenia przełożonego.

Szkolenia niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku odbywają się w miarę możliwości w godzinach pracy pracownika, a czas szkolenia odbywanego poza normalnymi godzinami pracy pracownika wlicza się do czasu pracy.

Wniosek pracowników rodziców o wykonywanie pracy w innym systemie lub rozkładzie czasu pracy 

Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek o wykonywanie pracy w systemie przerywanego czasu pracy lub rozkładzie ruchomego czas pracy, lub o indywidualny rozkład czasu pracy, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej złożony przez: 

• pracownika-małżonka albo pracownika-rodzica dziecka w fazie prenatalnej, w przypadku ciąży powikłanej;

• pracownika-rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu, stwierdzone przez lekarza ubezpieczenia zdrowotnego posiadającego specjalizację II stopnia lub tytuł specjalisty w dziedzinie: położnictwa i ginekologii, perinatologii, neonatologii, neurologii dziecięcej, kardiologii dziecięcej lub chirurgii dziecięcej;

• pracownika-rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

Odmowa uwzględnienia wniosku jest dopuszczalna, gdy jego uwzględnienie nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. 

O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej.

Obowiązek uwzględnienia wniosku o pracę zdalną

Pracodawca ma obowiązek uwzględnienia wniosku pracownika o wykonywanie pracy zdalnej, o ile jej charakter na to pozwala, w przypadku:

• pracownika-rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie potwierdzające ciężkie i nieodwracalne upośledzenie albo nieuleczalną chorobę zagrażającą życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu, wydane przez lekarza ubezpieczenia zdrowotnego posiadającego specjalizację II stopnia lub tytuł specjalisty w dziedzinie: położnictwa i ginekologii, perinatologii, neonatologii, neurologii dziecięcej, kardiologii dziecięcej lub chirurgii dziecięcej;

• pracownika-rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;

• pracownika-rodzica dziecka posiadającego odpowiednio: opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych; 

• pracownicy w ciąży;

• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;

• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

W powyższych przypadkach odmowa uwzględnienia wniosku pracownika o wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalna, jeżeli wykonywanie pracy zdalnej nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Pracodawca, odmawiając uwzględnienia takiego wniosku, informuje pracownika o przyczynie odmowy jego uwzględnienia w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Urlop opiekuńczy

Po nowelizacji Kodeksu pracy również od 26 kwietnia 2023 roku wprowadzony został urlop opiekuńczy przysługujący pracownikowi w ciągu roku kalendarzowego w wymiarze 5 dni, w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny (synem, córką, matką, ojcem lub małżonkiem) lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. Urlopu tego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie nie krótszym niż 1 dzień przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu. 

Okres urlopu opiekuńczego wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze. 

Obowiązki informacyjne pracodawcy

Po nowelizacji zmianie uległ też zakres obowiązku informacyjnego pracodawcy przy zatrudnianiu, który obejmuje przekazanie przez pracodawcę pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, informacji co najmniej o: 

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy;
• obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy;
• przysługujących pracownikowi przerwach w pracy;
• przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku;
• zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią;
• w przypadku pracy zmianowej – o zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę;
• w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – o zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy;
• innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych;
• wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania;
• obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia;
• o prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy;
• układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje o nazwie takich organów lub instytucji;
• w przypadku, gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – o terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Poza tym pracodawca ma obowiązek nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy przekazać mu informację o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę; nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

Pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o zmianie ww. warunków zatrudnienia, o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy lub innym porozumieniem zbiorowym niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. Nie dotyczy to przypadku, w którym zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi.

Poza tym pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o zmianie adresu swojej siedziby, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – adresu zamieszkania, nie później niż w terminie 7 dni od dnia zmiany adresu. 

Przed wyjazdem pracownika do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie pracodawca przekazuje pracownikowi poza standardowymi informacjami przekazywanymi każdemu pracownikowi, informacje w postaci papierowej lub elektronicznej o: 

• państwie lub państwach, w których praca lub zadanie służbowe poza granicami kraju mają być wykonywane;
• przewidywanym czasie trwania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju;
• walucie, w której będzie wypłacane pracownikowi wynagrodzenie w czasie wykonywania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju;
• świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych związanych z wykonywaniem pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju, jeżeli takie świadczenia przewidują przepisy prawa pracy lub wynika to z umowy o pracę;
• zapewnieniu lub braku zapewnienia powrotu pracownika do kraju;
• warunkach powrotu pracownika do kraju w przypadku zapewnienia takiego powrotu. 

Pracodawca informuje również pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o zmianie tych warunków zatrudnienia niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. Nie dotyczy to przypadku, w którym zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy, jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi.

Podsumowanie

Podsumowując, pracodawcy, aby uniknąć odpowiedzialności za nowo wprowadzone wykroczenia przeciwko prawom pracownika, powinni przestrzegać regulacji odnoszących się do obciążających ich obowiązków w zakresie uprawnień przyznanych pracownikom.